{"id":33948,"date":"2017-04-01T17:13:36","date_gmt":"2017-04-01T15:13:36","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=33948"},"modified":"2018-03-06T12:00:05","modified_gmt":"2018-03-06T11:00:05","slug":"la-politique-darchivage","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/la-politique-darchivage\/","title":{"rendered":"La politique d\u2019archivage"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 7<\/span> minutes<\/span><\/span>

Depuis plus de dix ans, les textes relatifs aux archives m\u00e9dicales, les contraintes budg\u00e9taires, le d\u00e9ploiement du dossier patient informatis\u00e9 (DPI) ou dossier patient num\u00e9rique (DPN), l\u2019expansion des kilom\u00e9trages lin\u00e9aires d\u2019archives papier n\u00e9cessitent la mise en place d\u2019une politique d\u2019archivage dans les \u00e9tablissements de sant\u00e9.<\/p>\n

L\u2019h\u00e9bergement externalis\u00e9 des archives papier a \u00e9t\u00e9 enfin l\u00e9galis\u00e9. La num\u00e9risation arrive \u00e0 maturit\u00e9 avec la reconnaissance des formats et des intitul\u00e9s de documents. Les dossiers patients int\u00e8grent de plus en plus de dispositions \u00e9manant des patients concernant leur venue \u00e0 l\u2019h\u00f4pital. La reconnaissance de la valeur probante d\u2019une copie num\u00e9rique comportant des donn\u00e9es de sant\u00e9 \u00e0 caract\u00e8re personnel a fait l\u2019objet d\u2019une ordonnance sp\u00e9cifique en janvier 2017\u2009(1)<\/sup>. De plus, la r\u00e9duction des surfaces des archives, lors de la construction de nouveaux h\u00f4pitaux, n\u00e9cessite de mettre en place des solutions de substitution pour externaliser les archives, les r\u00e9duire tout en d\u00e9terminant la surface utile \u00e0 maintenir au sein de l\u2019h\u00f4pital, \u00e0 court et \u00e0 moyen termes, et ce dans le cadre d\u2019une politique d\u2019archivage.<\/p>\n

Toutes ces \u00e9volutions sont \u00e0 prendre en compte dans la politique d\u2019archivage de l\u2019\u00e9tablissement \u2013 politique \u00e0 mettre \u00e0 jour ou \u00e0 r\u00e9diger si elle n\u2019existe pas encore.<\/p>\n

La politique d\u2019archivage<\/h1>\n

La politique d\u2019archivage d\u00e9finit les exigences minimales fonctionnelles, techniques, organisationnelles de s\u00e9curit\u00e9, de num\u00e9risation et d\u2019\u00e9limination, en recherchant des solutions d\u2019archivage op\u00e9rationnelles, fiables et s\u00e9curis\u00e9es. \u00a0Cette politique a pour objectif de conserver la valeur juridique probante aux documents archiv\u00e9s (archives m\u00e9dicales et archives administratives) sur support papier ou support num\u00e9rique. La politique sert aussi \u00e0 ma\u00eetriser les lieux de conservation des archives et leur acc\u00e8s en toute s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n

Ainsi, la politique d\u2019archivage permettra aux \u00e9tablissements \u2013 et \u00e0 terme aux GHT \u2013 de ma\u00eetriser notamment\u00a0:<\/p>\n

    \n
  • l\u2019organisation, le classement et la localisation des documents \u00e0 archiver sur support num\u00e9rique ou papier (archives administratives et m\u00e9dicales)\u2009;<\/li>\n
  • les moyens \u00e0 mettre en \u0153uvre pour garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des documents et leurs valeurs probantes\u2009;<\/li>\n
  • les acc\u00e8s aux archives dans le respect de la l\u00e9gislation et de la r\u00e9glementation en vigueur selon le cycle de vie des documents\u2009;<\/li>\n
  • la gestion de la dur\u00e9e d\u2019utilisation administrative des documents (DUA)\u2009;<\/li>\n
  • la gestion internalis\u00e9e et externalis\u00e9e des archives et leur num\u00e9risation \u00e9ventuelle.<\/li>\n<\/ul>\n

    L\u2019Agence nationale d\u2019appui \u00e0 la performance des \u00e9tablissements de sant\u00e9 et m\u00e9dico-sociaux (Anap) pr\u00e9cise que la politique d\u2019archivage contribue \u00e0 la gouvernance de l\u2019\u00e9tablissement\u2009(2)<\/sup>. Cette politique se doit de prendre en compte les \u00e9volutions techniques, juridiques et \u00e9conomiques de l\u2019internalisation et de l\u2019externalisation des archives, en faisant une distinction entre les archives support papier et support \u00e9lectronique\u2009(3)<\/sup>.<\/p>\n

    En dissociant les textes relatifs au DMP des textes concernant le dossier patient, la loi HPST\u2009(4)<\/sup> et ses d\u00e9crets d\u2019application ont offert une r\u00e9ponse \u00e0 la possibilit\u00e9 l\u00e9gale d\u2019externalisation des archives sur support papier et sur support num\u00e9rique en abrogeant enfin l\u2019obligation pour chaque \u00e9tablissement de conserver les archives m\u00e9dicales au si\u00e8ge de l\u2019\u00e9tablissement\u2009(5)<\/sup>. Cette facult\u00e9 d\u2019externalisation des archives papier, tr\u00e8s utilis\u00e9e par les \u00e9tablissements, faute de place, a \u00e9t\u00e9 institu\u00e9e en \u00e9change d\u2019un contr\u00f4le territorial des archives d\u00e9partementales sur chaque projet de march\u00e9 et accord-cadre d\u2019externalisation. Ainsi, la personne charg\u00e9e du contr\u00f4le scientifique et technique de l\u2019\u00c9tat sur les archives\u2009(6)<\/sup> dispose d\u2019un d\u00e9lai d\u2019un mois pour formuler ses \u00ab\u2009observations\u2009\u00bb sur le projet. En cons\u00e9quence, la signature du march\u00e9 ou de l\u2019accord-cadre d\u2019externalisation ne peut intervenir qu\u2019\u00e0 l\u2019expiration de ce d\u00e9lai\u2009(7)<\/sup>\u2009\u2013 d\u00e9lai qu\u2019il faut int\u00e9grer dans le cadre du processus de passation du march\u00e9 ou de l\u2019accord-cadre d\u2019externalisation.<\/p>\n

    La politique d\u2019archivage doit prendre en compte les\u00a0\u00e9volutions techniques, juridiques et \u00e9conomiques de l\u2019internalisation et\u00a0de l\u2019externalisation des archives, en faisant une distinction entre les\u00a0supports papier et \u00e9lectronique.<\/p><\/blockquote>\n

    Les dispositions \u00e9manant de chaque patient<\/h1>\n

    La loi Sant\u00e9 2016\u2009(8)<\/sup> et ses textes d\u2019application ont compl\u00e9t\u00e9 la liste des dispositions \u00e9manant de chaque patient qui doivent figurer dans les dossiers patients sans \u00eatre ignor\u00e9es du corps soignant, surtout en cas d\u2019acc\u00e8s et de communication du dossier patient. Parmi ces dispositions, il faut notamment distinguer les directives anticip\u00e9es\u2009(9)<\/sup> concernant la volont\u00e9 de la personne sur les d\u00e9cisions m\u00e9dicales relatives \u00e0 sa fin de vie et en cas d\u2019accident ou d\u2019affection graves concernant notamment les conditions de la poursuite, de la limitation, de l\u2019arr\u00eat ou du refus de traitements ou d\u2019actes m\u00e9dicaux dans le cas o\u00f9 elle ne serait plus en capacit\u00e9 de s\u2019exprimer.<\/p>\n

    Le mod\u00e8le de directives anticip\u00e9es\u2009(10)<\/sup> semble int\u00e9grer d\u00e9sormais\u00a0:<\/p>\n

      \n
    • l\u2019identification de la personne de confiance\u2009(11)<\/sup>\u2009;<\/li>\n
    • la demande du patient concernant la s\u00e9dation profonde et continue pour \u00e9viter toute souffrance et toute obstination d\u00e9raisonnable\u2009(12)<\/sup>.<\/li>\n
    • En revanche, rien ne semble pr\u00e9ciser dans ce mod\u00e8le si les dispositions suivantes font partie des directives anticip\u00e9es ou des informations \u00e0 faire figurer directement dans le dossier\u00a0:<\/li>\n
    • le refus de la part d\u2019un mineur de communiquer certaines informations au(x) d\u00e9tenteur(s) de l\u2019autorit\u00e9 parentale\u2009(13)<\/sup>\u2009;<\/li>\n
    • l\u2019opposition du patient \u00e0 l\u2019\u00e9change et au partage d\u2019informations le concernant (m\u00e9decin traitant par exemple)\u2009(14)<\/sup>\u2009;<\/li>\n
    • le refus de communiquer certaines informations (volont\u00e9 contraire) en cas de d\u00e9c\u00e8s, c\u2019est-\u00e0-dire l\u2019opposition de communication des informations aux ayants droit, au concubin ou au partenaire li\u00e9 par pacte civil de solidarit\u00e9 (15)<\/sup>\u2009;<\/li>\n
    • l\u2019opposition, en cas de diagnostic ou de pronostic graves, de communication \u00e0 la famille, aux proches de la personne malade, \u00e0 la personne de confiance\u2009(16)<\/sup>.<\/li>\n<\/ul>\n

      \u00c0 ces dispositions, il faut ajouter celles relatives au don d\u2019organes aujourd\u2019hui facilit\u00e9, sauf refus mentionn\u00e9 express\u00e9ment au registre national des refus pour le don d\u2019organes g\u00e9r\u00e9 par l\u2019Agence de la biom\u00e9decine\u2009(17)<\/sup>. Ces dispositions obligent \u00e0 effectuer une mise \u00e0 jour r\u00e9guli\u00e8re de ces informations \u00e0 destination des corps soignants et du m\u00e9decin du DIM afin qu\u2019aucune erreur ne soit commise par l\u2019\u00e9tablissement en cas d\u2019acc\u00e8s au dossier ou de communication du dossier papier.\u00a0La diligence en la mati\u00e8re devient une r\u00e8gle qui n\u00e9cessite que le dossier patient papier contienne bien ces dispositions facilement accessibles en fonction du parcours du patient et non d\u00e9tachables du dossier.<\/p>\n

      Dans le cadre du dossier informatis\u00e9, le responsable des traitements est \u00e9galement concern\u00e9 pour garantir\u2009(18)<\/sup> l\u2019accessibilit\u00e9, en cas d\u2019acc\u00e8s au dossier patient ou en cas de transmission du dossier \u00e0 un autre \u00e9tablissement, en fonction du parcours patient, dans le respect du secret m\u00e9dical. L\u2019outil informatique de gestion des archives est un passage oblig\u00e9 pour g\u00e9rer \u00e0 la fois\u00a0:<\/p>\n

        \n
      • le regroupement logique du dossier unique\u2009;<\/li>\n
      • le processus de gestion des entr\u00e9es\/sorties des archives\u2009;<\/li>\n
      • le processus d\u2019\u00e9limination afin d\u2019identifier les dossiers arrivant au terme de la DUA (dur\u00e9e d\u2019utilit\u00e9 administrative).<\/li>\n<\/ul>\n

        Cet outil est soit le DPI, soit un logiciel d\u00e9di\u00e9 aux archives papier interfac\u00e9 ou non avec d\u2019autres modules du syst\u00e8me d\u2019information hospitalier. Dans tous les cas, il devra \u00eatre s\u00e9curis\u00e9 pour garantir une enti\u00e8re confidentialit\u00e9.<\/p>\n

        Le classement des archives papier<\/h1>\n

        La r\u00e8gle en mati\u00e8re de classement de dossier papier patient est le dossier unifi\u00e9\u2009(19)<\/sup>. Dans les archives, il est conseill\u00e9 d\u2019archiver les dossiers papier\u00a0:<\/p>\n

          \n
        • par ann\u00e9e de dernier passage \u00e0 l\u2019h\u00f4pital au sein d\u2019un dossier unifi\u00e9 du patient de fa\u00e7on physique, au sein du m\u00eame dossier, toutes sp\u00e9cialit\u00e9s confondues d\u2019hospitalisations et de consultations externes\u2009;<\/li>\n
        • par num\u00e9ro d\u2019identification patient, voire par date de naissance dans chaque ann\u00e9e de passage.<\/li>\n<\/ul>\n

          Ce mode de classement appara\u00eet comme une bonne pratique. M\u00eame si le dossier ne peut \u00eatre class\u00e9 physiquement de fa\u00e7on unifi\u00e9e, le logiciel de gestion des archives sert \u00e0 identifier l\u2019emplacement physique des \u00e9l\u00e9ments qui le composent au sein des archives si le dossier a \u00e9t\u00e9 class\u00e9 par sp\u00e9cialit\u00e9 et ann\u00e9e de passage par exemple.<\/p>\n

          La num\u00e9risation des archives papier est d\u2019actualit\u00e9. Il est important de savoir si le co\u00fbt d\u2019une telle op\u00e9ration est rentable.\u00a0Elle soul\u00e8ve diverses probl\u00e9matiques auxquelles il faut r\u00e9pondre\u00a0:<\/p>\n

            \n
          • Faut-il num\u00e9riser tous les dossiers ou une partie cibl\u00e9e, par exemple\u2009:
            \n– tous les dossiers patients archiv\u00e9s\u00a0? ou les dossiers patients qui reviennent r\u00e9guli\u00e8rement \u00e0 l\u2019h\u00f4pital du fait de leur pathologie\u00a0?
            \n– uniquement les dossiers des patients lorsque lesdits patients reviennent \u00e0 l\u2019h\u00f4pital pour une hospitalisation ou une consultation externe\u00a0?<\/li>\n
          • Faut-il num\u00e9riser en interne ou en externe tout en respectant la s\u00e9curit\u00e9 et la confidentialit\u00e9 des dossiers \u00e0 num\u00e9riser\u00a0?<\/li>\n
          • Comment prouver que les documents num\u00e9ris\u00e9s correspondent \u00e0 la totalit\u00e9 du dossier papier\u00a0?<\/li>\n
          • Quelles comp\u00e9tences pour num\u00e9riser les documents\u00a0?<\/li>\n
          • Si les archives sont externalis\u00e9es, quelle d\u00e9l\u00e9gation possible pour assurer la garantie de num\u00e9risation\u00a0?<\/li>\n
          • Faut-il trier et toiletter les dossiers avant de les num\u00e9riser\u00a0?<\/li>\n
          • Le syst\u00e8me de num\u00e9risation peut-il reconna\u00eetre, pour chaque document, son format, son intitul\u00e9, sa datation\u2009? La r\u00e9ponse repose sur l\u2019organisation du dossier patient papier au sein de l\u2019\u00e9tablissement. La num\u00e9risation a un co\u00fbt, d\u2019o\u00f9 l\u2019utilit\u00e9 en cas de DPI de diminuer progressivement le remplissage des dossiers papier. Ainsi, ce qui existe d\u00e9j\u00e0 en l\u2019\u00e9tat comme documents ou informations informatis\u00e9s dans le DPI n\u2019a pas \u00e0 figurer dans les dossiers papier, par exemple\u00a0:
            \n– les copies inutiles de documents informatis\u00e9s,
            \n– les r\u00e9sultats d\u2019examen horodat\u00e9s figurant dans le DPI se retrouvant en \u00ab\u2009x\u2009\u00bb exemplaires dans le dossier papier en tant que copies inutiles \u2013 les copies inutiles sont un des facteurs de surplus de m\u00e9trages lin\u00e9aires.<\/li>\n<\/ul>\n

            M\u00eame si, logiquement, il para\u00eet simple de trier et de toiletter les dossiers papier avant de les archiver, le temps n\u00e9cessaire \u00e0 ce tri et \u00e0 ce toilettage par les secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux au niveau des copies inutiles et du corps soignant au niveau des documents papier \u00e0 conserver est consid\u00e9rable.\u00a0En revanche, gr\u00e2ce \u00e0 la politique d\u2019archivage, si le d\u00e9ploiement du DPI est ma\u00eetris\u00e9 au niveau des documents \u00e9lectroniques contenus dans le DPI, seuls les documents non num\u00e9riques sont \u00e0 conserver sur support papier. La r\u00e9gression de l\u2019augmentation du volume pour l\u2019avenir s\u2019av\u00e8re incontournable. N\u00e9anmoins, cette r\u00e9gression ne diminuera pas l\u2019espace utile aux archives papier actuelles.<\/p>\n

            Le processus d\u2019\u00e9limination en continu permet de diminuer progressivement le volume des archives papier en s\u2019appuyant sur l\u2019ordonnance de 2017 accordant aux copies de documents num\u00e9ris\u00e9s la\u00a0m\u00eame valeur probante que l\u2019original.<\/p><\/blockquote>\n

            Deux d\u00e9marches \u00e0 faire figurer dans la politique d\u2019archivage concernent, d\u2019une part l\u2019\u00e9limination des dossiers d\u00e8s que la DUA est arriv\u00e9e \u00e0 son terme, d\u2019autre part la num\u00e9risation des dossiers dont la demande est r\u00e9currente afin de diminuer les co\u00fbts de transfert entre l\u2019\u00e9tablissement et le lieu de stockage des archives externalis\u00e9es.\u00a0La num\u00e9risation dispose d\u2019un ensemble d\u2019outils juridiques permettant de num\u00e9riser et de d\u00e9truire. Pour ce faire, la politique d\u2019archivage doit pr\u00e9voir\u00a0:<\/p>\n

              \n
            • un processus d\u00e9taill\u00e9 de num\u00e9risation avec du mat\u00e9riel fiable\u00a0\u2013 processus \u00e0 faire valider par les archives d\u00e9partementales\u2009;<\/li>\n
            • un processus conforme d\u2019\u00e9limination \u00e0 faire valider en m\u00eame temps par les archives d\u00e9partementales. Ce processus d\u2019\u00e9limination en continu permettra de diminuer progressivement le volume des archives papier, en cessant de suivre les recommandations des Archives de France mais en s\u2019appuyant sur la r\u00e9cente ordonnance de 2017\u2009(20)<\/sup> accordant aux copies de documents num\u00e9ris\u00e9s la m\u00eame valeur probante que l\u2019original\u00a0 \u2013 si la num\u00e9risation respecte des conditions strictes impos\u00e9es par les textes (dont la future norme NF Z 42-026\u2009(21)<\/sup>).<\/li>\n<\/ul>\n

              L\u2019externalisation des archives<\/h1>\n

              L\u2019externalisation des archives est une solution ad\u00e9quate pour r\u00e9soudre le manque de place au sein des archives de l\u2019\u00e9tablissement. Par contre, cette solution appara\u00eet co\u00fbteuse si les retours de dossiers sont tr\u00e8s nombreux. La politique d\u2019archivage permettra, selon le choix du corps soignant, de d\u00e9finir des r\u00e8gles pour limiter les retours tout en prenant en compte le passage \u00e0 l\u2019h\u00f4pital du patient. En mati\u00e8re d\u2019externalisation, il appara\u00eet utile d\u2019attirer l\u2019attention des \u00e9tablissements sur le fait que si l\u2019application de gestion des archives de l\u2019archiveur (h\u00e9bergeur) contient des donn\u00e9es de sant\u00e9 \u00e0 caract\u00e8re personnel, cette application ne peut \u00eatre h\u00e9berg\u00e9e chez l\u2019archiveur, mais soit chez un h\u00e9bergeur de donn\u00e9es de sant\u00e9 \u00e0 caract\u00e8re personnel sur support informatique, soit au sein de l\u2019\u00e9tablissement.<\/p>\n

              L\u2019externalisation est une solution \u00e0 envisager pour diminuer les espaces au sein de l\u2019h\u00f4pital, notamment en cas de construction de nouveaux locaux. Toutefois, tant qu\u2019il reste des archives papier aliment\u00e9es par les services, il sera n\u00e9cessaire de disposer de locaux de stockage temporaires. N\u00e9anmoins, une ou plusieurs salles d\u2019archives sont \u00e0 pr\u00e9voir dans le futur h\u00f4pital, au moins pour stocker les entr\u00e9es et les sorties des dossiers papier lors des passages (hospitalisations et consultations, ainsi que les archives \u00e0 num\u00e9riser). Il faut prendre en compte une surface minimale de stockage \u00e0 capacit\u00e9 variable et faire en sorte que l\u2019ann\u00e9e en cours reste \u00e0 l\u2019h\u00f4pital tant que le dossier papier est utilis\u00e9.<\/p>\n

              Lors de la construction de nouveaux h\u00f4pitaux, il importe donc de pr\u00e9voir des locaux d\u2019archives pouvant changer de destination au fur et \u00e0 mesure de la diminution des espaces d\u2019archives. Ainsi, la non-int\u00e9gration des copies inutiles, le d\u00e9ploiement des dossiers patients num\u00e9riques, la num\u00e9risation des dossiers dans l\u2019\u00e9tablissement, li\u00e9s \u00e0 un processus d\u2019\u00e9limination en continu, permet la diminution progressive des kilom\u00e8tres lin\u00e9aires d\u2019archives sur support papier.<\/p>\n