{"id":15847,"date":"2015-11-01T00:00:00","date_gmt":"2015-10-31T23:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/ricom-web.com\/gestions-hospitalieres\/gestion-et-suivi-des-ruptures-de-medicaments\/"},"modified":"2018-03-06T17:59:18","modified_gmt":"2018-03-06T16:59:18","slug":"gestion-et-suivi-des-ruptures-de-medicaments","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/gestion-et-suivi-des-ruptures-de-medicaments\/","title":{"rendered":"Gestion et suivi des ruptures de m\u00e9dicaments"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 6<\/span> minutes<\/span><\/span>

L\u2019activit\u00e9 d\u2019approvisionnement du service Approvisionnement et distribution (SAD) de l\u2019Ageps aupr\u00e8s des fournisseurs est r\u00e9alis\u00e9e par l\u2019unit\u00e9 fonctionnelle (UF) Approvisionnement. Cette unit\u00e9 d\u00e9finit pour chaque produit une fr\u00e9quence d\u2019approvisionnement, des seuils d\u2019approvisionnement et, pour chaque fournisseur, un planning de livraison en lien avec les \u00e9quipes logistiques en charge de la r\u00e9ception des commandes afin de lisser au maximum l\u2019activit\u00e9.<\/p>\n

L\u2019outil informatique utilis\u00e9 est SAP, le logiciel institutionnel \u00e0 l\u2019AP-HP. Cet outil est connect\u00e9 \u00e0 un warehouse management system<\/em> (WMS) pour la gestion de l\u2019entrep\u00f4t via une interface dont le r\u00f4le est de g\u00e9rer les habilitations de commandes ainsi que les donn\u00e9es diffus\u00e9es sur le site intranet de l\u2019Ageps.<\/p>\n

Les commandes sont pass\u00e9es selon un planning de livraison pr\u00e9\u00e9tabli, en accord avec les laboratoires pharmaceutiques, pour des quantit\u00e9s d\u00e9pendantes du stock au moment de la passation de la commande, des livraisons en attente de r\u00e9ception et des seuils d\u00e9finis. Au besoin, selon un d\u00e9lai d\u00e9fini apr\u00e8s la date de livraison attendue, des relances pour les quantit\u00e9s non livr\u00e9es sont envoy\u00e9es aux diff\u00e9rents fournisseurs.<\/p>\n

En parall\u00e8le, une veille journali\u00e8re des alertes de l\u2019Agence nationale de s\u00e9curit\u00e9 du m\u00e9dicament et des produits de sant\u00e9 (ANSM) relatives aux ruptures ou aux risques de rupture est assur\u00e9e par l\u2019\u00e9quipe de l\u2019UF.<\/p>\n

Ces informations permettent, selon la situation et au cas par cas, de mettre en place une gestion dite de \u00ab\u2009p\u00e9nurie\u2009\u00bb si le SAD dispose d\u2019un stock r\u00e9siduel ou de renseigner sur le site intranet la rupture de stock si elle est effective ainsi qu\u2019un d\u00e9lai de fin de rupture si celui-ci est connu.<\/p>\n

En cas de rupture de stock, une solution alternative propos\u00e9e ou non par l\u2019ANSM est recherch\u00e9e.<\/p>\n

Depuis janvier 2014, le service dispose d\u2019extractions mensuelles permettant le suivi du nombre de r\u00e9f\u00e9rences en rupture ou g\u00e9r\u00e9es en p\u00e9nurie ou encore celles pour lesquelles la p\u00e9remption est inf\u00e9rieure \u00e0 trois mois. En parall\u00e8le de ces donn\u00e9es sur le nombre de r\u00e9f\u00e9rences concern\u00e9es, nous disposons du nombre de lignes de commandes hospitali\u00e8res impact\u00e9es par ces ruptures, p\u00e9nuries ou gestion de p\u00e9remptions courtes.<\/p>\n

Mat\u00e9riels et m\u00e9thodes<\/h1>\n

Les proc\u00e9dures de travail des \u00e9quipes de l\u2019UF Approvisionnement pr\u00e9voient une analyse quotidienne des stocks en alerte basse, voire en rupture. Un produit est dit en alerte \u00ab\u2009stock faible\u2009\u00bb d\u00e8s que le stock disponible passe au-dessous du stock moyen consomm\u00e9 pendant le d\u00e9lai de livraison param\u00e9tr\u00e9 dans les outils informatiques. Si une commande a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 adress\u00e9e au fournisseur et que celle-ci doit \u00eatre livr\u00e9e dans un d\u00e9lai compatible avec le stock restant, aucune d\u00e9marche compl\u00e9mentaire n\u2019est mise en \u0153uvre. En revanche, si le stock restant est insuffisant pour attendre la livraison cadenc\u00e9e pr\u00e9vue, une commande d\u2019appoint urgente est d\u00e9clench\u00e9e. Les seuils d\u2019approvisionnement sont v\u00e9rifi\u00e9s et modifi\u00e9s le cas \u00e9ch\u00e9ant.<\/p>\n

Lorsque l\u2019analyse montre que le stock est faible mais qu\u2019il existe une commande fournisseur dont la date de livraison attendue se situe dans le pass\u00e9, la d\u00e9marche est diff\u00e9rente\u2009: une relance de commande est g\u00e9n\u00e9r\u00e9e et envoy\u00e9e au fournisseur concern\u00e9 afin d\u2019obtenir une date de livraison pr\u00e9visionnelle. Au besoin, ces demandes peuvent \u00eatre faites par t\u00e9l\u00e9phone ou messagerie.<\/p>\n

Le nombre important\u00a0de ruptures de stock de m\u00e9dicaments conduit \u00e0 modifier les traitements des patients ou \u00e0 les retarder. Outre la perte de chance pour les patients, le risque d\u2019erreur est major\u00e9, ces ruptures \u00e9tant rarement anticip\u00e9es et donc trait\u00e9es en urgence.<\/p><\/blockquote>\n

Sans m\u00eame attendre la r\u00e9ponse du fournisseur et en cas de rupture de stock effective, le produit concern\u00e9 est typ\u00e9 informatiquement en rupture de stock. D\u00e8s que le fournisseur apporte une r\u00e9ponse sur la date pr\u00e9visionnelle de fin de rupture, cette donn\u00e9e est int\u00e9gr\u00e9e dans les outils informatiques. Ces donn\u00e9es alimentent un site intranet destin\u00e9 aux \u00e9tablissements de l\u2019AP-HP, listant l\u2019ensemble des produits en rupture de stock avec le motif de la rupture (li\u00e9e au fournisseur ou non) et la date de fin de rupture si celle-ci est connue. Un commentaire est ajout\u00e9 pour proposer une \u00e9ventuelle solution alternative. Il faut cependant noter que de nombreux fournisseurs ne r\u00e9pondent pas aux demandes ou ne sont pas en capacit\u00e9 d\u2019apporter un d\u00e9lai.<\/p>\n

Sont retir\u00e9es de cette analyse les causes de rupture qui ne sont pas li\u00e9es aux fournisseurs. Il s\u2019agit des ruptures li\u00e9es \u00e0 un pic de consommation, \u00e0 un probl\u00e8me sur le march\u00e9, voire \u00e0 une difficult\u00e9 dans notre supply-chain<\/em> interne pour ne citer que les cas les plus fr\u00e9quents.<\/p>\n

R\u00e9sultats<\/h1>\n

\u00c0 partir des extractions fournies pour l\u2019ann\u00e9e 2014, \u00e0 l\u2019Ageps, entre 50 et 60 r\u00e9f\u00e9rences (soit 1,3\u2009% \u00e0 1,5\u2009%) sont chaque jour en rupture de stock du fait des fournisseurs, la moyenne \u00e9tant de 56 r\u00e9f\u00e9rences. Concernant les p\u00e9nuries, environ 1\u2009% des r\u00e9f\u00e9rences suivent cette gestion (soit environ 40\u00a0r\u00e9f\u00e9rences) pour environ 1\u2009000 \u00e0 1\u2009500\u00a0lignes de \u00ab\u2009commandes clients\u2009\u00bb \u00e0 saisir par mois. Une gestion dite \u00ab\u2009en p\u00e9nurie\u2009\u00bb est mise en place pour limiter les sorties de stock et apporter une certaine \u00e9quit\u00e9 dans les livraisons aux pharmacies \u00e0 usage int\u00e9rieur (PUI).<\/p>\n

En fonction de la r\u00e9ponse du fournisseur et du produit en rupture chez le fournisseur, les approches seront diff\u00e9rentes\u2009:<\/p>\n

    \n
  • Si la rupture annonc\u00e9e par le fournisseur est de courte dur\u00e9e\u2009:
    \n– le service dispose d\u2019un autre dosage permettant de pallier la rupture de stock. Le stock de cet autre dosage sera alors augment\u00e9 afin d\u2019absorber la surconsommation li\u00e9e \u00e0 la rupture du dosage en cause. Un commentaire de report vers le dosage disponible sera ajout\u00e9 sur le site intranet d\u00e8s que le dosage en rupture de stock chez le fournisseur sera \u00e9galement en rupture de stock dans le service\u2009;
    \n– le service n\u2019est pas en rupture de stock et aucun autre produit ne peut \u00eatre propos\u00e9 en alternative. Une gestion dite en \u00ab\u2009p\u00e9nurie\u2009\u00bb est alors mise en place, qui consiste \u00e0 couper le flux d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 des commandes entre le SAD et les h\u00f4pitaux de l\u2019AP-HP. Les commandes sont alors pass\u00e9es par t\u00e9l\u00e9copie, ce qui permet aux \u00e9quipes de l\u2019UF Approvisionnement du service d\u2019arbitrer les quantit\u00e9s \u00e0 livrer aux h\u00f4pitaux, donc de freiner les sorties et ainsi \u00e9viter une rupture de stock avant la reprise des livraisons par le fournisseur. D\u00e8s la mise en place de cette gestion en p\u00e9nurie, l\u2019information est ajout\u00e9e sur le site intranet pour avertir les \u00e9tablissements de la mise en place de cette gestion particuli\u00e8re.<\/li>\n<\/ul>\n
      \n
    • Lorsque le fournisseur informe d\u2019une rupture de longue dur\u00e9e, la gestion en p\u00e9nurie devient moins pertinente puisque les stocks du service ne peuvent suffire \u00e0 couvrir les besoins pendant la dur\u00e9e de la rupture, m\u00eame en freinant fortement les sorties de stock. Cette solution ne peut donc \u00eatre mise en place que tr\u00e8s temporairement, le temps de trouver une solution alternative.<\/li>\n<\/ul>\n

      La premi\u00e8re d\u00e9marche consiste alors \u00e0 reporter les consommations vers un autre dosage (s\u2019il en existe un) et sous r\u00e9serve que le fournisseur soit en mesure de livrer les quantit\u00e9s n\u00e9cessaires pour cet autre dosage.<\/p>\n

        \n
      • S\u2019il n\u2019existe pas d\u2019autre dosage disponible ou si le fournisseur n\u2019est pas en mesure de livrer les quantit\u00e9s n\u00e9cessaires, il faut rechercher des \u00e9quivalents aupr\u00e8s d\u2019autres fournisseurs lorsque le produit est concurrentiel. Une proc\u00e9dure d\u2019achats aux frais et risques du fournisseur d\u00e9faillant est alors mise en place. Un commentaire informant les h\u00f4pitaux de l\u2019alternative choisie est ajout\u00e9 sur l\u2019information de rupture de stock du fournisseur habituel disponible sur le site intranet. Concernant cette proc\u00e9dure, elle est mise en place sur toute la gamme de dosages lorsqu\u2019il est important de disposer de tous les dosages du m\u00eame fournisseur (anticanc\u00e9reux par exemple). Cela conduit \u00e0 d\u00e9multiplier les r\u00e9f\u00e9rences g\u00e9r\u00e9es et, \u00e0 la fin de la rupture de stock chez le fournisseur titulaire du march\u00e9, \u00e0 ne pouvoir distribuer le stock du produit de substitution d\u00e8s qu\u2019un des dosages est \u00e9puis\u00e9. Les pertes financi\u00e8res peuvent en ce cas \u00eatre cons\u00e9quentes et, dans la majorit\u00e9 des cas, aucune reprise par le laboratoire qui s\u2019\u00e9tait substitu\u00e9 au d\u00e9faillant ne peut \u00eatre envisag\u00e9e.<\/li>\n<\/ul>\n

        Il est \u00e0 noter que si des alternatives existent aupr\u00e8s d\u2019autres fournisseurs, l\u2019ANSM ne communique pas d\u2019alerte sur la rupture de stock \u00e0 ses abonn\u00e9s.<\/p>\n

        En revanche, lorsqu\u2019il n\u2019existe pas d\u2019alternative en France (produit en monopole) ou que l\u2019ensemble des fournisseurs d\u2019un m\u00eame produit sont en rupture, l\u2019ANSM diffuse une alerte. Dans un premier temps, elle peut consister \u00e0 informer sur la situation et \u00e9mettre des recommandations sur la priorisation des indications et signaler qu\u2019une recherche d\u2019alternative est en cours.<\/p>\n

        Dans un second temps, si une alternative a \u00e9t\u00e9 trouv\u00e9e, l\u2019ANSM diffuse une nouvelle information. De plus en plus r\u00e9guli\u00e8rement, la solution propos\u00e9e est une importation d\u2019une sp\u00e9cialit\u00e9 destin\u00e9e \u00e0 un march\u00e9 \u00e9tranger. Les demandes d\u2019importation doivent parfois \u00eatre faites par les PUI et non par le fournisseur. Dans ce dernier cas, l\u2019\u00e9tablissement doit faire une demande d\u2019importation \u00e0 l\u2019ANSM pour chaque commande. Cette solution, lorsqu\u2019elle est choisie pour se substituer \u00e0 une rupture de stock d\u2019un m\u00e9dicament disponible en ville, implique que la \u00ab\u2009part\u2009\u00bb ville soit reprise en r\u00e9trocession par les \u00e9tablissements hospitaliers. Dans ce dernier cas, la \u00ab\u2009part\u2009\u00bb ville n\u2019\u00e9tant pas connue, les quantit\u00e9s \u00e0 approvisionner sont inconnues, ce qui complique l\u2019activit\u00e9. Lors de la fin de la rupture de stock, les stocks import\u00e9s ne peuvent plus \u00eatre r\u00e9troc\u00e9d\u00e9s, d\u2019o\u00f9 l\u00e0 encore des pertes significatives.<\/p>\n

        Conclusion<\/h1>\n

        Le nombre important de ruptures conduit \u00e0 modifier les traitements des patients ou \u00e0 les retarder. Outre la perte de chance pour les patients, le risque d\u2019erreur est major\u00e9, car ces ruptures sont rarement anticip\u00e9es et donc trait\u00e9es en urgence. Aussi, les protocoles doivent \u00eatre modifi\u00e9s en toute h\u00e2te sans parfois avoir toutes les informations sur le produit de substitution, par ailleurs pas toujours \u00e9tiquet\u00e9 en fran\u00e7ais lorsque la seule alternative est une importation.<\/p>\n

        Ces ruptures co\u00fbtent \u00e0 l\u2019institution puisqu\u2019il n\u2019est pas toujours possible d\u2019utiliser les alternatives r\u00e9f\u00e9renc\u00e9es au retour \u00e0 une situation normale (effet gamme, import r\u00e9troc\u00e9d\u00e9\u2026). Les stocks, parfois on\u00e9reux, doivent \u00eatre d\u00e9truits par le service.<\/p>\n

        Le temps pass\u00e9 par l\u2019ensemble des acteurs est important pour pallier une rupture (recherche de la date de fin de rupture, recherche d\u2019une alternative, communication sur les alternatives, saisie des commandes pour lesquelles les quantit\u00e9s sont arbitr\u00e9es). Ce temps suppl\u00e9mentaire n\u00e9cessaire \u00e0 traiter ces probl\u00e9matiques d\u00e9passe largement un \u00e9quivalent temps plein.<\/p>\n

        Enfin, le dernier effet de ces ruptures et p\u00e9nuries est une sollicitation beaucoup plus forte des \u00e9tablissements que nous n\u2019approvisionnons pas en r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale (PUI d\u2019\u00e9tablissements hors AP-HP) pour les produits concern\u00e9s.<\/p>\n

        Les cons\u00e9quences de ces ruptures sont donc nombreuses, potentiellement graves et impactent toute la cha\u00eene du circuit du m\u00e9dicament.<\/p>\n