{"id":15956,"date":"2016-02-01T00:00:00","date_gmt":"2016-01-31T23:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/ricom-web.com\/gestions-hospitalieres\/optimiser-la-gestion-des-temps-de-travail\/"},"modified":"2018-03-06T17:30:05","modified_gmt":"2018-03-06T16:30:05","slug":"optimiser-la-gestion-des-temps-de-travail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/optimiser-la-gestion-des-temps-de-travail\/","title":{"rendered":"Optimiser la gestion des temps de travail"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 4<\/span> minutes<\/span><\/span>

Au printemps 2012, suite \u00e0 des travaux men\u00e9s entre direction des ressources humaines, direction des soins, cadres et repr\u00e9sentants du personnel, le comit\u00e9 technique d\u2019\u00e9tablissement du CHRU de Brest s\u2019est vu soumettre pour avis un guide de gestion des temps de travail (GTT) reprenant les r\u00e9f\u00e9rences r\u00e9glementaires en mati\u00e8re de temps de travail, leur application (temps de pr\u00e9sence et absence) dans ses diff\u00e9rents \u00e9tablissements.<\/p>\n

Un projet ambitieux<\/h1>\n

V\u00e9ritable r\u00e9f\u00e9rentiel interne, ce guide a servi \u00e0 l\u2019\u00e9laboration du cahier des charges de l\u2019appel d\u2019offres destin\u00e9 \u00e0 renouveler la solution de gestion des temps de travail. La direction des ressources humaines et les cadres de sant\u00e9 souhaitaient disposer d\u2019une solution leur permettant de g\u00e9rer les pr\u00e9sences et absences du personnel non m\u00e9dical, de suivre les droits individuels et collectifs, d\u2019optimiser la gestion des plannings et des tableaux de service, mais \u00e9galement d\u2019offrir aux agents la possibilit\u00e9 d\u2019acc\u00e9der facilement \u00e0 leurs plannings et cong\u00e9s via Internet.<\/p>\n

Le CHRU de Brest voulait acqu\u00e9rir un outil r\u00e9pondant \u00e0 la philosophie du guide GTT, en application depuis le 1er<\/sup>\u00a0septembre 2012, mais aussi am\u00e9liorer l\u2019appropriation par l\u2019encadrement des r\u00e8gles de GTT et de l\u2019outil informatique.<\/p>\n

Les objectifs \u00e9taient nombreux\u2009: fiabiliser les donn\u00e9es de temps de travail (TT) et de paie, optimiser le d\u00e9compte du TT et en d\u00e9mat\u00e9rialiser la gestion (planning, absences, etc.).<\/p>\n

Plus pr\u00e9cis\u00e9ment, le logiciel devait permettre\u2009:<\/p>\n

    \n
  • la gestion des pr\u00e9sences et des absences du personnel non m\u00e9dical,<\/li>\n
  • le suivi des droits individuels et collectifs,<\/li>\n
  • la gestion optimis\u00e9e des plannings et des tableaux de service,<\/li>\n
  • l\u2019acc\u00e8s aux plannings par les agents, via le web, etc.<\/li>\n<\/ul>\n

    Pour la direction des ressources humaines, les crit\u00e8res de choix de l\u2019appel d\u2019offres ont port\u00e9 sur les fonctionnalit\u00e9s et les prestations du logiciel de gestion des temps de travail et l\u2019ergonomie des interfaces, mais aussi sur les co\u00fbts de possession, la compatibilit\u00e9 avec l\u2019environnement du CHRU\/CH, les performances, les capacit\u00e9s techniques, la qualit\u00e9 du conseil et les r\u00e9f\u00e9rences du candidat.<\/p>\n

    Un planning extr\u00eamement resserr\u00e9<\/h2>\n

    Le projet d\u00e9bute en mai 2012 avec la validation du guide GTT par le comit\u00e9 technique d\u2019\u00e9tablissement. L\u2019appel d\u2019offres est lanc\u00e9 d\u00e8s juin 2012 pour s\u2019achever fin mars 2013, avec l\u2019adoption de Chronos Sant\u00e9, de la soci\u00e9t\u00e9 Asys.<\/p>\n

    La mise en \u0153uvre du logiciel se d\u00e9roule en cinq \u00e9tapes\u2009:<\/p>\n

      \n
    • Printemps 2013\u2009: param\u00e9trage.<\/li>\n
    • Second semestre 2013\u2009: d\u00e9ploiement sur les sites pilotes.<\/li>\n
    • Novembre 2013-mars 2014\u2009: formation des cadres utilisateurs avant le d\u00e9ploiement dans leurs unit\u00e9s respectives.<\/li>\n
    • 1er <\/sup>janvier 2014-31 mars 2014\u2009: d\u00e9ploiement progressif de la solution sur l\u2019ensemble des sites et des secteurs (cliniques, puis techniques et administratifs).<\/li>\n
    • Juillet 2014-septembre 2014\u2009: informations compl\u00e9mentaires sur le logiciel pour enrichir les connaissances des utilisateurs des diff\u00e9rents p\u00f4les, l\u2019objectif premier \u00e9tant de r\u00e9pondre aux questions des utilisateurs sur les compteurs, les droits aux cong\u00e9s et les \u00e9ditions.<\/li>\n<\/ul>\n

      Par ailleurs, sont propos\u00e9es des formations \u00e0 l\u2019occasion d\u2019un nouveau compteur ou de l\u2019arriv\u00e9e d\u2019un nouvel utilisateur.<\/p>\n

      La collaboration et la formation au c\u0153ur du projet<\/h2>\n

      Pour mettre en \u0153uvre ce projet d\u2019envergure dans ce planning ambitieux, la direction des ressources humaines de Brest place la participation au c\u0153ur de son organisation et m\u00e8ne une gestion de projet rigoureuse.<\/p>\n

      Ainsi, le CHRU constitue un groupe de travail pour \u00e9laborer le cahier des charges associant la direction des ressources humaines, la direction des soins, la direction des syst\u00e8mes d\u2019information, mais aussi les cadres de sant\u00e9 des services cliniques associ\u00e9s.<\/p>\n

      L\u2019\u00e9tablissement met ensuite en place une association de repr\u00e9sentants de services pilotes sur la base du volontariat. Ses missions\u2009: tester le param\u00e9trage, contribuer aux ajustements \u00e9ventuels et exp\u00e9rimenter l\u2019op\u00e9rationnalit\u00e9 en vue de pr\u00e9parer le d\u00e9ploiement. Des cadres des services pilotes qui ont par ailleurs \u00e9t\u00e9 de v\u00e9ritables relais aupr\u00e8s des utilisateurs dans l\u2019appropriation du logiciel.<\/p>\n

      Enfin, en parall\u00e8le, le suivi du projet a \u00e9t\u00e9 assur\u00e9 par les instances de l\u2019\u00e9tablissement.<\/p>\n

      Un premier bilan satisfaisant<\/h1>\n

      Apr\u00e8s un an d\u2019utilisation, le CHRU de Brest est tr\u00e8s satisfait de l\u2019optimisation de la GTT, de la fiabilisation des donn\u00e9es GTT\/paie, de l\u2019\u00e9dition de rapports certifiant les process RH mis en place et de l\u2019ergonomie du logiciel qui facilite son utilisation et son adoption.<\/p>\n

      Les points forts<\/h2>\n
        \n
      • Efficacit\u00e9 de la strat\u00e9gie de d\u00e9ploiement.<\/li>\n
      • Formation appuy\u00e9e aupr\u00e8s du groupe de travail qui a \u00e9labor\u00e9 le cahier des charges et de l\u2019ensemble de l\u2019encadrement par un bin\u00f4me DRH\/cadre, apportant une v\u00e9ritable plus-value,<\/li>\n
      • Remise \u00e0 chaque cadre d\u2019un guide d\u2019utilisation sous la forme de fiches techniques et envoi de mises \u00e0 jour sur messagerie pour chaque nouvelle fonctionnalit\u00e9 du logiciel.<\/li>\n
      • Qualit\u00e9 de l\u2019accompagnement des cadres dans les unit\u00e9s de soins en fonction des besoins, par le groupe de pilotage.<\/li>\n
      • Importance de la rencontre direction des ressources humaines et p\u00f4les (canc\u00e9rologie, g\u00e9riatrie, etc.) apr\u00e8s un an de d\u00e9ploiement pour bilan.<\/li>\n<\/ul>\n

        Les points faibles<\/h2>\n
          \n
        • Le groupe de pilotage ne couvrant pas l\u2019ensemble des p\u00f4les du CHRU, il y a eu une certaine disparit\u00e9.<\/li>\n
        • Temps de formation trop court pour l\u2019encadrement (une journ\u00e9e, une journ\u00e9e et demie pour le comit\u00e9 de pilotage).<\/li>\n
        • Difficult\u00e9 d\u2019appropriation de l\u2019outil selon l\u2019app\u00e9tence du cadre pour l\u2019informatique et les technologies.<\/li>\n
        • Retard dans le passage au tout num\u00e9rique et \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation avanc\u00e9e, d\u00fb \u00e0 la trop grande disparit\u00e9 de ma\u00eetrise de l\u2019outil informatique.<\/li>\n<\/ul>\n

          Pour rem\u00e9dier \u00e0 ces quelques fragilit\u00e9s, le CHRU propose\u2009:<\/p>\n

            \n
          • d\u2019instaurer une formation \u00e0 la gestion des temps de travail avant celle du logiciel, en vue d\u2019am\u00e9liorer la strat\u00e9gie de d\u00e9ploiement\u2009;<\/li>\n
          • d\u2019identifier au sein du groupe de pilotage un r\u00e9f\u00e9rent par p\u00f4le et par site\u2009;<\/li>\n
          • de pr\u00e9voir une demi-journ\u00e9e de formation suppl\u00e9mentaire pour l\u2019encadrement dans les six mois suivant le d\u00e9ploiement\u2009;<\/li>\n
          • de proposer un acc\u00e8s \u00e0 distance \u00e0 l\u2019assistance informatique pour les cadres \u00ab\u2009pilotes\u2009\u00bb.<\/li>\n<\/ul>\n

            Les prochaines \u00e9tapes<\/h1>\n

            Le CHRU de Brest envisage de proposer un \u00ab\u2009portail agent\u2009\u00bb pour permettre la visualisation des plannings, les demandes d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es de cong\u00e9s et la d\u00e9claration d\u2019heures suppl\u00e9mentaires. Courant 2016, l\u2019\u00e9tablissement pr\u00e9voit de migrer sur la version sup\u00e9rieure du logiciel Chronos Sant\u00e9.<\/p>\n