{"id":15592,"date":"2011-01-01T00:00:00","date_gmt":"2010-12-31T23:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/ricom-web.com\/gestions-hospitalieres\/dossier-de-soins-informatise-strategies-de-deploiement\/"},"modified":"2018-03-09T14:17:25","modified_gmt":"2018-03-09T13:17:25","slug":"dossier-de-soins-informatise-strategies-de-deploiement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/dossier-de-soins-informatise-strategies-de-deploiement\/","title":{"rendered":"Strat\u00e9gies de d\u00e9ploiement"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 6<\/span> minutes<\/span><\/span>

L\u2019institut Claudius-Regaud (ICR), centre de lutte contre le cancer (CLCC) de la r\u00e9gion Midi-Pyr\u00e9n\u00e9es, dispose de 180 lits et places. Des activit\u00e9s de m\u00e9decine, de chirurgie, de radioth\u00e9rapie, de radiodiagnostic, de m\u00e9decine nucl\u00e9aire, de recherche et d\u2019enseignement y sont effectu\u00e9es. Un syst\u00e8me d\u2019information hospitalier (SIH) y est d\u00e9velopp\u00e9 depuis plusieurs ann\u00e9es.\u00a0Un dossier patient informatis\u00e9 (DPI) a \u00e9t\u00e9 structur\u00e9 et mis en place par \u00e9tapes successives (dossier administratif, comptes-rendus m\u00e9dicaux, gestion des rendez-vous, encodage des actes, r\u00e9seau d\u2019image, Pacs). La derni\u00e8re brique concerne le dossier de soins informatis\u00e9 dont le d\u00e9ploiement a pour cons\u00e9quence la suppression du dossier dit \u00ab papier \u00bb dans les services de soins. Cette d\u00e9mat\u00e9rialisation compl\u00e8te du dossier de soins poursuit diff\u00e9rents objectifs : l\u2019am\u00e9lioration de la qualit\u00e9 des soins, de la prescription et du circuit du m\u00e9dicament ainsi que le partage de l\u2019information.<\/p>\n

Caract\u00e9ristiques du projet<\/h1>\n

La multidisciplinarit\u00e9<\/h2>\n

Diff\u00e9rentes professions sont concern\u00e9es par l\u2019utilisation de ce dossier. Le dossier de soins informatis\u00e9 est l\u2019outil de travail des personnes ayant n\u00e9cessit\u00e9 la prescription au patient : les m\u00e9decins et internes, mais aussi les pharmaciens dans leur r\u00f4le de validation et de d\u00e9veloppement de l\u2019activit\u00e9 de pharmacie clinique. Les praticiens peuvent aussi prescrire des actes m\u00e9dicaux et des actes de laboratoire. Les infirmi\u00e8res, les aides-soignants et les soignants transversaux prescrivent les actes correspondant \u00e0 leur r\u00f4le propre comme d\u00e9fini dans leurs d\u00e9crets de comp\u00e9tence. La planification et l\u2019ex\u00e9cution incombent prioritairement au personnel soignant.<\/p>\n

D\u2019autres professionnels ont besoin des informations\u00a0enregistr\u00e9es dans le dossier de soins informatis\u00e9 dans le cadre de leurs activit\u00e9s respectives : les h\u00f4teli\u00e8res pour conna\u00eetre les patients \u00e0 jeun, les techniciennes d\u2019information m\u00e9dicale pour le recueil du PMSI et la tarification \u00e0 l\u2019activit\u00e9, les assistants de recherche clinique dans le cadre des essais th\u00e9rapeutiques pour r\u00e9cup\u00e9rer la tra\u00e7abilit\u00e9 de l\u2019ex\u00e9cution des actes, de l\u2019administration des produits, etc.<\/p>\n

Un fort impact<\/h2>\n

La moiti\u00e9 du personnel de l\u2019ICR est impact\u00e9 par le d\u00e9ploiement du dossier de soins informatis\u00e9, soit plus de 400 personnes, d\u2019o\u00f9 une r\u00e9flexion strat\u00e9gique et p\u00e9dagogique. Le d\u00e9ploiement est strat\u00e9gique par l\u2019impact en termes de nombre de personnels concern\u00e9s au niveau de la formation et de l\u2019accompagnement. La strat\u00e9gie d\u2019entreprise est d\u00e9finie par Igor Ansoff comme \u00ab le pilotage des modifications de relations du syst\u00e8me entreprise avec son environnement et de la fronti\u00e8re de ce syst\u00e8me avec ce qui n\u2019est pas lui<\/em>(1)<\/sup> \u00bb.<\/p>\n

Dans le milieu professionnel de la sant\u00e9 o\u00f9 la tradition est orale et \u00e9crite, le passage au tout informatique est une vraie modification de l\u2019environnement de travail et a donc un impact important sur l\u2019organisation des soignants. Le d\u00e9ploiement doit suivre des principes p\u00e9dagogiques (du grec paidag\u00f4gia<\/em>\u00a0: instruction). Selon les sp\u00e9cialistes, \u00ab\u00a0la p\u00e9dagogie est la science et la th\u00e9orie de l\u2019\u00e9ducation et a pour but le d\u00e9veloppement et l\u2019\u00e9panouissement harmonieux de l\u2019homme et son adaptation \u00e0 la soci\u00e9t\u00e9<\/em>(2)<\/sup> \u00bb.\u00a0Mettre en place dans sept services diff\u00e9rents le dossier de soins informatis\u00e9 n\u00e9cessite une adaptation aux sp\u00e9cificit\u00e9s de chaque sp\u00e9cialit\u00e9 et une prise en compte des freins aux changements.<\/p>\n

Constitution\u00a0du groupe projet<\/h1>\n

La constitution du groupe projet a \u00e9t\u00e9 conditionn\u00e9e par l\u2019obtention d\u2019une juste r\u00e9partition entre les professionnels futurs utilisateurs et l\u2019\u00e9quipe du SIH. Le directeur des soins, un cadre de sant\u00e9 r\u00e9f\u00e9rent, quelques cadres de sant\u00e9 motiv\u00e9s et des infirmiers \u00ab experts \u00bb ont constitu\u00e9 le groupe utilisateur. L\u2019\u00e9quipe \u00ab technique \u00bb est repr\u00e9sent\u00e9e par le directeur du SIH, la responsable projet Dossier patient, avec une expertise transversale et informatique (d\u00e9ploiement ant\u00e9rieur des autres briques) et des chefs de projet informatique et d\u00e9veloppeurs exp\u00e9riment\u00e9s ayant une parfaite connaissance des complexit\u00e9s du syst\u00e8me. Les pharmaciens et logisticiens ont \u00e9t\u00e9 sollicit\u00e9s pour leur expertise du circuit du m\u00e9dicament.<\/p>\n

Malgr\u00e9 des freins au changement et des difficult\u00e9s fonctionnelles li\u00e9es au z\u00e9ro papier, tous les professionnels soignants expriment leur volont\u00e9 de ne pas revenir en arri\u00e8re.<\/p><\/blockquote>\n

\u00c0 l\u2019occasion du colloque TIC Sant\u00e9 en 2008, \u00e0 N\u00eemes, les responsables de l\u2019association Formatic-Sant\u00e9 ont pr\u00e9sent\u00e9 et diffus\u00e9 un document relatif aux recommandations propos\u00e9es afin d\u2019enrichir le d\u00e9ploiement des syst\u00e8mes d\u2019information hospitaliers. Recommandation n\u00b08 : \u00ab Assurer ou renforcer les comp\u00e9tences informatiques des personnels d\u2019encadrement au sein des p\u00f4les d\u2019activit\u00e9s afin qu\u2019ils puissent exploiter l\u2019ensemble des donn\u00e9es d\u2019activit\u00e9s, valoriser, analyser et \u00e9valuer les pratiques professionnelles soignantes.<\/em>(3)<\/sup> \u00bb\u00a0L\u2019ensemble des cadres de sant\u00e9 des unit\u00e9s d\u2019hospitalisation ont \u00e9t\u00e9 impliqu\u00e9s pour constituer le premier relais fonctionnel de proximit\u00e9. Deux infirmiers de nuit ont \u00e9t\u00e9 nomm\u00e9s r\u00e9f\u00e9rents pour ne pas omettre le contexte particulier du travail de nuit.\u00a0Il nous a sembl\u00e9 donc primordial de mixer des comp\u00e9tences et expertises des deux domaines afin de ne pas perdre de vue l\u2019impact fonctionnel et d\u2019optimiser l\u2019adh\u00e9sion des \u00e9quipes.<\/p>\n

La formation<\/h1>\n

Nous avons opt\u00e9 pour la formation par modules. Pour certains professionnels du monde de la presse, \u00ab la coh\u00e9rence d\u2019une formation modulaire tient au fait que le module est compos\u00e9 d\u2019objectifs propres identifi\u00e9s, d\u2019un contenu sp\u00e9cifique, d\u2019une \u00e9valuation et qu\u2019il vise une comp\u00e9tence ou un ensemble de comp\u00e9tences li\u00e9es<\/em>(4)<\/sup> \u00bb.<\/p>\n

Six modules ont ainsi \u00e9t\u00e9 constitu\u00e9s\u00a0:<\/p>\n

    \n
  • d\u00e9couverte du logiciel, \u00e9cran d\u2019occupation des lits, \u00e9cran de planification, fiches de synth\u00e8se, notes m\u00e9dicales, remarques infirmi\u00e8res ;<\/li>\n
  • prescriptions et ex\u00e9cution des actes m\u00e9dicaux et soignants\u00a0;<\/li>\n
  • prescriptions et ex\u00e9cution des actes de laboratoire\u00a0;<\/li>\n
  • prescriptions et ex\u00e9cution des m\u00e9dicaments\u00a0;<\/li>\n
  • retranscription des donn\u00e9es du patient : fiche de surveillance, bilan entr\u00e9es\/sorties, liste des cath\u00e9ters et des drains, soins infirmiers individualis\u00e9s \u00e0 la personne soign\u00e9e (Siips) ;<\/li>\n
  • listes de travail, mode d\u00e9grad\u00e9 en cas d\u2019indisponibilit\u00e9 du syst\u00e8me, visibilit\u00e9 des diagnostics m\u00e9dicaux (allergie, BMR) et les raccourcis vers les autres logiciels du dossier patient informatis\u00e9 et cas concret reprenant les notions des autres modules.<\/li>\n<\/ul>\n

    Le nombre de modules a \u00e9t\u00e9 adapt\u00e9 par profession. Concernant le personnel soignant et m\u00e9dical, cela a repr\u00e9sent\u00e9 six modules (douze heures de formation pour les infirmi\u00e8res), trois modules (six heures pour les m\u00e9decins), quatre modules (huit heures pour les aides-soignants).\u00a0Chaque module a \u00e9t\u00e9 organis\u00e9 sur deux heures dans deux salles de huit personnes maximum, avec un ordinateur par personne. Deux formateurs par salle\u00a0: le premier (expert) charg\u00e9 de la formation, le second apportant aux utilisateurs un accompagnement individualis\u00e9.<\/p>\n

    Depuis d\u00e9but 2009, les vingt formateurs ont r\u00e9alis\u00e9 514 heures de cours, 131 sessions de formations se sont d\u00e9roul\u00e9es pour quelque 400 professionnels.\u00a0Depuis les formations r\u00e9alis\u00e9es lors du d\u00e9ploiement, une session mensuelle est organis\u00e9e afin de permettre aux nouveaux arrivants param\u00e9dicaux d\u2019avoir une formation structur\u00e9e sur le logiciel en parall\u00e8le de la formation r\u00e9alis\u00e9e en compagnonnage avec les professionnels d\u00e9j\u00e0 form\u00e9s dans les services. Ces sessions permettent aussi aux utilisateurs du syst\u00e8me de b\u00e9n\u00e9ficier d\u2019une formation continue.<\/p>\n

    La strat\u00e9gie de d\u00e9ploiement<\/h1>\n

    Tout de suite la question de la strat\u00e9gie de d\u00e9ploiement \u00e0 mettre en place a \u00e9t\u00e9 pos\u00e9e : \u00ab big bang \u00bb ou d\u00e9ploiement progressif ? Pour Jean-Fran\u00e7ois Castaing, l\u2019int\u00e9r\u00eat du big bang, c\u2019est qu\u2019\u00ab il n\u2019y a pas de p\u00e9riode temporaire de cohabitation ni de proc\u00e9dures techniques particuli\u00e8res \u00e0 mettre en place pour g\u00e9rer cette cohabitation<\/em>(5)<\/sup> \u00bb.<\/p>\n

    Cependant, au vu de l\u2019ampleur et de l\u2019impact du projet et du nombre de professionnel concern\u00e9s le d\u00e9ploiement progressif a \u00e9t\u00e9 privil\u00e9gi\u00e9, avec quatre phases sur sept mois. Un choix qui a permis au premier service de tester l\u2019impact organisationnel et de lister les dysfonctionnements.\u00a0Le temps n\u00e9cessaire \u00e0 toutes ces phases a permis aussi \u00e0 l\u2019\u00e9diteur de logiciel de r\u00e9pondre aux demandes d\u2019\u00e9volution et de corriger des fonctionnalit\u00e9s.<\/p>\n

    L\u2019accompagnement<\/h1>\n

    Le jour du d\u00e9ploiement<\/h2>\n

    Lors des phases de d\u00e9ploiement, les membres de l\u2019\u00e9quipe projet ont assur\u00e9 une permanence physique de 7 h \u00e0 23 h le premier jour et le jour de pr\u00e9sence de la contre-\u00e9quipe de nuit. Comme le d\u00e9crivent nos coll\u00e8gues du CHU de Bordeaux, un accompagnement proche et disponible permet une \u00ab mise en confiance des \u00e9quipes des services de soin<\/em>(6)<\/sup> \u00bb.\u00a0\u00catre pr\u00e9sent a permis de rassurer les \u00e9quipes mais aussi de r\u00e9gler les probl\u00e8mes fonctionnels ou en lien avec le logiciel. L\u2019observation est en outre pour l\u2019\u00e9quipe projet tr\u00e8s instructive et permet une meilleure connaissance de l\u2019approche de l\u2019outil.<\/p>\n

    Les notes d\u2019information<\/h2>\n

    Les utilisateurs ont \u00e0 leur disposition des notes d\u2019information sur les points importants sur lesquels il faut \u00eatre vigilant. L\u2019ensemble du workflow<\/em> du circuit du m\u00e9dicament a ainsi \u00e9t\u00e9 d\u00e9taill\u00e9 car le fonctionnement des commandes a chang\u00e9 depuis la mise en place de l\u2019informatique. Une note comportant les num\u00e9ros de t\u00e9l\u00e9phone des personnes \u00e0 joindre lorsque l\u2019utilisateur rencontre un probl\u00e8me avec le logiciel a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9e. Les contacts lors des heures et jours non ouvrables ont \u00e9galement \u00e9t\u00e9 list\u00e9s.<\/p>\n

    Le param\u00e9trage fonctionnel<\/h2>\n

    Le param\u00e9trage fonctionnel des \u00e9l\u00e9ments de prescription des actes m\u00e9dicaux et soignants et des actes de laboratoire a \u00e9t\u00e9 fait par les membres du groupe projet. Dans un premier temps, ils ont effectu\u00e9 un recueil des donn\u00e9es pr\u00e9alables existantes. Ces donn\u00e9es ont \u00e9t\u00e9 v\u00e9rifi\u00e9es selon les r\u00e9f\u00e9rentiels, dont le Guide des actes de laboratoire<\/em>. Pour les actes du r\u00f4le propre des soignants, les diagnostics infirmiers ont \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9s(7)<\/sup>. Plus de 150 heures de param\u00e9trage ont ainsi \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9es.\u00a0Ces donn\u00e9es sont amen\u00e9es \u00e0 \u00e9voluer (demandes des utilisateurs, am\u00e9liorations du logiciel) et les professionnels sont tenus au courant par messagerie \u00e9lectronique des nouveaux param\u00e9trages.<\/p>\n

    La r\u00e9activit\u00e9 de l\u2019\u00e9quipe projet<\/h2>\n

    Le dernier \u00e9l\u00e9ment primordial est la r\u00e9activit\u00e9 de l\u2019\u00e9quipe projet face aux difficult\u00e9s et\/ou aux demandes des utilisateurs. Cette r\u00e9activit\u00e9, r\u00e9elle lors du d\u00e9ploiement du logiciel dans notre institut, doit \u00eatre maintenue au jour le jour. Appr\u00e9ci\u00e9e des utilisateurs, c\u2019est aussi une strat\u00e9gie forte pour la conduite du changement. Ce type de projet n\u00e9cessite l\u2019identification d\u2019utilisateurs chevronn\u00e9s pour maintenir un service r\u00e9actif aupr\u00e8s des utilisateurs.<\/p>\n

    Conclusion<\/h1>\n

    Projet structurant, impactant et strat\u00e9gique, telle est la mise en place d\u2019un dossier de soins informatis\u00e9 dans une structure d\u00e9j\u00e0 fortement informatis\u00e9e. La r\u00e9ussite de ce projet repose sur une vraie et r\u00e9elle multidisciplinarit\u00e9, mais aussi sur une volont\u00e9 et un appui de la direction pour maintenir le cap face \u00e0 la r\u00e9sistance au changement. Ce projet doit \u00eatre le plus proche possible des r\u00e9alit\u00e9s du terrain en y impliquant les op\u00e9rationnels.<\/p>\n

    Un d\u00e9ploiement r\u00e9ussi doit r\u00e9pondre dans sa formalisation \u00e0 la m\u00e9thode qui date de la Rome antique : QQOQCCP (qui, quand, ou, quoi, comment, combien et pourquoi\u00a0?). Des r\u00e9ponses pr\u00e9cises doivent \u00eatre donn\u00e9es aux sept questions pour avoir une vision syst\u00e9mique du projet. Qualit\u00e9 de l\u2019accompagnement et disponibilit\u00e9 sont \u00e9galement des \u00e9l\u00e9ments essentiels.\u00a0Le logiciel du dossier de soins est mis en place dans notre \u00e9tablissement depuis plus d\u2019un an. Malgr\u00e9 des freins au changement et des difficult\u00e9s fonctionnelles li\u00e9es au z\u00e9ro papier, tous les professionnels soignants expriment leur volont\u00e9 de ne pas revenir en arri\u00e8re. Un point de soutien important pour l\u2019\u00e9quipe projet.<\/p>\n