{"id":15694,"date":"2014-07-01T00:00:00","date_gmt":"2014-06-30T22:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/ricom-web.com\/gestions-hospitalieres\/plis-papier-vs-electroniques\/"},"modified":"2018-04-05T10:27:11","modified_gmt":"2018-04-05T08:27:11","slug":"plis-papier-vs-electroniques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/plis-papier-vs-electroniques\/","title":{"rendered":"Plis papier vs \u00e9lectroniques"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 11<\/span> minutes<\/span><\/span>

Le groupement d\u2019achat pharmaceutique Garonne, coordonn\u00e9 par le centre hospitalier de Cahors, est constitu\u00e9 de 49\u00a0\u00e9tablissements de sant\u00e9 de la r\u00e9gion Midi-Pyr\u00e9n\u00e9es. Un appel d\u2019offres sur la fourniture de m\u00e9dicaments comportant 588\u00a0lots est publi\u00e9 en septembre 2013. Le dossier de consultation des entreprises est d\u00e9pos\u00e9 sur la plate-forme de d\u00e9mat\u00e9rialisation achatpublic.com<\/a>, afin que chaque candidat potentiel puisse le t\u00e9l\u00e9charger. Ces derniers ont jusqu\u2019\u00e0 d\u00e9but novembre 2013 pour r\u00e9pondre et proposer leurs offres, soit au format d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 sur la plate-forme, soit au format papier adress\u00e9 par courrier \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement coordonnateur. Au total, 117 candidatures sont adress\u00e9es au pouvoir adjudicateur, repr\u00e9sent\u00e9 par son coordonnateur pharmacien\u2009: 68\u00a0offres \u00e9lectroniques et 49\u00a0offres papier.<\/p>\n

Mat\u00e9riel et m\u00e9thode<\/h1>\n

La commission d\u2019ouverture des plis se r\u00e9unit \u00e0 la mi-novembre 2013 afin de proc\u00e9der \u00e0 l\u2019analyse des candidatures, apr\u00e8s fermeture de la salle des march\u00e9s. Auparavant, les plis \u00e9lectroniques sont t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s par l\u2019\u00e9quipe informatique et ne sont d\u00e9crypt\u00e9s qu\u2019au moment de la commission\u2009; les r\u00e9ponses papier sont gard\u00e9es, non ouvertes, au sein de la pharmacie. La commission est compos\u00e9e d\u2019un directeur adjoint du CH de Cahors, de son coordonnateur pharmacien, ainsi que de quatre pharmaciens du groupement Garonne pr\u00e9sents lors de l\u2019ouverture des plis papier et du d\u00e9cryptage des offres \u00e9lectroniques.<\/p>\n

L\u2019analyse d\u2019une candidature est le contr\u00f4le des documents fournis par le candidat et leur validation (contenu, exhaustivit\u00e9, signature) permettant ainsi la retenir, pour par la suite analyser ses propositions de prix. Nous avons chronom\u00e9tr\u00e9 le temps pass\u00e9 \u00e0 retenir les candidats. Ce temps prend en compte les \u00e9l\u00e9ments suivants\u2009:<\/p>\n

    \n
  • identification du candidat\u2009;<\/li>\n
  • v\u00e9rification et contr\u00f4le des documents obligatoires (contenu, exhaustivit\u00e9, signature) dont la liste et les \u00e9l\u00e9ments de contr\u00f4les sont \u00e9tablis par le service juridique du CH\u2009;<\/li>\n
  • r\u00e9cup\u00e9ration de l\u2019acte d\u2019engagement (DC3) et de ses annexes, \u00e0 savoir les tableaux d\u2019offres de prix, ainsi que la fiche dite fournisseur et son relev\u00e9 d\u2019identit\u00e9 bancaire (RIB), et \u00e9dition de ces documents sous format papier, pour les dossiers transmis par voie \u00e9lectronique\u2009;<\/li>\n
  • classement dans une pochette papier, par candidat, des documents ainsi rang\u00e9s\u2009: fiche fournisseur et RIB, puis DC3 et tableaux de prix (le temps d\u2019impression des documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s est pris en compte). La pochette papier est pr\u00e9par\u00e9e par avance gr\u00e2ce \u00e0 la liste des candidats ayant r\u00e9pondu.<\/li>\n<\/ul>\n

    Remarque\u2009:<\/strong> le temps d\u2019analyse des offres ne fait pas partie de l\u2019objectif de cette \u00e9tude. De m\u00eame, le temps de t\u00e9l\u00e9chargement des plis des candidatures d\u2019achatpublic.com vers le r\u00e9seau informatique du CH de Cahors ainsi que le d\u00e9cryptage des plis ne sont pas pris en compte (pour information, le temps de t\u00e9l\u00e9chargement est d\u2019environ 5 heures et le temps de d\u00e9cryptage de plus de 3 heures, soit un total de 8 heures).<\/p>\n

    Analyse des candidatures<\/h2>\n

    R\u00e9ponses papier<\/h3>\n

    Deux bin\u00f4mes sont constitu\u00e9s et ouvrent les plis papier, soit 24 plis pour le premier, 25 pour le second.<\/p>\n

    La premi\u00e8re personne d\u2019un bin\u00f4me ouvre les plis et contr\u00f4le les documents. Une fois le candidat retenu, la deuxi\u00e8me personne de ce m\u00eame bin\u00f4me r\u00e9cup\u00e8re l\u2019enveloppe, range et classe DC3, tableaux d\u2019offres de prix, fiche fournisseur et RIB dans la pochette du candidat. Tous les autres documents sont quant \u00e0 eux mis dans une enveloppe kraft au fond de cette pochette. Les tarifs (ou catalogues) ainsi que les fiches ou documentations produits sont le cas \u00e9ch\u00e9ant class\u00e9s \u00e0 part, par ordre alphab\u00e9tique de candidat.<\/p>\n

    R\u00e9ponses \u00e9lectroniques<\/h3>\n

    \u00c0 la diff\u00e9rence de la r\u00e9ponse papier, une seule personne est charg\u00e9e de cette action de validation et de recherche de documents. Elle ouvre un par un tous les dossiers \u00e9lectroniques des candidats\u2009:<\/p>\n

      \n
    • fait la recherche des documents obligatoires (contenu, exhaustivit\u00e9, signature \u00e9lectronique)\u2009;<\/li>\n
    • recherche DC3, tableaux d\u2019offres de prix, fiche fournisseur et RIB et les imprime\u2009;<\/li>\n
    • modifie le nom du dossier \u00e9lectronique pour valider le candidat et indique ainsi qu\u2019il a \u00e9t\u00e9 contr\u00f4l\u00e9\u2009;<\/li>\n
    • classe dans la pochette papier du candidat les documents imprim\u00e9s (les autres documents sont \u00e0 tout moment disponibles et peuvent \u00eatre lus ou imprim\u00e9s).<\/li>\n<\/ul>\n

      Chronom\u00e9trage<\/h2>\n

      R\u00e9ponses papier<\/h3>\n

      Lors de la commission d\u2019ouverture des plis, le coordonnateur organise les bin\u00f4mes, leur donne les enveloppes \u00e0 ouvrir. Le chronom\u00e8tre est d\u00e9clench\u00e9 lorsque la premi\u00e8re enveloppe est ouverte par les deux bin\u00f4mes, qui commencent en m\u00eame temps, et est stopp\u00e9 lorsque le dernier bin\u00f4me finit de ranger les documents de la derni\u00e8re enveloppe. Le temps lu est en heure et minutes et arrondi en minutes au palier de 0 ou 5 le plus proche.<\/p>\n

      R\u00e9ponses \u00e9lectroniques<\/h3>\n

      Un tableau de suivi des actions est mis \u00e0 disposition de la personne en charge de contr\u00f4ler les r\u00e9ponses \u00e9lectroniques pour noter son temps de travail.<\/p>\n

      Lorsqu\u2019elle commence le contr\u00f4le du premier candidat, elle d\u00e9clenche le chronom\u00e8tre. Elle le stoppe lorsqu\u2019elle a fini de renommer la pochette \u00e9lectronique du dernier candidat et qu\u2019elle a r\u00e9cup\u00e9r\u00e9 tous les documents papier imprim\u00e9s et qu\u2019elle les a class\u00e9s.<\/p>\n

      Sur ce tableau, elle note pour chaque p\u00e9riode de contr\u00f4le\u00a0: le jour et la dur\u00e9e en minutes (arrondie \u00e0 la minute inf\u00e9rieure avant 30 secondes et \u00e0 la minute sup\u00e9rieure apr\u00e8s 30 secondes). Les p\u00e9riodes de contr\u00f4le en minutes sont additionn\u00e9es et transform\u00e9es en heure\/minutes pour \u00e9tablir le temps total de travail.<\/p>\n

      R\u00e9sultats<\/h1>\n

      Tous les candidats ont \u00e9t\u00e9 retenus, soit 117\u2009: tous les documents ont \u00e9t\u00e9 retrouv\u00e9s, contr\u00f4l\u00e9s ou imprim\u00e9s. De m\u00eame, toutes les pochettes fournisseurs disposent des \u00e9l\u00e9ments suivants et sont compl\u00e8tes\u2009\u00a0: DC3, tableaux d\u2019offres de prix, fiche fournisseur et RIB.<\/p>\n

      Le temps n\u00e9cessaire pour r\u00e9aliser les 49 pochettes des candidats papier et les 68 pochettes des candidats \u00e9lectroniques se r\u00e9partit comme suit\u2009:<\/p>\n

        \n
      • r\u00e9ponses papier\u2009: les bin\u00f4mes ont effectu\u00e9 le travail d\u2019ouverture des plis comme d\u00e9crit pr\u00e9c\u00e9demment, et sans pause. Pour les 49 enveloppes re\u00e7ues, les deux bin\u00f4mes ont mis un peu moins d\u20191 heure et 15 minutes (lu 1 heure 13 minutes), soit un temps total de 5 heures pour un agent. Nous pouvons estimer le temps par candidat papier \u00e0 moins de 6 minutes, arrondi \u00e0 6\u00a0minutes\u2009;<\/li>\n
      • r\u00e9ponses \u00e9lectroniques\u2009: une seule personne a effectu\u00e9 cette action\u2009: validation de la candidature par la v\u00e9rification des documents, recherche et impression des documents (DC3, tableaux de prix, fiche fournisseur et RIB), classement des documents papiers dans la pochette fournisseur et archivage \u00e9lectronique de la r\u00e9ponse du candidat. Pour les 68 r\u00e9ponses \u00e9lectroniques re\u00e7ues, cette personne a r\u00e9alis\u00e9 ce travail en un peu moins de 12 heures, sur trois\u00a0jours cons\u00e9cutifs (r\u00e9partis sur onze p\u00e9riodes de travail pour un temps calcul\u00e9 de 11 heures 53 minutes, arrondi \u00e0 11 heures 55 minutes). Nous pouvons estimer le temps par candidat \u00e9lectronique \u00e0 plus de 10 minutes, arrondi \u00e0 10\u00a0minutes.<\/li>\n<\/ul>\n

        Le temps total pour l\u2019ouverture des plis de candidatures peut \u00eatre \u00e9valu\u00e9 \u00e0 17 heures. Nous pouvons proposer les calculs suivants\u2009:<\/p>\n

          \n
        • si nous recevons les 117 r\u00e9ponses au format papier, le temps total est \u00e9valu\u00e9 \u00e0 12\u00a0heures et sur une seule journ\u00e9e de travail, plusieurs personnes pouvant travailler en m\u00eame temps diff\u00e9rents dossiers\u2009;<\/li>\n
        • si nous recevons les 117 r\u00e9ponses au format \u00e9lectronique, le temps total est \u00e9valu\u00e9 \u00e0 un peu plus de 20\u00a0heures, r\u00e9partis sur quatre \u00e0 cinq jours de travail pour une seule personne, soit un \u00e9cart de plus de 65\u2009% (+\u20098 heures) entre tout \u00ab\u00a0\u00e9lectronique\u2009\u00bb versus<\/em> tout \u00ab\u2009papier\u2009\u00bb et sur cinq journ\u00e9es (+400\u2009%) au lieu d\u2019une.<\/li>\n<\/ul>\n

          Les pouvoirs adjudicateurs comme les candidats devront s\u2019entendre pour une meilleure organisation et une d\u00e9finition du besoin strict pour obtenir la vraie plus-value attendue de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des r\u00e9ponses : faciliter et simplifier les \u00e9changes.<\/p><\/blockquote>\n

          Discussion<\/h1>\n

          \u00c0 la lecture des r\u00e9sultats, le premier constat est une perte de temps manifeste, lors du contr\u00f4le des r\u00e9ponses \u00e9lectroniques par rapport aux r\u00e9ponses papiers, notamment quand toutes les r\u00e9ponses nous parviendront au format \u00e9lectronique, conform\u00e9ment \u00e0 la r\u00e9glementation.<\/p>\n

          Le contr\u00f4le papier semble plus simple et ergonomique \u00e0 g\u00e9rer sur une p\u00e9riode beaucoup plus courte (ici une demi-journ\u00e9e), mais il occupe plus de personnes pour r\u00e9aliser cette action, tout en restant plus pratique.<\/p>\n

          Le contr\u00f4le \u00e9lectronique, occupant une seule personne, n\u00e9cessite cependant de disposer de temps\u00a0: contr\u00f4les sur trois journ\u00e9es cons\u00e9cutives en raison de la charge de travail li\u00e9e \u00e0 la gestion quotidienne du groupement Garonne, mais aussi pour \u00e9viter les difficult\u00e9s de lecture, de tension devant l\u2019\u00e9cran d\u2019un ordinateur li\u00e9e \u00e0 la diversit\u00e9 des r\u00e9ponses.<\/p>\n

          M\u00eame si la r\u00e9ponse d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e a des avantages \u00e0 la fois pour le candidat et le pouvoir adjudicateur, il semble que pour cette action sp\u00e9cifique, qui permet de retenir un candidat, le format papier est plus simple \u00e0 g\u00e9rer que le format \u00e9lectronique, moins chronophage et plus pratique \u00e0 mettre en \u0153uvre.<\/p>\n

          Certains \u00e9l\u00e9ments peuvent expliquer les d\u00e9savantages de la r\u00e9ponse \u00e9lectronique par rapport \u00e0 la r\u00e9ponse papier, notamment en lien avec une non-homog\u00e9n\u00e9it\u00e9 des demandes des diff\u00e9rents pouvoirs adjudicateurs et, par cons\u00e9quent, un flou aupr\u00e8s des candidats qui ne souhaitent pas avoir leur dossier non retenu pour un probl\u00e8me administratif (absence ou non lecture de documents). Ces d\u00e9savantages devront \u00eatre rapidement gomm\u00e9s lors de la mise en application g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9e des r\u00e9ponses uniquement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es.<\/p>\n

          Nous avons pu mettre en \u00e9vidence les \u00e9l\u00e9ments suivants.<\/p>\n

          Nommage des fichiers<\/h2>\n

          Le dossier de consultation \u00e9labor\u00e9 par le groupement Garonne propose au candidat de nommer, sous un format standardis\u00e9, tous les fichiers d\u00e9pos\u00e9s pour permettre ainsi au pouvoir adjudicateur d\u2019avoir une homog\u00e9n\u00e9it\u00e9 de pr\u00e9sentation dans les r\u00e9ponses. Ce nommage propos\u00e9 fait suite \u00e0 un travail du Club interpharmaceutique, conform\u00e9ment aux recommandations du minist\u00e8re de l\u2019\u00c9conomie et des Finances\u2009(1)<\/sup>. Un document d\u00e9di\u00e9 au nommage des fichiers est disponible sur le site Internet du groupement Garonne et un rappel est fait dans le r\u00e8glement de consultation (RC) pour l\u2019expliquer.<\/p>\n

          Malgr\u00e9 cela, un certain nombre de candidats n\u2019ont pas tenu compte de ce nommage, ce qui rend plus difficile la recherche des documents et explique la perte de temps, un renommage par le pouvoir adjudicateur des fichiers adress\u00e9s par les candidats pouvant \u00eatre n\u00e9cessaire.<\/p>\n

          Sur les 68 dossiers, 21 dossiers (31\u2009%) ne sont pas conformes aux r\u00e8gles de nommage propos\u00e9es.<\/p>\n

          Pi\u00e8ces pr\u00e9sentes<\/h2>\n

          Il existe une tr\u00e8s grande disparit\u00e9 quant au nombre de pi\u00e8ces adress\u00e9es par chaque candidat dans son enveloppe \u00e9lectronique, allant des pi\u00e8ces n\u00e9cessaires pr\u00e9cis\u00e9es dans le RC \u00e0 une tr\u00e8s grande quantit\u00e9 d\u2019autres \u00e9l\u00e9ments non demand\u00e9s dans le RC et qui alourdissent visuellement la recherche des pi\u00e8ces n\u00e9cessaires.<\/p>\n

          Le nombre moyen de pi\u00e8ces d\u00e9pos\u00e9es est de 29 pour l\u2019ensemble des 68 candidats. Le nombre minimal moyen de pi\u00e8ces d\u00e9pos\u00e9es est de 15 pour les quatre candidats \u00ab\u2009extr\u00eames mini\u2009\u00bb\u2009; le nombre maximal moyen est de 70 pour les quatre laboratoires \u00ab\u2009extr\u00eames maxi\u2009\u00bb.<\/p>\n

          Nous avons consid\u00e9r\u00e9 que le terme \u00ab\u2009pi\u00e8ces pr\u00e9sentes\u2009\u00bb, diff\u00e9rent de \u00ab\u2009documents pr\u00e9sents\u2009\u00bb (voir plus loin) signifie\u2009: \u00ab\u2009\u00e9l\u00e9ments pr\u00e9sents dans la r\u00e9ponse du candidat\u2009\u00bb, c\u2019est-\u00e0-dire\u2009:<\/p>\n

          – un fichier \u00e9lectronique simple (type PDF, Word, Excel)\u00a0;<\/p>\n

          – un ou des dossiers (le plus souvent au format ZIP) contenant eux-m\u00eames d\u2019autres fichiers \u00e9lectroniques (des fiches produits le plus souvent) que nous n\u2019avons ni analys\u00e9s ni comptabilis\u00e9s (en nombre et contenu) dans ce travail. Un dossier compte pour une pi\u00e8ce pr\u00e9sente. Ils sont au moins pr\u00e9sents chez 40\u2009% des candidats et quand ils sont pr\u00e9sents, il y en a au moins 1 (mini 1, maxi 4, moyenne 2). Aucune pi\u00e8ce importante pour l\u2019analyse des candidatures n\u2019y a \u00e9t\u00e9 retrouv\u00e9e.<\/p>\n

          Cette disparit\u00e9 de la constitution des dossiers de d\u00e9p\u00f4t par les candidats entra\u00eene une lecture non homog\u00e8ne des dossiers et oblige \u00e0 la plus grande attention, afin d\u2019\u00e9viter un oubli ou la non-v\u00e9rification d\u2019un dossier. Elle impose un temps de lecture plus long pour le pouvoir adjudicateur.<\/p>\n

          Signature \u00e9lectronique<\/h2>\n

          Suivant le mode op\u00e9ratoire de travail de chaque candidat, la signature \u00e9lectronique n\u2019est pas organis\u00e9e de la m\u00eame fa\u00e7on et peut m\u00eame diff\u00e9rer de fa\u00e7on importante. Le seul document qui doit \u00eatre sign\u00e9 \u00e9lectroniquement est l\u2019acte d\u2019engagement. Nous avons constat\u00e9 de grandes diff\u00e9rences de signatures \u00e9lectroniques allant d\u2019une seule signature pour l\u2019acte d\u2019engagement \u00e0 tous les documents transmis sign\u00e9s (dans ce cas, la lecture visuelle de l\u2019enveloppe \u00e9lectronique est l\u00e0 aussi plus difficile et d\u00e9licate).<\/p>\n

          Lorsqu\u2019un document est sign\u00e9 \u00e9lectroniquement, il peut appara\u00eetre sous la forme d\u2019une ic\u00f4ne en copie du document original, qui ne peut \u00eatre ouvert, mais dont le nommage se termine par .SIG. La moyenne des documents .SIG par dossier est de 12 pour l\u2019ensemble des 68 candidats.<\/p>\n

          Le nombre minimal moyen de documents .SIG est de 4 documents par dossier pour les quatre candidats \u00ab\u2009extr\u00eames mini\u2009\u00bb\u2009; le nombre maximal moyen est de 37 pour les 4 candidats \u00ab\u2009extr\u00eames\u00a0maxi\u2009\u00bb.<\/p>\n

          Nous pr\u00e9cisons que le temps de contr\u00f4le de la signature \u00e9lectronique est pris en compte dans le temps total d\u2019analyse des dossiers de candidature.<\/p>\n

          Documents pr\u00e9sents<\/h2>\n

          Lorsque nous visualisons le contenu d\u2019un dossier de d\u00e9p\u00f4t d\u2019un candidat dans son ensemble, nous avons \u00e0 la fois les pi\u00e8ces pr\u00e9sentes et parfois la signature \u00e9lectronique. Le nombre de documents pr\u00e9sents est la somme des pi\u00e8ces pr\u00e9sentes et des pi\u00e8ces au format .SIG. La moyenne des documents pr\u00e9sents est de 41 pour l\u2019ensemble des 68 candidats.<\/p>\n

          Le nombre minimal moyen est de 19 documents pour les 4 candidats \u00ab\u2009extr\u00eames mini\u2009\u00bb\u2009; le nombre maximal moyen est de 107 pour les 4 laboratoires \u00ab\u2009extr\u00eames maxi\u2009\u00bb. Le candidat le plus \u00ab\u2009petit\u2009\u00bb a d\u00e9pos\u00e9 17 documents, et le plus \u00ab\u2009gros\u2009\u00bb 125.<\/p>\n

          \u00c0 titre de comparaison, nous avons s\u00e9lectionn\u00e9 au hasard 10 candidats \u00ab\u2009papier\u2009\u00bb, la moyenne des documents adress\u00e9s est de 23, ce qui est inf\u00e9rieur \u00e0 la moyenne de 41 documents pr\u00e9sents pour les offres d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es. Cela peut s\u2019expliquer par les raisons suivantes\u2009:<\/p>\n

            \n
          • \u2009le caract\u00e8re ancien et ma\u00eetris\u00e9 de la proc\u00e9dure papier qui, avec le temps, a permis \u00e0 tous les acteurs de rationaliser les documents envoy\u00e9s\u2009: en moyenne 29 pi\u00e8ces \u00e9lectroniques versus 23 pi\u00e8ces papier\u2009;<\/li>\n
          • le c\u00f4t\u00e9 \u00ab\u2009fourre tout\u2009\u00bb d\u2019un envoi \u00e9lectronique puisqu\u2019il ne s\u2019agit que de cliquer sur un document \u00e9lectronique sans imaginer les r\u00e9percussions en termes de nombre, de poids \u00e9lectronique, de cryptage, de transmission, de d\u00e9cryptage et de lecture (un candidat a adress\u00e9 plus de 1\u2009100 documents)\u2009;<\/li>\n
          • l\u2019envoi des documents autres (fiches produits, informations, catalogues) avec les sp\u00e9cimens, comme le sp\u00e9cifie le RC, qui est plus respect\u00e9 par les candidats papier que par les candidats \u00e9lectroniques\u2009;<\/li>\n
          • la signature \u00e9lectronique \u00ab\u2009tous azimuts\u2009\u00bb de toutes les pi\u00e8ces pour \u00eatre certains de leur validit\u00e9 qui alourdit la lecture.<\/li>\n<\/ul>\n

            Temps d\u2019impression<\/h2>\n

            Afin d\u2019avoir \u00e0 disposition les documents papiers permettant \u00e0 la fois l\u2019analyse des offres, leurs contr\u00f4les, et le cas \u00e9ch\u00e9ant le DC3 (ainsi que la fiche fournisseur et le RIB) en cas de r\u00e9ponse positive, le temps d\u2019impression est pris en compte et correspond \u00e0 l\u2019organisation mise en \u0153uvre et est rendu obligatoire lors des r\u00e9ponses\u2009: toutes les r\u00e9ponses positives sont remat\u00e9rialis\u00e9es par le coordonnateur et adress\u00e9es par courrier aux candidats retenus.<\/p>\n

            Personne ressource d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/h2>\n

            Nous avons fait le choix pour cette campagne de demander \u00e0 une seule personne de r\u00e9aliser cette action. Suite aux r\u00e9sultats observ\u00e9s, nous ne pensons pas r\u00e9it\u00e9rer cette fa\u00e7on de travailler. Pour notre prochaine campagne de passation de march\u00e9s, nous allons travailler \u00e0 plusieurs gr\u00e2ce au r\u00e9seau informatique du CH. Nous ne pensons pas gagner de temps mais le travail sera effectu\u00e9 sur une p\u00e9riode plus courte. Notre prochain appel d\u2019offres concerne les dispositifs m\u00e9dicaux st\u00e9riles standards (550 lots environ)\u00a0: au moins 180 fournisseurs devraient y r\u00e9pondre dont 100 par voie \u00e9lectronique. Nous allons ajouter dans notre planning de travail une semaine suppl\u00e9mentaire, uniquement consacr\u00e9e \u00e0 cette action.<\/p>\n

            Propositions<\/h2>\n

            Afin d\u2019optimiser le processus d\u2019analyse des candidatures, il nous semble important de mettre en place des actions correctives aupr\u00e8s des candidats, mais aussi aupr\u00e8s des pouvoirs adjudicateurs\u2009:<\/p>\n

              \n
            • favoriser l\u2019usage du nommage standardis\u00e9 des fichiers \u00e0 l\u2019attention des candidats, des pouvoirs adjudicateurs mais aussi des plateformes de d\u00e9mat\u00e9rialisation et de fournisseurs de logiciel march\u00e9s\u2009;<\/li>\n
            • proposer un nombre d\u00e9fini de pi\u00e8ces \u00e0 d\u00e9poser\u2009;<\/li>\n
            • indiquer que seul le DC3 doit \u00eatre sign\u00e9 \u00e9lectroniquement par le candidat\u2009;<\/li>\n
            • proposer aux candidats d\u2019adresser sur support d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 externe (CD-Rom, cl\u00e9 USB) tous les autres documents comme les fiches produits, catalogues\u2026\u2009;<\/li>\n
            • lire plus attentivement le cahier des charges et principalement le RC et n\u2019adresser que les documents demand\u00e9s par le pouvoir adjudicateur par voie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n

              Enfin, le pouvoir adjudicateur pourrait avoir son travail simplifi\u00e9 s\u2019il pouvait consulter \u00e0 tout moment et sur un site d\u00e9di\u00e9, l\u2019\u00e9tat des certificats administratifs d\u2019un candidat, ou dans l\u2019id\u00e9al, ce dernier pourrait fournir un passeport administratif l\u2019exon\u00e9rant de l\u2019envoi de tous ces documents montrant que, sur le sol fran\u00e7ais, il est \u00e0 jour de ces cotisations (documents qu\u2019il doit nous adresser \u00e0 chaque appel d\u2019offres, m\u00eame si le dernier est ancien d\u2019\u00e0 peine trois mois). L\u2019opportunit\u00e9 que nous avons de faciliter les \u00e9changes et envois de documents entre pouvoirs adjudicateurs et op\u00e9rateurs \u00e9conomiques doit donc passer aussi par la simplification et l\u2019all\u00e9gement de ces documents administratifs, ce qui n\u2019est absolument pas le cas aujourd\u2019hui.<\/p>\n

              Conclusion<\/h1>\n

              Ce travail a permis d\u2019objectiver le temps pass\u00e9 \u00e0 une action qui n\u2019am\u00e8ne aucune valeur ajout\u00e9e, tant pour les pouvoirs adjudicateurs que pour les candidats, mais qui est n\u00e9cessaire dans le cadre des march\u00e9s publics pass\u00e9s par l\u2019\u00c9tat ou les \u00e9tablissements publics. Nous avons quantifi\u00e9 un ressenti datant de quelques campagnes de march\u00e9s, relatif \u00e0 une perte de temps lors de l\u2019ouverture des plis d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s pour retenir les candidats.<\/p>\n

              Le non-suivi des recommandations du nommage de fichiers, le d\u00e9p\u00f4t d\u2019un nombre trop important de documents ainsi que la signature \u00e9lectronique ralentissent une action qui devrait normalement \u00eatre facilit\u00e9e, simple et all\u00e9g\u00e9e.<\/p>\n

              Il n\u2019est pas \u00e0 douter qu\u2019avec le temps les pouvoirs adjudicateurs comme les candidats s\u2019entendront pour une meilleure organisation et une d\u00e9finition du besoin strict pour obtenir la vraie plus-value attendue par tous les acteurs de commande publique avec la d\u00e9mat\u00e9rialisation\u00a0: faciliter et simplifier les \u00e9changes, ce qui n\u2019est manifestement pas le cas actuellement.<\/p>\n

              En parall\u00e8le de ce travail, nous avons r\u00e9alis\u00e9 une enqu\u00eate d\u00e9mat\u00e9rialisation\/satisfaction aupr\u00e8s des candidats, ainsi que l\u2019analyse d\u00e9taill\u00e9e de leurs r\u00e9ponses (qualitative et quantitative) qui fera l\u2019objet d\u2019un article sp\u00e9cifique et donnera un \u00e9clairage compl\u00e9mentaire sur cette \u00e9tape de d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/p>\n

              L\u2019adoption le 15 janvier 2014 du projet de directive modifiant les proc\u00e9dures de passation des march\u00e9s publics par le Parlement europ\u00e9en devrait permettre aux candidats de communiquer un document unique lors du d\u00e9p\u00f4t de son offre, facilitant ainsi le travail des pouvoirs adjudicateurs en r\u00e9duisant le nombre de documents initiaux \u00e0 fournir pour \u00eatre retenu, mais cela sans doute pas avant 2016\/2017.<\/p>\n

              Il est donc n\u00e9cessaire d\u2019organiser, d\u00e8s \u00e0 pr\u00e9sent, une action sp\u00e9cifique portant sur l\u2019ouverture des plis car elle ne doit pas emboliser le travail du pouvoir adjudicateur ni le retarder, d\u2019autant que ce dernier peut imposer une r\u00e9ponse uniquement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e d\u00e8s \u00e0 pr\u00e9sent. Le travail r\u00e9alis\u00e9 sur un panel important et repr\u00e9sentatif de candidats nous permet de mettre en avant les dysfonctionnements et de proposer des solutions, afin de pr\u00e9parer plus efficacement les prochaines campagnes de march\u00e9s, le gain de temps attendu nous permettant de nous focaliser sur notre m\u00e9tier d\u2019acheteur pour le choix du meilleur produit au meilleur co\u00fbt.<\/p>\n

              Remerciements :<\/strong> au Dr Pascal Paubet, PUI, centre hospitalier Sainte-Anne, facult\u00e9 des sciences pharmaceutiques et biologiques, universit\u00e9 Paris-Descartes, Sorbonne Paris Cit\u00e9, Inserm UMR S 1145.<\/p>\n