

{"id":25841,"date":"2016-09-06T14:43:53","date_gmt":"2016-09-06T12:43:53","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=25841"},"modified":"2018-03-06T16:20:42","modified_gmt":"2018-03-06T15:20:42","slug":"laudit-des-dossiers-medicaux","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/laudit-des-dossiers-medicaux\/","title":{"rendered":"L\u2019audit des dossiers m\u00e9dicaux"},"content":{"rendered":"<span class=\"span-reading-time rt-reading-time\" style=\"display: block;\"><span class=\"rt-label rt-prefix\">Temps de lecture\u00a0: <\/span> <span class=\"rt-time\"> 6<\/span> <span class=\"rt-label rt-postfix\">minutes<\/span><\/span><p>Le dossier m\u00e9dical est le lieu de recueil et de conservation des informations administratives, m\u00e9dicales et param\u00e9dicales, formalis\u00e9es et actualis\u00e9es, enregistr\u00e9es pour tout patient accueilli, \u00e0 quelque titre que ce soit, dans un \u00e9tablissement de sant\u00e9\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(1)<\/sup>. Outil de r\u00e9flexion, de synth\u00e8se, de planification et de recherche, le dossier m\u00e9dical doit assurer la tra\u00e7abilit\u00e9 de toutes les actions effectu\u00e9es. V\u00e9ritable enjeu et r\u00e9f\u00e9rence en cas de litige ou d\u2019expertises, sa pertinence et son exhaustivit\u00e9 sont des indicateurs de la qualit\u00e9 de soins et de prise en charge, et donc de la satisfaction du patient\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(2)<\/sup>.<\/p>\n<h1>Mat\u00e9riel et m\u00e9thodes<\/h1>\n<p>Du 1<sup>er<\/sup> au 15 mai 2015, les dossiers m\u00e9dicaux du service de pneumologie du CHU de Brazzaville ont fait l\u2019objet d\u2019un audit. Il s\u2019est agi d\u2019une \u00e9tude transversale \u00e0 vis\u00e9e descriptive, r\u00e9trospective consistant \u00e0 analyser le contenu des dossiers m\u00e9dicaux sur dix ans. Sur la base du nombre total d\u2019admissions, dix dossiers m\u00e9dicaux ont \u00e9t\u00e9 tir\u00e9s au sort par ann\u00e9e de 2005 \u00e0 2014, soit un total de 100 dossiers.<\/p>\n<p>Une grille d\u2019audit du dossier m\u00e9dical a \u00e9t\u00e9 \u00e9labor\u00e9e en s\u2019inspirant de celle de la HAS\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(3)<\/sup>. Cette grille de crit\u00e8res, fruit d\u2019un consensus d\u2019experts, a \u00e9t\u00e9 valid\u00e9e par des exp\u00e9rimentations \u00e0 l\u2019\u00e9chelle internationale. Ce type d\u2019\u00e9tude a \u00e9t\u00e9 retenu pour sa facilit\u00e9 d\u2019organisation, son \u00e9valuation <em>a posteriori<\/em> et son moindre co\u00fbt\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(4)<\/sup>. Les donn\u00e9es ont \u00e9t\u00e9 saisies sur un tableur et analys\u00e9es via un logiciel d\u2019enqu\u00eate. L\u2019analyse descriptive a \u00e9t\u00e9 faite selon les variables pour obtenir la fr\u00e9quence des valeurs Oui et Non.<\/p>\n<h1>R\u00e9sultats<\/h1>\n<h2>Archivage<\/h2>\n<p>Il n\u2019y a ni lieu d\u2019archivage ni d\u2019archiviste d\u00e9di\u00e9. Le lieu de stockage n\u2019est pas adapt\u00e9. Tous les acteurs ont facilement acc\u00e8s aux dossiers pendant le s\u00e9jour du patient. Un registre de dossiers est mis \u00e0 jour quotidiennement.<\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2016_430_01\">tableau 1<\/button><div id=\"enc_2016_430_01\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">tableau 1<\/span><\/p>\n<h2>Archivage du dossier m\u00e9dical<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-25972\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2016\/10\/ill_2016_430_01.png\" alt=\"ill_2016_430_01\" width=\"600\" height=\"226\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2016\/10\/ill_2016_430_01.png 600w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2016\/10\/ill_2016_430_01-300x113.png 300w\" sizes=\"(max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/p>\n<\/div>\n<h2>Tenue g\u00e9n\u00e9rale<\/h2>\n<p>Sur 100 dossiers tir\u00e9s au hasard, 88 ont \u00e9t\u00e9 retrouv\u00e9s, soit un taux de perte de 12\u2009%. Sur ces 88 dossiers, 50 (56,8\u2009%) sont en bon \u00e9tat\u2009; 47 dossiers n\u2019ont pas de r\u00e9f\u00e9rences du service sur chacun de ses documents et 24\u2009% ne comportent pas l\u2019identit\u00e9 du patient sur chacune de ses pi\u00e8ces. Sur 62\u00a0dossiers (70,5\u2009%), l\u2019observation m\u00e9dicale ne comporte pas la date de r\u00e9daction et dans 24 dossiers (27,3\u2009%), le r\u00e9dacteur n\u2019est pas identifi\u00e9.<\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2016_430_02\">tableau 2<\/button><div id=\"enc_2016_430_02\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">tableau 2<\/span><\/p>\n<h2>Le dossier m\u00e9dical<\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-25973\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2016\/10\/ill_2016_430_02.png\" alt=\"ill_2016_430_02\" width=\"600\" height=\"941\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2016\/10\/ill_2016_430_02.png 600w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2016\/10\/ill_2016_430_02-191x300.png 191w\" sizes=\"(max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/p>\n<\/div>\n<h2>Informations sociod\u00e9mographiques<\/h2>\n<p>Sur les dossiers retrouv\u00e9s, trois ne portent pas les nom et pr\u00e9nom du patient. Le sexe est pr\u00e9cis\u00e9 dans 44,3\u00a0% des cas. L\u2019\u00e2ge ou la date de naissance sont not\u00e9s dans 84,4\u2009% des dossiers. Respectivement dans 18 (20,5\u2009%) et 37 (42\u2009%) dossiers, le lieu de r\u00e9sidence et la profession du patient ne sont pas pr\u00e9cis\u00e9s (<em>tableau\u00a02 ci-dessus<\/em>).<\/p>\n<h2>Informations m\u00e9dicales<\/h2>\n<p>La r\u00e9partition des dossiers selon la qualit\u00e9 de l\u2019observation montre que dans 12,5\u2009% (11\u00a0dossiers), le dossier ne comporte pas d\u2019observation m\u00e9dicale. Dans 28 dossiers (31,8\u2009%), le mode d\u2019entr\u00e9e n\u2019est pas pr\u00e9cis\u00e9\u2009; le motif de consultation ou d\u2019hospitalisation est pr\u00e9cis\u00e9 dans 58\u2009% des cas (51 dossiers), ant\u00e9c\u00e9dents et facteurs de risque absents dans 43,2\u2009% des cas (38\u00a0dossiers). Le diagnostic principal et le type de prise en charge pr\u00e9vu ne sont pas pr\u00e9cis\u00e9s dans 45,5\u2009% des cas (40\u00a0dossiers). Seuls 36 dossiers ont b\u00e9n\u00e9fici\u00e9 des mises \u00e0 jour quotidiennes montrant l\u2019\u00e9volution clinique et la prise en charge au cours de l\u2019hospitalisation (<em>tableau\u00a02 ci-dessus<\/em>).<\/p>\n<h2>Informations relatives \u00e0 la sortie<\/h2>\n<p>Soixante dossiers (68,2\u2009%) ne comportent pas les modalit\u00e9s de sortie\u2009; 71 dossiers (80,7\u00a0%) n\u2019ont pas de prescription de sortie. Sur six d\u00e9c\u00e8s mentionn\u00e9s, deux dossiers ne comportaient aucune information s\u2019y rapportant (heure, circonstance) (<em>tableau\u00a02 ci-dessus<\/em>).<\/p>\n<h1>Discussion<\/h1>\n<p>Cette \u00e9tude t\u00e9moigne de la qualit\u00e9 de la tenue du dossier m\u00e9dical dans le service de pneumo-phtisiologie du CHU de Brazzaville. Ces r\u00e9sultats ne peuvent refl\u00e9ter la situation de l\u2019ensemble des formations sanitaires du pays. Le caract\u00e8re r\u00e9trospectif de l\u2019audit a l\u2019avantage d\u2019\u00e9viter des biais li\u00e9s \u00e0 l\u2019observation directe, et l\u2019inconv\u00e9nient d\u2019exposer au risque d\u2019h\u00e9t\u00e9rog\u00e9n\u00e9it\u00e9 des r\u00e9sultats.<\/p>\n<p>Sur l\u2019\u00e9chantillon de 100 dossiers tir\u00e9s au sort sur la base du registre, 88 dossiers ont \u00e9t\u00e9 retrouv\u00e9s, soit un taux de perte de 12\u2009%\u2009 (11,5\u2009% au Burkina Faso\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(5)<\/sup> et en C\u00f4te d\u2019Ivoire\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(6)<\/sup>). Ce taux de perte serait d\u00fb \u00e0 l\u2019absence d\u2019archivage central au CHU. Chaque service est oblig\u00e9 de stocker ses dossiers et les lieux de stockage sont souvent inadapt\u00e9s. Si la centralisation des archives de l\u2019\u00e9tablissement garantit la continuit\u00e9 des soins et sert de r\u00e9f\u00e9rence en cas de probl\u00e8me m\u00e9dico-l\u00e9gal, un tel projet n\u00e9cessite une mobilisation des ressources financi\u00e8res et humaines (local, personnel qualifi\u00e9, proc\u00e9dure de circuit du dossier du patient\u2026). Dans tous les cas, nous sommes d\u2019avis, avec l\u2019Agence nationale pour le d\u00e9veloppement de l\u2019\u00e9valuation m\u00e9dicale (Andem)\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(7)<\/sup>, que la perte d\u2019un dossier est un dysfonctionnement important et que, pour un tel crit\u00e8re, 100\u2009% de dossiers trouv\u00e9s est le standard \u00e0 atteindre.<\/p>\n<p>Sur 88 dossiers retrouv\u00e9s, 38 (43,2\u2009%) ont un support mat\u00e9riel en mauvais \u00e9tat, difficile \u00e0 exploiter. Tout dossier inexploitable est tout aussi handicapant qu\u2019un dossier perdu\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(8)<\/sup>.<\/p>\n<p>Parmi les dossiers retrouv\u00e9s, 24 (27,3\u2009%) ne comportent pas d\u2019identit\u00e9 du patient sur chaque \u00e9l\u00e9ment du dossier et trois ne comportent ni nom ni pr\u00e9nom. L\u2019absence de l\u2019identit\u00e9 sur les dossiers m\u00e9dicaux est souvent source d\u2019erreur th\u00e9rapeutique.<\/p>\n<p>Malgr\u00e9 l\u2019importance clinique du dossier m\u00e9dical et l\u2019engagement de la responsabilit\u00e9 de celui qui l\u2019\u00e9tablit, 24\u00a0dossiers (27,3\u2009%) ne comportent pas l\u2019identit\u00e9 du r\u00e9dacteur. Ramd\u00e9 et al., au Burkina Faso\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(9)<\/sup>, ont trouv\u00e9 675 dossiers sur 800 tir\u00e9s au sort, soit 84,4\u2009% sans mention de l\u2019identit\u00e9 du r\u00e9dacteur. Celle-ci est pourtant un imp\u00e9ratif et un \u00e9l\u00e9ment important de la qualit\u00e9 de la prise en charge\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(10)<\/sup>.<\/p>\n<p>Les modalit\u00e9s d\u2019entr\u00e9e ne sont pas pr\u00e9cis\u00e9es dans 28 dossiers (31,8\u2009%), la date d\u2019entr\u00e9e non mentionn\u00e9e dans 18\u00a0dossiers (20,5\u2009%) et 60 dossiers (68,2\u2009%) sont sans date de sortie. Conna\u00eetre la date d\u2019entr\u00e9e et de sortie d\u2019un patient a pourtant certains int\u00e9r\u00eats\u2009:<\/p>\n<ul>\n<li>plusieurs pathologies sont d\u00e9termin\u00e9es en fonction de leur \u00e9volution dans le temps\u2009;<\/li>\n<li>l\u2019efficacit\u00e9 du traitement administr\u00e9 une fois le diagnostic pos\u00e9\u2009;<\/li>\n<li>la possibilit\u00e9 de l\u2019\u00e9tablissement des frais d\u2019hospitalisation\u00a0;<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dans 42\u2009% des cas (37\u00a0dossiers), la profession du patient n\u2019est pas pr\u00e9cis\u00e9e. La connaissance du milieu socioprofessionnel du patient aide pourtant au diagnostic et \u00e0 la prise en charge, surtout en pneumologie. Une bonne connaissance de l\u2019environnement du patient peut en effet aider \u00e0 stabiliser une pathologie (asthme professionnel) ou \u00e0 \u00e9viter la diss\u00e9mination d\u2019une pathologie infectieuse (tuberculose). Sur l\u2019ensemble des dossiers retrouv\u00e9s, 37 (42\u2009%) ne comportent pas le motif de consultation ou d\u2019hospitalisation. \u00c9tant donn\u00e9 qu\u2019un patient ne peut \u00eatre hospitalis\u00e9 sans motif, la m\u00e9connaissance de l\u2019importance de cet \u00e9l\u00e9ment peut expliquer ces insuffisances.<\/p>\n<p>L\u2019observation m\u00e9dicale \u00e9tait compl\u00e8te dans 40,9\u2009% des dossiers (36\u00a0dossiers\/88)\u2009; dans 46,6\u2009% des dossiers (41\u00a0dossiers\/88), \u00e9tait ins\u00e9r\u00e9 un r\u00e9sum\u00e9 clinique sommaire\u2009; 12,5\u2009% des dossiers (11\u00a0dossiers\/88) \u00e9taient vierges. En tenant compte de ces r\u00e9sultats, il en ressort que 40,9\u2009% des patients de notre \u00e9chantillon auraient b\u00e9n\u00e9fici\u00e9 d\u2019un examen clinique complet et 12\u2009% n\u2019auraient pas \u00e9t\u00e9 examin\u00e9s. Quand on sait que la qualit\u00e9 de l\u2019observation est la cl\u00e9 du dossier m\u00e9dical et l\u2019un des d\u00e9terminants de la qualit\u00e9 de prise en charge des patients\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(11)<\/sup>, seuls 41\u2009% de nos patients auraient b\u00e9n\u00e9fici\u00e9 d\u2019une prise en charge de qualit\u00e9. Par ailleurs, il n\u2019y a aucune explication (sauf la n\u00e9gligence) qui justifierait les 46,6\u2009% des dossiers r\u00e9sum\u00e9s. Que dire des 12,5\u2009% des dossiers vierges\u00a0et des 12\u2009% des dossiers perdus\u2009?<\/p>\n<p>Au CHU de Brazzaville, les observations m\u00e9dicales sont r\u00e9dig\u00e9es par des \u00e9tudiants externes et des internes, puis valid\u00e9es par le m\u00e9decin senior. On con\u00e7oit difficilement que 12,5\u2009% des dossiers aient pu \u00eatre class\u00e9s vierges. Et seuls 5,7\u2009% de dossiers de l\u2019ensemble de notre \u00e9chantillon (88\u00a0dossiers) ont un compte-rendu d\u2019hospitalisation. Les professionnels de sant\u00e9 doivent \u00eatre conscients de l\u2019importance d\u2019un dossier m\u00e9dical exhaustif et bien organis\u00e9, c\u2019est le droit du patient avant d\u2019\u00eatre un outil de soin et de recherche. Le CHU, lieu de formation, est le meilleur endroit pour commencer cette action par l\u2019organisation des cours et s\u00e9minaires autour du dossier m\u00e9dical. L\u2019\u00e9laboration d\u2019un guide d\u2019utilisation du dossier m\u00e9dical, conseill\u00e9 par l\u2019Anaes\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(12)<\/sup>, est en mesure d\u2019\u00e9clairer les professionnels de sant\u00e9 sur leurs responsabilit\u00e9s vis-\u00e0-vis du dossier du patient et sur les moyens de tenir un dossier de qualit\u00e9. Ce guide sera mis \u00e0 disposition de toute personne joignant le service (\u00e9tudiants, interne, m\u00e9decin\u2026). Enfin, parmi les six d\u00e9c\u00e8s relev\u00e9s, deux des dossiers ne comportent pas la date, l\u2019heure et les circonstances du d\u00e9c\u00e8s.<\/p>\n<p>Quand un m\u00e9decin re\u00e7oit un patient, les deux parties s\u2019engagent dans une relation contractuelle, dont le dossier m\u00e9dical est le t\u00e9moin. Plus qu\u2019un enregistrement m\u00e9canique, ce document est le meilleur garant de l\u2019attention que le m\u00e9decin aura port\u00e9e \u00e0 son patient. Si une action en justice est entreprise, le dossier m\u00e9dical sera saisi et, en g\u00e9n\u00e9ral, ce qui n\u2019y est pas not\u00e9 expose au risque de se voir reprocher une absence de r\u00e9alisation\u2009<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(13)<\/sup>.<\/p>\n<p>Le corps m\u00e9dical va \u00eatre de plus en plus confront\u00e9 \u00e0 des plaintes m\u00e9dico-l\u00e9gales o\u00f9 le dossier m\u00e9dical occupera une place tr\u00e8s importante. Ainsi, l\u2019instauration d\u2019un cadre r\u00e9glementaire pour le dossier m\u00e9dical est un facteur essentiel dans l\u2019am\u00e9lioration de sa tenue. Cette r\u00e9glementation doit, \u00e0 l\u2019instar d\u2019autres pays, pr\u00e9ciser un contenu minimal, les droits d\u2019acc\u00e8s au dossier et les conditions de sa conservation.<\/p>\n<h1>Conclusion<\/h1>\n<p>Le pr\u00e9sent travail est une contribution \u00e0 une meilleure tenue des dossiers m\u00e9dicaux dans le service de pneumologie du CHU de Brazzaville. S\u2019il a permis d\u2019observer des donn\u00e9es qualitatives, il a offert aussi de quantifier de nombreuses insuffisances. Sur le plan \u00e9pid\u00e9miologique, la mauvaise tenue de dossiers est source de perte de donn\u00e9es\u2009; sur le plan clinique, un dossier mal tenu est gage d\u2019une prise en charge de mauvaise qualit\u00e9\u2009; sur le plan m\u00e9dico-l\u00e9gal, notre \u00e9tude a permis de montrer \u00e0 quel point le CHU de Brazzaville est vuln\u00e9rable en cas de d\u00e9p\u00f4t de plainte devant les tribunaux. Ce type d\u2019\u00e9tude doit \u00eatre r\u00e9p\u00e9t\u00e9 \u00e0 l\u2019initiative des professionnels eux-m\u00eames, afin de sensibiliser tout acteur concern\u00e9 et suivre l\u2019efficacit\u00e9 des mesures \u00e0 prendre.<\/p>\n<script>function PlayerjsAsync(){} if(window[\"Playerjs\"]){PlayerjsAsync();}<\/script>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le dossier m\u00e9dical est le lieu de recueil et de conservation des informations administratives, m\u00e9dicales et param\u00e9dicales, formalis\u00e9es et actualis\u00e9es, enregistr\u00e9es pour tout patient accueilli, \u00e0 quelque titre que ce soit, dans un \u00e9tablissement de sant\u00e9\u2009(1). Outil de r\u00e9flexion, de synth\u00e8se, de planification et de recherche, le dossier m\u00e9dical doit assurer la tra\u00e7abilit\u00e9 de toutes les actions effectu\u00e9es. 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