{"id":15983,"date":"2016-03-01T00:00:00","date_gmt":"2016-02-29T23:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/ricom-web.com\/gestions-hospitalieres\/certification-des-comptes\/"},"modified":"2018-03-06T17:20:44","modified_gmt":"2018-03-06T16:20:44","slug":"certification-des-comptes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/certification-des-comptes\/","title":{"rendered":"Certification des comptes"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 5<\/span> minutes<\/span><\/span>

La certification des comptes fait largement \u00e9voluer l\u2019organisation administrative et comptable de l\u2019\u00e9tablissement, notamment par\u2009:<\/p>\n

    \n
  • la prise de conscience accrue du r\u00f4le jou\u00e9 par les acteurs des directions fonctionnelles mais aussi par beaucoup d\u2019op\u00e9rationnels dans la ma\u00eetrise des processus et des risques associ\u00e9s contribuant \u00e0 l\u2019\u00e9laboration de l\u2019information comptable et financi\u00e8re, au-del\u00e0 de la seule direction des finances\u2009;<\/li>\n
  • une meilleure transversalit\u00e9 entre la direction des affaires financi\u00e8res (DAF) et les autres directions fonctionnelles sur des sujets budg\u00e9taires et comptables\u2009;<\/li>\n
  • la documentation des processus et des contr\u00f4les internes par l\u2019ensemble des services concern\u00e9s\u2009;<\/li>\n
  • l\u2019int\u00e9gration de la dimension \u00ab\u2009syst\u00e8me d\u2019information\u2009\u00bb dans la documentation des processus et l\u2019impl\u00e9mentation des contr\u00f4les les plus pertinents\u2009;<\/li>\n
  • la tra\u00e7abilit\u00e9 des principaux contr\u00f4les effectu\u00e9s\u2009;<\/li>\n
  • la mise en place de plans de contr\u00f4le (ou contr\u00f4les de deuxi\u00e8me niveau) avec, dans certains cas, la mise en place d\u2019une fonction d\u2019audit interne\u2009;<\/li>\n
  • une plus grande anticipation des traitements comptables afin d\u2019\u00e9viter que le commissaire aux comptes ne remette en cause les options prises par l\u2019\u00e9tablissement alors que la direction pense avoir une id\u00e9e pr\u00e9cise du r\u00e9sultat de l\u2019exercice (qu\u2019elle a parfois m\u00eame d\u00e9j\u00e0 communiqu\u00e9 \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur, par exemple dans le cas de dossiers au Comit\u00e9 interminist\u00e9riel de performance et de la modernisation de l\u2019offre de soins [Copermo] ou de plan de retour \u00e0 l\u2019\u00e9quilibre [PRE])\u2009;<\/li>\n
  • un renforcement de la coop\u00e9ration avec le tr\u00e9sorier, notamment sur la justification des comptes de bilan, l\u2019\u00e9laboration de l\u2019annexe et du rapport financier (premi\u00e8re partie)\u2009;<\/li>\n
  • la mise en place d\u2019un v\u00e9ritable processus d\u2019arr\u00eat\u00e9 des comptes annuels comprenant\u2009:<\/li>\n<\/ul>\n

    – la formalisation des proc\u00e9dures de cl\u00f4ture, int\u00e9grant explicitement l\u2019ensemble des directions fonctionnelles ainsi que la tr\u00e9sorerie,<\/p>\n

    – un calendrier plus pr\u00e9cis et respect\u00e9, compte tenu de la programmation des interventions de l\u2019\u00e9quipe de commissariat aux comptes,<\/p>\n

    – l\u2019\u00e9laboration de dossiers complets permettant la justification pr\u00e9cise du contenu des comptes annuels.<\/p>\n

    Ces modifications aboutissent \u00e0 une plus grande professionnalisation des fonctions comptables et financi\u00e8res, auxquelles participe l\u2019ensemble des directions fonctionnelles.<\/p>\n

    M\u00e9thodes de travail<\/h1>\n

    Il convient de distinguer l\u2019organisation initiale permettant de mobiliser tous les acteurs concern\u00e9s des modalit\u00e9s ult\u00e9rieures. La r\u00e9ussite de la certification des comptes passe sans aucun doute par un lancement de la d\u00e9marche en mode projet.<\/p>\n

    Un comit\u00e9 de pilotage (Copil) ad hoc<\/em> doit imp\u00e9rativement \u00eatre mis en place, sous la pr\u00e9sidence active du directeur g\u00e9n\u00e9ral, garant de la dimension transversale de la d\u00e9marche et validant les priorit\u00e9s et les d\u00e9cisions du comit\u00e9. L\u2019exp\u00e9rience montre que l\u2019implication du directeur g\u00e9n\u00e9ral et son r\u00f4le dans l\u2019inscription de la certification des comptes dans les priorit\u00e9s de l\u2019\u00e9tablissement sont primordiaux.<\/p>\n

    Rien ne s\u2019oppose \u00e0 ce que les h\u00f4pitaux puissent viser les objectifs que de tr\u00e8s nombreux organismes, publics ou priv\u00e9s, ont atteints depuis longtemps.<\/p><\/blockquote>\n

    Le Copil doit int\u00e9grer a minima<\/em> les principaux directeurs fonctionnels RH (personnels m\u00e9dical et non m\u00e9dical), ressources mat\u00e9rielles, syst\u00e8me d\u2019information, finances, \u00e9ventuellement recherche, ainsi que le d\u00e9partement d\u2019information m\u00e9dicale et la pharmacie. La d\u00e9signation d\u2019un chef de projet (autre que le directeur) qui dispose de temps disponible, de volont\u00e9 et d\u2019une solide exp\u00e9rience dans l\u2019h\u00f4pital est un v\u00e9ritable facteur de r\u00e9ussite.<\/p>\n

    Cette organisation, id\u00e9alement mise en place d\u00e8s la phase de pr\u00e9paration et \u00e0 d\u00e9faut d\u00e8s la nomination du commissaire aux comptes, pourra \u00eatre interrompue apr\u00e8s quelques ann\u00e9es, une fois la d\u00e9marche bien implant\u00e9e dans l\u2019\u00e9tablissement (certification exempte de r\u00e9serve, plans d\u2019action aboutis, plans de contr\u00f4le interne op\u00e9rationnels).<\/p>\n

    Une bonne mani\u00e8re d\u2019entrer dans le processus de certification consiste \u00e0 nommer le commissaire aux comptes assez t\u00f4t, de le convier aux r\u00e9unions du Copil et de lui demander d\u2019\u00e9tablir dans un temps court un premier diagnostic, \u00e0 la fois sur les r\u00e8gles et m\u00e9thodes comptables appliqu\u00e9es, la documentation des processus, l\u2019existence et la documentation des contr\u00f4les internes, afin de partager le niveau de ma\u00eetrise des risques d\u2019anomalies dans les comptes. L\u2019\u00e9laboration d\u2019un plan d\u2019action d\u00e9taill\u00e9 permet de prioriser les actions et de r\u00e9duire ainsi les risques de r\u00e9serve ou, s\u2019il en existe, de les lever d\u00e8s que possible.<\/p>\n

    Un des enjeux du processus de certification est la tra\u00e7abilit\u00e9 des op\u00e9rations et des contr\u00f4les. Pour ce faire, il est recommand\u00e9 de constituer trois types de dossier \u00e0 l\u2019attention du commissaire aux comptes\u2009(1)<\/sup>\u2009: un dossier permanent, un dossier de contr\u00f4le interne et un dossier de cl\u00f4ture.<\/p>\n

    Les deux premiers dossiers ont pour vocation de pr\u00e9senter en d\u00e9tail l\u2019organisation de l\u2019\u00e9tablissement (principalement \u00e0 travers le dossier de contr\u00f4le interne) et de fournir des \u00e9l\u00e9ments r\u00e9currents (notamment juridiques \u00e0 travers les contrats) qui permettront tant au commissaire aux comptes qu\u2019aux agents de gagner du temps en \u00e9vitant de nombreuses recherches et entretiens ult\u00e9rieurs (qui auront n\u00e9anmoins lieu mais de fa\u00e7on ponctuelle). Le dossier de cl\u00f4ture est un \u00e9l\u00e9ment fondamental de l\u2019arr\u00eat\u00e9 des comptes, d\u2019autant plus dans un EPS o\u00f9 de nombreux acteurs (hors DAF) fournissent des \u00e9l\u00e9ments contribuant \u00e0 l\u2019arr\u00eat\u00e9 de fin d\u2019ann\u00e9e.<\/p>\n

    \u00c9volution du contr\u00f4le interne<\/h1>\n

    Il serait erron\u00e9 de penser que les \u00e9tablissements n\u2019avaient pas de contr\u00f4le interne avant que la certification des comptes ne soit mise en \u0153uvre, bien au contraire. N\u00e9anmoins, force est de constater que la documentation des processus, l\u2019identification des contr\u00f4les internes et la formalisation des risques et des contr\u00f4les permettant de les couvrir \u00e9taient tr\u00e8s insuffisantes. En outre, certains processus impliquant de nombreux acteurs de diff\u00e9rents services (par exemple les recettes d\u2019activit\u00e9) souffraient d\u2019un manque de vision globale ainsi que d\u2019un lien trop faible entre les travaux r\u00e9alis\u00e9s par les utilisateurs et ceux des services informatiques.<\/p>\n

    Des \u00e9volutions majeures en termes d\u2019assurance qualit\u00e9, indispensables \u00e0 une certification des comptes sereine, sont en cours. Elles concernent\u2009:<\/p>\n

      \n
    • la documentation des processus\u2009;<\/li>\n
    • l\u2019identification des contr\u00f4les r\u00e9alis\u00e9s (dont ceux au sein des syst\u00e8mes d\u2019information)\u2009;<\/li>\n
    • l\u2019\u00e9valuation des risques\u2009;<\/li>\n
    • l\u2019\u00e9laboration d\u2019un plan d\u2019action\u2009;<\/li>\n
    • la d\u00e9termination et la mise en \u0153uvre de plans de contr\u00f4le (\u00ab\u2009audit interne\u2009\u00bb ou \u00ab\u2009contr\u00f4le interne de deuxi\u00e8me niveau\u2009\u00bb).<\/li>\n<\/ul>\n

      \u00c9volution des acteurs<\/h1>\n

      Nous l\u2019avons dit, la certification des comptes est un projet collectif. Les acteurs devront assimiler la dimension transversale de l\u2019\u00e9laboration des comptes et de l\u2019information financi\u00e8re. En ce sens, le r\u00f4le de chacun (directions fonctionnelles et certains acteurs op\u00e9rationnels) devra \u00eatre pr\u00e9cis\u00e9, formalis\u00e9, tant au niveau des t\u00e2ches \u00e0 r\u00e9aliser que des activit\u00e9s de contr\u00f4le \u00e0 effectuer. La direction financi\u00e8re doit jouer un r\u00f4le fort d\u2019orientation et de coordination.<\/p>\n

      Sachant que les d\u00e9lais d\u2019\u00e9tablissement des comptes annuels sont de plus en plus serr\u00e9s et doivent int\u00e9grer la venue r\u00e9guli\u00e8re des \u00e9quipes de commissariat aux comptes, des plannings pr\u00e9cis et respect\u00e9s, arr\u00eat\u00e9s conjointement entre l\u2019ordonnateur et le comptable, devront \u00eatre \u00e9tablis et pr\u00e9cis\u00e9ment suivis. Enfin, rappelons que\u2009:<\/p>\n

        \n
      • les activit\u00e9s de contr\u00f4le devront \u00eatre document\u00e9es et conserv\u00e9es afin de prouver leur r\u00e9alit\u00e9 au commissaire aux comptes\u2009;<\/li>\n
      • les documents permettant d\u2019expliquer le contenu des comptes devront \u00eatre \u00e9tablis clairement, accompagn\u00e9s des \u00e9ventuels justificatifs.<\/li>\n<\/ul>\n

        Conclusion<\/h1>\n

        Les commissaires aux comptes sont conscients des \u00e9volutions importantes qui sont demand\u00e9es aux agents des EPS. Une p\u00e9riode d\u2019ajustement r\u00e9ciproque et de p\u00e9dagogie sur les attentes doit \u00eatre engag\u00e9e, tout en ayant \u00e0 l\u2019esprit que les normes d\u2019exercice professionnel (NEP +) des commissaires aux comptes les obligent, d\u00e8s la premi\u00e8re ann\u00e9e de leur mandat, \u00e0 \u00e9mettre une opinion qui soit \u00e9tay\u00e9e par des \u00e9l\u00e9ments probants suffisants. L\u2019exercice est donc d\u00e9licat, assez complexe, mais r\u00e9alisable. Rien ne s\u2019oppose \u00e0 ce que les h\u00f4pitaux puissent viser les objectifs que de tr\u00e8s nombreux organismes, publics ou priv\u00e9s, ont atteints depuis longtemps.<\/p>\n