{"id":37727,"date":"2018-04-01T16:12:57","date_gmt":"2018-04-01T14:12:57","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=37727"},"modified":"2018-05-29T05:40:34","modified_gmt":"2018-05-29T03:40:34","slug":"gagner-temps-gagner-autonomie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/gagner-temps-gagner-autonomie\/","title":{"rendered":"Gagner du temps, gagner en autonomie"},"content":{"rendered":"<span class=\"span-reading-time rt-reading-time\" style=\"display: block;\"><span class=\"rt-label rt-prefix\">Temps de lecture\u00a0: <\/span> <span class=\"rt-time\"> 4<\/span> <span class=\"rt-label rt-postfix\">minutes<\/span><\/span><p>\u00abC\u2019<i>est un projet majeur pour l\u2019\u00e9tablissement. On l\u2019attendait depuis longtemps.<\/i>\u2009\u00bb L\u2019avis est partag\u00e9 par le Pr Victor Aboyans, chef du service de cardiologie, et par Alexandre Andr\u00e9, directeur adjoint des services informatiques. Au CHU de Limoges, le d\u00e9ploiement du logiciel de dict\u00e9e num\u00e9rique et de reconnaissance vocale Anticyclone a \u00e9t\u00e9 massif et rapide. Quatorze mois pour \u00e9quiper tous les services de m\u00e9decine et leurs secr\u00e9tariats. Et pour former 500 m\u00e9decins et 300 secr\u00e9taires\u2009!<\/p>\n<p>\u00ab\u2009<i>Nous sommes partis du principe qu\u2019il fallait installer l\u2019outil rapidement pour que tout le monde en b\u00e9n\u00e9ficie. Sa mise en \u0153uvre a des effets sur les organisations, ce qui n\u00e9cessite un accompagnement des deux coordonnatrices des secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux\u2009<\/i>\u00bb, explique La\u00ebtitia J\u00e9hanno, la directrice des relations humaines en charge de la gestion des secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux.<\/p>\n<p>Le mode de production des documents du CHU datait. De quarante ans au moins. Et les cons\u00e9quences \u00e9taient connues de nombreux h\u00f4pitaux\u2009: enregistrements des comptes-rendus des m\u00e9decins perdus, cassettes qui s\u2019accumulent et g\u00e9n\u00e8rent du stress, difficult\u00e9s \u00e0 retrouver les dossiers urgents, etc. Et les m\u00e9decins de ville recevaient des comptes-rendus avec parfois cinq mois de retard\u2009! R\u00e9sultat\u2009: certains d\u2019entre eux adressaient prioritairement leurs patients \u00e0 des \u00e9tablissements priv\u00e9s.<\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2018_255_01\">t\u00e9moignage<\/button><div id=\"enc_2018_255_01\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">t\u00e9moignage<\/span><\/p>\n<h2>Il n\u2019y a plus de courrier en souffrance<\/h2>\n<p>Pour le <b>Pr Victor Aboyans<\/b>, chef du service de cardiologie, le gain de temps consid\u00e9rable gagn\u00e9 au secr\u00e9tariat change les rapports avec les m\u00e9decins de ville. Ceux-ci re\u00e7oivent d\u00e9sormais les comptes-rendus dans un d\u00e9lai rapide.<\/p>\n<p><b><i>Souhaitiez-vous b\u00e9n\u00e9ficier des logiciels<br \/>\nde dict\u00e9e num\u00e9rique et de reconnaissance vocale\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>Oui. Depuis longtemps. Des confr\u00e8res m\u2019en avaient vant\u00e9 les atouts.<\/p>\n<p><b><i>En quoi ces outils ont-ils chang\u00e9 votre travail\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>Cela a d\u2019abord chang\u00e9 les rapports avec mes confr\u00e8res m\u00e9decins de ville. Les comptes-rendus de visite ou d\u2019hospitalisation des patients leur arrivent d\u00e9sormais bien plus vite. Gr\u00e2ce au temps consid\u00e9rable gagn\u00e9 en secr\u00e9tariat, il n\u2019y a plus de courrier en souffrance. Auparavant, il \u00e9tait fr\u00e9quent que mes confr\u00e8res me disent\u2009: \u00ab\u2009<i>Je re\u00e7ois le patient demain et je n\u2019ai pas eu le compte-rendu de sa consultation \u00e0 l\u2019h\u00f4pital<\/i>.\u2009\u00bb Or il me para\u00eet important que le m\u00e9decin de ville obtienne le compte-rendu de consultation ou d\u2019hospitalisation tr\u00e8s vite apr\u00e8s le passage du patient \u00e0 l\u2019h\u00f4pital.<\/p>\n<p><b><i>Quels sont les changements observ\u00e9s<br \/>\n\u00e0 l\u2019int\u00e9rieur de votre service, chez vos confr\u00e8res\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>La dict\u00e9e analogique cr\u00e9ait des travers. Mes confr\u00e8res et moi avions par exemple deux types de cassettes\u2009: celles d\u00e9di\u00e9es aux dossiers urgents, et les autres, ce qui ne facilitait pas la t\u00e2che des secr\u00e9taires lorsqu\u2019elles devaient retrouver un patient. Le logiciel a permis de simplifier la proc\u00e9dure de gestion des priorit\u00e9s et des urgences.<\/p>\n<p><b><i>Y a-t-il d\u2019autres changements pour le secr\u00e9tariat\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>Oui. D\u2019abord\u2009: la qualit\u00e9 du son. Elle est tr\u00e8s satisfaisante. Les propos sont nets, imm\u00e9diatement audibles. J\u2019ai aussi attir\u00e9 l\u2019attention des secr\u00e9taires sur le fait que leur m\u00e9tier avait chang\u00e9. Depuis l\u2019instauration de la dict\u00e9e num\u00e9rique et de la reconnaissance vocale, j\u2019ai remarqu\u00e9 des fautes de grammaire ou de conjugaison, par exemple, qui n\u2019existaient pas auparavant. La cause en est simple\u2009: \u00e9couter et transcrire des propos n\u2019est pas la m\u00eame chose que de les lire et \u00e9ventuellement les corriger. Cela demande une autre attention.<\/p>\n<p><b><i>L\u2019outil vous semble-t-il facile \u00e0 utiliser\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>Oui, d\u2019autant que nous avons \u00e9t\u00e9 aid\u00e9s par du personnel d\u00e9di\u00e9 qui venait r\u00e9guli\u00e8rement. Mais la simplicit\u00e9 d\u2019utilisation peut nous faire perdre un degr\u00e9 de vigilance\u2009! Lorsque je dicte et que je me concentre sur ce que je vais dire \u00e0 propos du patient, je dois veiller \u00e0 ce que l\u2019enregistrement ait bien d\u00e9marr\u00e9. Reste une am\u00e9lioration \u00e0 apporter\u2009: le petit temps n\u00e9cessaire \u00e0 l\u2019ouverture des dossiers doit \u00eatre r\u00e9duit.<\/p>\n<p><b><i>L\u2019outil a-t-il chang\u00e9 vos relations avec les patients\u2009?<br \/>\nN<\/i><\/b>on. Mais j\u2019ai plaisir \u00e0 fournir au plus vite au patient le document qu\u2019il demande.<\/p>\n<\/div>\n<h1>Le logiciel change le m\u00e9tier de secr\u00e9taire<\/h1>\n<p>On y voit bien plus clair aujourd\u2019hui. Les secr\u00e9taires m\u00e9dicales sont plus autonomes pour organiser leurs activit\u00e9s. \u00ab\u2009<i>Le logiciel permet de mieux objectiver l\u2019activit\u00e9 et de conna\u00eetre l\u2019\u00e9tat d\u2019avancement du compte-\u00adrendu\u2009: dict\u00e9e, mise en forme ou validation<\/i>, poursuit La\u00ebtitia J\u00e9hanno. <i>En cas de retard sur un secteur, on peut prendre des mesures adapt\u00e9es\u2009; le pool des secr\u00e9taires peut intervenir, par exemple.\u2009<\/i>\u00bb<\/p>\n<p>Et le logiciel change le m\u00e9tier de secr\u00e9taire. Avant lui, la secr\u00e9taire \u00e9tait cantonn\u00e9e \u00e0 la frappe. Noy\u00e9e dans les comptes-rendus. Elle avait peu de temps pour accueillir les patients et r\u00e9pondre au t\u00e9l\u00e9phone. Le CHU avait souvent plac\u00e9 des aides-\u00adsoignantes pour effectuer ces t\u00e2ches. Cela aboutissait \u00e0 une organisation segment\u00e9e. Or, avec l\u2019outil Anticyclone, la secr\u00e9taire devient coordinatrice de l\u2019information. Elle prend en charge le patient et g\u00e8re son dossier, comme les aides-soignantes d\u2019ailleurs qui, apr\u00e8s formation, peuvent elles aussi devenir des secr\u00e9taires. Elles se sentent revaloris\u00e9es.<\/p>\n<p>Pour elles et l\u2019ensemble des secr\u00e9taires, le CHU d\u00e9veloppe un parcours modulaire de formations, avec des th\u00e8mes comme la terminologie m\u00e9dicale et les r\u00e8gles de base de la langue fran\u00e7aise. \u00ab\u2009<i>L\u2019int\u00e9gration du nouvel outil nous a pouss\u00e9s \u00e0 revoir toute notre organisation<\/i>, dit La\u00ebtitia J\u00e9hanno. <i>Un accompagnement sur le terrain, et pour chacun, est n\u00e9cessaire afin de s\u2019adapter \u00e0 ces \u00e9volutions.<\/i>\u2009\u00bb Les m\u00e9decins attendaient le logiciel depuis longtemps. Deux services pilotes ont \u00e9t\u00e9 choisis\u2009: l\u2019oncologie, pour la m\u00e9decine, et l\u2019urologie, pour la chirurgie. Car m\u00e9decine et chirurgie n\u2019ont pas tout \u00e0 fait la m\u00eame organisation. Les retours des essais ont \u00e9t\u00e9 tr\u00e8s enthousiastes. Et si les secr\u00e9taires d\u00e9pendent moins des m\u00e9decins, eux-m\u00eames d\u00e9pendent moins d\u2019elles. S\u2019ils doivent donner un compte-rendu urgent au patient d\u00e8s la fin de la consultation, certains, une fois qu\u2019ils l\u2019ont dict\u00e9 en reconnaissance vocale, le mettent en page et le valident sans passer par leur secr\u00e9tariat.<\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2018_255_02\">t\u00e9moignage<\/button><div id=\"enc_2018_255_02\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">t\u00e9moignage<\/span><\/p>\n<h2>Je ne reviendrais pas en arri\u00e8re<\/h2>\n<p>Charge de travail diminu\u00e9e, formation sur mesure, meilleure organisation\u2009: pour <b>Nadine Louic<\/b>, secr\u00e9taire dans le service de chirurgie-urologie du Dr Plainard, les avantages de la dict\u00e9e num\u00e9rique et de la reconnaissance vocale sont nets.<\/p>\n<p><b><i>Votre service a \u00e9t\u00e9 l\u2019un des deux pilotes dans la mise en \u0153uvre de la dict\u00e9e num\u00e9rique et de la reconnaissance vocale. Aviez-vous des appr\u00e9hensions\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>Oui. On craignait les difficult\u00e9s, comme celles connues avec les cassettes\u2009: difficult\u00e9s de reconnaissance de voix, difficult\u00e9s de mots, etc. Or le logiciel s\u2019adapte \u00e0 la voix et \u00e0 la diction de chaque m\u00e9decin. Le son est bien plus net que celui des cassettes. Nous ne stressons plus \u00e0 tenter de deviner des mots. Et puis la formation nous a rassur\u00e9es. Elle est sur-mesure. Nous pouvons appeler les deux coordinateurs ou le service informatique en cas de difficult\u00e9.<\/p>\n<p><b><i>Quels sont les changements apport\u00e9s par le logiciel\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>D\u2019abord la diminution de la charge de travail. L\u2019\u00e9coute des dict\u00e9es \u00e9tait p\u00e9nible\u2009: il fallait couper la cassette pour frapper les mots, puis reprendre le cours de l\u2019enregistrement. Et quand nous recherchions un patient, nous devions remonter au hasard sur la cassette. Or, on peut trouver les comptes-rendus de plus de trente patients sur une m\u00eame cassette\u2009! D\u00e9sormais, chacun d\u2019entre eux a son propre fichier. Et les chirurgiens peuvent nous faire un compte-rendu en direct depuis la petite salle attenant au bloc.<\/p>\n<p><b><i>Ce nouveau logiciel change-t-il l\u2019organisation de votre secr\u00e9tariat\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>Oui. Chacune des secr\u00e9taires a d\u00e9sormais acc\u00e8s \u00e0 tous les courriers des neuf m\u00e9decins et trois internes de notre service, et m\u00eame \u00e0 ceux des autres. Avant, nous ne pouvions g\u00e9rer que ceux de notre m\u00e9decin r\u00e9f\u00e9rent. D\u00e9sormais, sur notre \u00e9cran d\u2019ordinateur, nous avons une vue d\u2019ensemble des comptes-rendus \u00e0 traiter par les coll\u00e8gues. On peut aider celles qui ont du retard ou celles qui tombent malades.<\/p>\n<p><b><i>Votre bilan\u2009?<br \/>\n<\/i><\/b>Les conditions de travail sont franchement plus agr\u00e9ables. Nous nous organisons mieux, avec une id\u00e9e pr\u00e9cise de notre travail de toute la semaine. Et nous avons plus de temps pour pr\u00e9parer la consultation. On ne s\u2019imagine pas tous les petits changements induits. Je ne reviendrais pas en arri\u00e8re.<\/p>\n<\/div>\n<h1>Une grande souplesse d\u2019organisation<\/h1>\n<p>Avant de d\u00e9marrer les deux services pilotes, il a d\u2019abord fallu s\u2019assurer de la compatibilit\u00e9 du logiciel avec la plateforme technique. Il devait s\u2019int\u00e9grer parfaitement au mode de distribution client l\u00e9ger. Cette premi\u00e8re \u00e9tape, importante, a \u00e9t\u00e9 un succ\u00e8s.<\/p>\n<p>Ensuite, une fois les pilotes valid\u00e9s, s\u2019est ouvert le chantier de la formation, \u00e9chelonn\u00e9 sur dix mois. Quatre salles ont \u00e9t\u00e9 sp\u00e9cifiquement am\u00e9nag\u00e9es pour un apprentissage initial de 2\u2009h\u200930. 800 personnes ont \u00e9t\u00e9 form\u00e9es. \u00ab\u2009<i>Nous avons demand\u00e9 que la formation soit imm\u00e9diatement suivie de la mise en application<\/i>, insiste Alexandre Andr\u00e9, directeur adjoint du service informatique. <i>Deux formateurs d\u00e9di\u00e9s, de mon service, et deux d\u2019Anticyclone, pouvaient aider m\u00e9decins et secr\u00e9taires \u00e0 la demande.<\/i>\u2009\u00bb Et sur le terrain, dans chaque service, chaque utilisateur \u00e9tait accompagn\u00e9. Un mois apr\u00e8s leur passage, les formateurs revenaient pour une piq\u00fbre de rappel. \u00ab\u2009<i>Nous avons opt\u00e9 pour une grande souplesse d\u2019organisation. Chaque service, en fonction de ses locaux, de ses habitudes, a choisi la sienne. Le logiciel le permet<\/i>\u2009\u00bb, souligne La\u00ebtitia J\u00e9hanno.<\/p>\n<p>Le sur-mesure concerne aussi les dictionnaires des m\u00e9decins\u2009: chacun d\u2019entre eux a le sien, cr\u00e9\u00e9 \u00e0 partir de l\u2019historique de toutes les consultations de l\u2019ann\u00e9e pr\u00e9c\u00e9dente. Le vocabulaire propre \u00e0 chaque praticien est int\u00e9gr\u00e9, ainsi que son mode de diction. Et si, lors de la relecture, la secr\u00e9taire a un doute sur un mot, elle pourra l\u2019\u00e9couter et le corriger. Lorsqu\u2019il sera prononc\u00e9 \u00e0 nouveau par le m\u00e9decin, le mot sera cette fois-ci correctement transcrit. La secr\u00e9taire participe ainsi activement \u00e0 la construction d\u2019un profil mature.<\/p>\n<blockquote><p>\u2009Le logiciel permet de mieux objectiver l\u2019activit\u00e9 et de conna\u00eetre l\u2019\u00e9tat d\u2019avancement du compte-rendu\u2009: dict\u00e9e, mise en forme ou validation. En cas de retard sur un secteur, on peut prendre des mesures adapt\u00e9es\u2009; le pool des secr\u00e9taires peut intervenir, par exemple.<\/p><\/blockquote>\n<h1>Le gain de temps est consid\u00e9rable<\/h1>\n<p>Le but fix\u00e9 aux m\u00e9decins, d\u2019utiliser la reconnaissance vocale pour la production des documents en coordination avec les secr\u00e9tariats, a \u00e9t\u00e9 clairement atteint\u2009: plus de 90\u2009% l\u2019ont adopt\u00e9e, et le gain de temps est consid\u00e9rable.<\/p>\n<p>Autre atout du logiciel\u2009: il permet de saisir directement en reconnaissance vocale dans le dossier patient informatis\u00e9 (DPI) les observations m\u00e9dicales faites dans les chambres des malades. Elles pourront ensuite \u00eatre utilis\u00e9es pour la r\u00e9daction du compte-rendu d\u2019hospitalisation.<\/p>\n<p>Reste \u00e0 r\u00e9gler le temps d\u2019ouverture et de fermeture des dossiers. Trop long, de l\u2019avis g\u00e9n\u00e9ral. Un travail sur l\u2019interface syst\u00e8me informatique du CHU\u2009\/\u2009logiciel d\u2019Anticyclone devrait y rem\u00e9dier.<\/p>\n<p>Mais \u00ab\u2009<i>c\u2019est la satisfaction qui pr\u00e9vaut<\/i>\u2009\u00bb, se r\u00e9jouit La\u00ebtitia J\u00e9hanno. Des m\u00e9decins de ville ont fait part de leur satisfaction. Et le succ\u00e8s est tel que d\u2019autres services ont demand\u00e9 le logiciel et vont en b\u00e9n\u00e9ficier\u2009: l\u2019unit\u00e9 de m\u00e9decine du travail et les di\u00e9t\u00e9ticiens. Un travail est aussi pr\u00e9vu \u00e0 destination des kin\u00e9sith\u00e9rapeutes malvoyants du CHU.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<hr \/>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignleft wp-image-37729 \" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2018-05-17-\u00e0-16.18.08-300x71.png\" alt=\"\" width=\"363\" height=\"86\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2018-05-17-\u00e0-16.18.08-300x71.png 300w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2018-05-17-\u00e0-16.18.08-768x183.png 768w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2018-05-17-\u00e0-16.18.08-600x143.png 600w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2018-05-17-\u00e0-16.18.08.png 982w\" sizes=\"(max-width: 363px) 100vw, 363px\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>La solution documentaire pour les \u00e9tablissements de sant\u00e9<\/strong><br \/>\nCoordonn\u00e9es<br \/>\n18 bis, chemin Raymond-Retord &#8211; 13821 La Penne-sur-Huveaune<br \/>\n(+33) 4 91 87 71 15 \u2022 <a href=\"http:\/\/www.anticyclone.fr\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">www.anticyclone.fr<\/a><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<script>function PlayerjsAsync(){} if(window[\"Playerjs\"]){PlayerjsAsync();}<\/script>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00abC\u2019est un projet majeur pour l\u2019\u00e9tablissement. 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