{"id":27354,"date":"2014-01-26T17:23:25","date_gmt":"2014-01-26T16:23:25","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=27354"},"modified":"2018-03-07T17:04:12","modified_gmt":"2018-03-07T16:04:12","slug":"se-preparer-a-certification-comptes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/se-preparer-a-certification-comptes\/","title":{"rendered":"Se pr\u00e9parer \u00e0 la certification des comptes"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 7<\/span> minutes<\/span><\/span>

La conduite de projet<\/h1>\n

La pr\u00e9paration \u00e0 la certification des comptes est une d\u00e9marche d\u2019envergure qui impacte pratiquement l\u2019ensemble du p\u00e9rim\u00e8tre de gestion, y compris celui du comptable public, qui a d\u2019ailleurs \u00e9t\u00e9 associ\u00e9 aux groupes de travail. C\u2019est une \u00e9vidence, mais il faut le rappeler, la d\u00e9marche est lourde, consommatrice en temps, mobilisant la quasi-totalit\u00e9 des directions fonctionnelles qui, toutes, ont d\u2019autres priorit\u00e9s et projets \u00e0 conduire en parall\u00e8le. Elle n\u00e9cessite donc d\u2019\u00eatre port\u00e9e par la direction g\u00e9n\u00e9rale, expliqu\u00e9e aux \u00e9quipes, accompagn\u00e9e et structur\u00e9e par une r\u00e9elle conduite de projet r\u00e9active et disponible.<\/p>\n

Accompagn\u00e9 ou non ?<\/h1>\n

Le CHU a rapidement fait le choix d\u2019\u00eatre accompagn\u00e9 par un commissaire aux comptes pour r\u00e9aliser le diagnostic de d\u00e9part et caler le plan d\u2019actions. Sa pr\u00e9sence aux c\u00f4t\u00e9s de l\u2019\u00e9quipe projet dans cette premi\u00e8re phase a aid\u00e9 l\u2019\u00e9tablissement \u00e0 identifier les enjeux, hi\u00e9rarchiser les priorit\u00e9s afin de concentrer les efforts sur l\u2019essentiel. Elle a \u00e9galement facilit\u00e9 la mobilisation des acteurs et sans doute contribu\u00e9 \u00e0 rendre plus acceptable pour les \u00e9quipes concern\u00e9es le surcro\u00eet de travail (formalisation des proc\u00e9dures, cartographie des risques, \u00e9laboration des logigrammes\u2026). Son implication active au sein de certains groupes de travail a permis aussi \u00e0 la direction des finances en charge de la conduite globale du projet de se concentrer sur des aspects plus sp\u00e9cifiques comme la mise en place de la fonction de contr\u00f4le interne, le toilettage de l\u2019\u00e9tat de l\u2019actif, le passage en revue des provisions, la constitution d\u2019une \u00e9bauche de dossier permanent et l\u2019\u00e9laboration d\u2019un outil de suivi du plan d\u2019actions. Certains \u00e9tablissements consid\u00e9reront peut-\u00eatre qu\u2019un accompagnement n\u2019est pas n\u00e9cessaire, et il est sans doute possible de s\u2019en passer selon le degr\u00e9 de maturit\u00e9 ou la taille de la structure, mais l\u2019apport m\u00e9thodologique et la sensibilisation aux attentes et m\u00e9thodes de travail du commissaire aux comptes constituent selon nous une r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e.<\/p>\n

Un travail sp\u00e9cifique sur le toilettage de l\u2019actif immobilis\u00e9 et sur les proc\u00e9dures d\u2019inventaire s\u2019est par ailleurs av\u00e9r\u00e9 n\u00e9cessaire avec l\u2019appui d\u2019un cabinet sp\u00e9cialis\u00e9, sans aller toutefois jusqu\u2019\u00e0 la r\u00e9alisation d\u2019un inventaire physique complet. Le chantier de l\u2019auditabilit\u00e9 du syst\u00e8me d\u2019information fait \u00e9galement l\u2019objet d\u2019une d\u00e9marche aujourd\u2019hui en cours avec le commissaire aux comptes retenu dans la phase initiale du projet. Ces expertises, financ\u00e9es par les cr\u00e9dits d\u2019accompagnement allou\u00e9s aux \u00e9tablissements de la premi\u00e8re vague, se sont av\u00e9r\u00e9es utiles sur deux sujets \u00e0 fort enjeu.<\/p>\n

Actif immobilis\u00e9 et syst\u00e8me d\u2019information, deux chantiers prioritaires<\/h1>\n

L\u2019actif immobilis\u00e9 et le syst\u00e8me d\u2019information constituent certainement, avec le cycle \u00ab recettes \u00bb que nous n\u2019\u00e9voquerons pas ici, les chantiers qui ont mobilis\u00e9 le plus de temps en raison de leur complexit\u00e9.<\/p>\n

L\u2019actif immobilis\u00e9 a \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9 comme un sujet prioritaire en raison de sa volum\u00e9trie et de sa valeur relative dans le bilan. Il fera logiquement l\u2019objet des premiers contr\u00f4les r\u00e9alis\u00e9s par le commissaire aux comptes. En g\u00e9n\u00e9ral, le manque de sinc\u00e9rit\u00e9 de l\u2019actif immobilis\u00e9 tient moins \u00e0 la mauvaise comptabilisation des entr\u00e9es (achats, dons\u2026) qu\u2019\u00e0 celle des sorties (mises au rebut, ventes\u2026), ce qui aboutit \u00e0 gonfler artificiellement l\u2019actif en raison de l\u2019insuffisante comptabilisation des sorties au fil du temps. La d\u00e9marche du CHU d\u2019Angers a \u00e9t\u00e9 double : apurer l\u2019inventaire comptable des \u00e9quipements qui ne devaient plus y figurer et renforcer les proc\u00e9dures de suivi pour les nouvelles immobilisations, en particulier en mati\u00e8re de sortie de l\u2019actif, afin de disposer d\u2019une proc\u00e9dure unique pour l\u2019ensemble du CHU et fiable pour l\u2019avenir.<\/p>\n

Le \u00ab toilettage \u00bb de l\u2019inventaire s\u2019est ainsi traduit par des sorties massives, repr\u00e9sentant environ 10 % de l\u2019actif brut. Les d\u00e9cisions de sortie de l\u2019actif ont \u00e9t\u00e9 op\u00e9r\u00e9es \u00e0 la suite de l\u2019\u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e par un cabinet sp\u00e9cialis\u00e9 \u00e0 l\u2019aide de crit\u00e8res multiples tels que l\u2019anciennet\u00e9 des \u00e9quipements, le rapprochement entre la base comptable et les bases de gestion de parc, notamment les bases de gestion de maintenance assist\u00e9e par ordinateur (GMAO) utilis\u00e9es par les services techniques et le service biom\u00e9dical. D\u2019autres m\u00e9thodes simples ont \u00e9t\u00e9 mises en \u0153uvre : constat d\u2019incoh\u00e9rences sur certains ratios (nombre de lits figurant \u00e0 l\u2019actif par rapport au nombre de chambres exploit\u00e9es, nombre d\u2019ordinateurs par rapport au nombre d\u2019agents, etc.).<\/p>\n

Une fois l\u2019\u00e9tat de l\u2019actif \u00ab nettoy\u00e9 \u00bb, le CHU s\u2019est attach\u00e9 \u00e0 poser les r\u00e8gles d\u2019un syst\u00e8me unifi\u00e9 de suivi des immobilisations permettant d\u2019assurer un suivi r\u00e9gulier et fiable dans le temps en veillant \u00e0 ce que les nouvelles r\u00e8gles mises en \u0153uvre ne soient pas trop complexes au risque de ne pas \u00eatre appliqu\u00e9es. Ainsi, le suivi des immobilisations repose<\/p>\n

d\u00e9sormais\u00a0 sur une proc\u00e9dure uniformisant les pratiques de l\u2019ensemble des services acheteurs. Elle \u00e9tablit une r\u00e8gle commune permettant, \u00e0 partir d\u2019un logigramme, de distinguer ce qui rel\u00e8ve d\u2019une comptabilisation en classe 2 et ce qui rel\u00e8ve d\u2019une comptabilisation en classe 6. La mise \u00e0 jour de l\u2019inventaire comptable a \u00e9galement fait l\u2019objet d\u2019une refonte compl\u00e8te : les outils de gestion de parc (GMAO) qui se sont av\u00e9r\u00e9s les plus fiables pour r\u00e9pertorier les biens immobilis\u00e9s constituent d\u00e9sormais les sources \u00e0 partir desquelles s\u2019effectue la mise \u00e0 jour de l\u2019inventaire des immobilisations, avec la mise en place de rapprochements r\u00e9guliers entre les bases de donn\u00e9es.<\/p>\n

Le syst\u00e8me d\u2019information (SI) et son auditabilit\u00e9 ont eux aussi \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9s comme un axe de travail prioritaire. En effet, le commissaire aux comptes est amen\u00e9 \u00e0 porter un jugement sur le niveau de fiabilit\u00e9 du SI et \u00e0 proc\u00e9der, s\u2019il l\u2019estime n\u00e9cessaire, \u00e0 des tests sur les donn\u00e9es elles-m\u00eames ou sur la r\u00e9alit\u00e9 des contr\u00f4les manuels ou \u00ab embarqu\u00e9s \u00bb. Les applications concern\u00e9es sont prioritairement celles qui concourent \u00e0 l\u2019\u00e9laboration de l\u2019information financi\u00e8re et comptable, mais aussi toutes celles qui y contribuent de mani\u00e8re indirecte et qui sont interfac\u00e9es avec l\u2019application de gestion financi\u00e8re et comptable (GEF). Il suffit de cartographier les applications informatiques utilis\u00e9es pour produire les donn\u00e9es utiles \u00e0 la facturation en partant de la GEF et en remontant jusqu\u2019aux applications m\u00e9tiers en biologie ou en imagerie pour mesurer l\u2019\u00e9tendue et la complexit\u00e9 du probl\u00e8me pos\u00e9. Pour \u00e9viter la noyade, il convient d\u2019abord de s\u2019appuyer sur le Guide m\u00e9thodologique sur l\u2019auditabilit\u00e9 des syst\u00e8mes d\u2019information<\/em> \u00e9dit\u00e9 par la Direction g\u00e9n\u00e9rale de l\u2019offre de soins (DGOS) par circulaire du 21 f\u00e9vrier 2013 qui, certes, est tr\u00e8s dense (100 pages) mais qui offre une multitude d\u2019outils pratiques et d\u2019exemples pour comprendre la d\u00e9marche et les attentes du commissaire aux comptes en mati\u00e8re de SI\u2008(1)<\/sup>.<\/p>\n

Sur ce sujet dans lequel on peut tr\u00e8s vite se perdre, le CHU a \u00e9tabli des priorit\u00e9s \u00e0 partir de la vision du commissaire aux comptes qui nous a accompagn\u00e9s en phase initiale. Il lui a ainsi \u00e9t\u00e9 demand\u00e9 de porter une appr\u00e9ciation en conditions r\u00e9elles sur l\u2019auditabilit\u00e9 du SI et de proc\u00e9der aux \u00ab tests de substance \u00bb qu\u2019il jugerait n\u00e9cessaires pour mesurer son niveau de conformit\u00e9. Cet exercice permet d\u2019\u00e9tablir assez rapidement la liste des documents incontournables et utiles au contr\u00f4le, ainsi que leur forme et leur niveau de d\u00e9tail. La d\u00e9marche n\u2019est pas termin\u00e9e, mais elle a d\u00e9j\u00e0 permis de prioriser la production ou la mise \u00e0 jour de la documentation (cartographie, proc\u00e9dures\u2026), d\u2019am\u00e9liorer l\u2019existant en mati\u00e8re de contr\u00f4les, de pr\u00e9ciser nos exigences avec les \u00e9diteurs et \u00e9ventuellement de repenser certains aspects d\u2019organisation du SI.<\/p>\n

Contr\u00f4leur interne : une fonction nouvelle et permanente<\/h1>\n

La cr\u00e9ation d\u2019un poste p\u00e9renne de contr\u00f4leur interne par red\u00e9ploiement d\u2019un poste devenu vacant \u00e0 la direction des finances a permis, depuis plus d\u2019un an, d\u2019ancrer et de stabiliser la d\u00e9marche de pr\u00e9paration \u00e0 la certification. Le contr\u00f4leur interne au CHU a une double mission : accompagner la d\u00e9marche et proc\u00e9der \u00e0 des contr\u00f4les cibl\u00e9s de la qualit\u00e9 comptable. Recrut\u00e9 en septembre 2012 au CHU, il a particip\u00e9 activement aux travaux de recensement de l\u2019existant (proc\u00e9dures, contr\u00f4les, outils\u2026), de mise \u00e0 jour, de formalisation, de tra\u00e7abilit\u00e9, d\u2019organisation et de conception des contr\u00f4les manquants. Il est d\u00e9sormais identifi\u00e9 comme la personne ressource en mati\u00e8re de centralisation du syst\u00e8me documentaire de la d\u00e9marche de certification des comptes et de m\u00e9thodologie. La centralisation ne consiste pas \u00e0 regrouper tous les documents disponibles en un lieu unique mais \u00e0 savoir s\u2019ils existent, s\u2019ils sont \u00e0 jour et aupr\u00e8s de qui ils sont disponibles. C\u2019est notamment le cas pour les \u00e9l\u00e9ments constitutifs du \u00ab dossier permanent \u00bb qui doit \u00eatre remis au commissaire aux comptes au d\u00e9but de sa mission. Cette fonction est essentielle pour faciliter la prise de connaissance de l\u2019\u00e9tablissement par un auditeur externe. Sur le plan de la \u00ab m\u00e9thodologie \u00bb, le contr\u00f4leur interne est celui qui est capable de conseiller les \u00e9quipes dans le travail de r\u00e9daction et de formalisation des proc\u00e9dures et des contr\u00f4les. Ce travail permet d\u2019uniformiser autant que possible les documents \u00e0 l\u2019\u00e9chelle de l\u2019\u00e9tablissement. Il s\u2019inspire des documents d\u00e9j\u00e0 existants dans certains services et facilite la diffusion des bonnes pratiques vers les services moins avanc\u00e9s en mati\u00e8re de formalisation ou de contr\u00f4le. Ce n\u2019est que sur la base d\u2019une documentation existante, \u00e0 jour, centralis\u00e9e et uniforme que le contr\u00f4leur interne pourra r\u00e9ellement commencer sa mission de contr\u00f4le en r\u00e9alisant des tests sur le respect des proc\u00e9dures \u00e9crites et la r\u00e9alit\u00e9 et l\u2019efficacit\u00e9 des contr\u00f4les mis en place. Ces travaux permettront d\u2019identifier les \u00e9ventuels \u00e9carts entre \u00ab th\u00e9orie des proc\u00e9dures \u00bb et \u00ab r\u00e9alit\u00e9 des pratiques \u00bb. Son travail consistera alors \u00e0 ajuster les proc\u00e9dures et\/ou les pratiques sur la base des \u00e9ventuelles observations formul\u00e9es par le commissaire aux comptes et de travailler plus g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 l\u2019am\u00e9lioration de la ma\u00eetrise des risques comptables et financiers de l\u2019\u00e9tablissement.<\/p>\n

Conclusion<\/h1>\n

La pr\u00e9paration \u00e0 la certification des comptes est une d\u00e9marche exigeante qui demande du temps et des moyens. Elle fait \u00e9merger une fonction nouvelle dans la plupart des h\u00f4pitaux, celle d\u2019un contr\u00f4le interne destin\u00e9 \u00e0 assurer le suivi du dialogue au long cours avec le commissaire aux comptes choisi pour six ans. Elle a la vertu d\u2019amener l\u2019h\u00f4pital \u00e0 r\u00e9interroger ses processus de gestion, ce qui produit du d\u00e9cloisonnement, aide \u00e0 la diffusion des bonnes pratiques et concourt probablement \u00e0 l\u2019am\u00e9lioration de l\u2019efficacit\u00e9. La d\u00e9marche pour autant nous est famili\u00e8re, tr\u00e8s proche par sa m\u00e9thode et ses outils de la d\u00e9marche qualit\u00e9 conduite dans les \u00e9tablissements de sant\u00e9 depuis plusieurs ann\u00e9es sous l\u2019\u00e9gide de la Haute Autorit\u00e9 de sant\u00e9 (HAS). Elle repose sur les m\u00eames principes de formalisation et de documentation des processus, de capitalisation des bonnes pratiques, d\u2019\u00e9valuation et de correction des \u00e9carts. Le commissaire aux comptes s\u2019appuiera sur ce corpus de r\u00e8gles pour effectuer ses contr\u00f4les. Il testera la r\u00e9alit\u00e9 de leur mise en \u0153uvre comme les experts de la HAS le font des proc\u00e9dures en vigueur dans les services de soins. La d\u00e9marche de certification des comptes se distingue n\u00e9anmoins de celle qu\u2019exerce la HAS par le caract\u00e8re permanent du contr\u00f4le exerc\u00e9 par le certificateur et par la fr\u00e9quence de la sanction qui intervient annuellement \u00e0 la cl\u00f4ture de l\u2019exercice. C\u2019est sans doute en cela que la d\u00e9marche introduit un profond changement pour les \u00e9tablissements hospitaliers, qui devront d\u00e9sormais int\u00e9grer au quotidien ce regard ext\u00e9rieur port\u00e9 sur leur gestion.<\/p>\n

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