{"id":39859,"date":"2019-05-01T10:35:08","date_gmt":"2019-05-01T08:35:08","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=39859"},"modified":"2019-05-14T14:47:32","modified_gmt":"2019-05-14T12:47:32","slug":"dossier-agent","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/dossier-agent\/","title":{"rendered":"Dossier agent"},"content":{"rendered":"<span class=\"span-reading-time rt-reading-time\" style=\"display: block;\"><span class=\"rt-label rt-prefix\">Temps de lecture\u00a0: <\/span> <span class=\"rt-time\"> 5<\/span> <span class=\"rt-label rt-postfix\">minutes<\/span><\/span><p>Les obligations r\u00e9glementaires constituent un catalyseur puissant permettant d\u2019engager la dynamique avec, en perspective, l\u2019\u00e9largissement progressif des dispositifs de d\u00e9mat\u00e9rialisation et la transformation num\u00e9rique du m\u00e9tier\u2009:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>un cadre r\u00e9glementaire tr\u00e8s structur\u00e9<\/strong> encadrant la gestion de plus de 100 types de documents (\u00e9tat civil, \u00e9valuation, paie, discipline, maladie, retraite, d\u00e9cisions et contrats, courriers, RGP, bulletin de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9, dur\u00e9e d\u2019archivage<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(2)<\/sup>, signature \u00e9lectronique\u2026)\u2009;<\/li>\n<li><strong>l\u2019\u00e9mergence de nouvelles contraintes et opportunit\u00e9s<\/strong>\u2009: RGPD, obligations de num\u00e9risation pour la transmission au Tr\u00e9sor public, besoin de partage des informations \u00e0 l\u2019\u00e9chelle des groupements, exigences soci\u00e9tales de tra\u00e7abilit\u00e9 et d\u2019acc\u00e8s, disponibilit\u00e9 des outils de num\u00e9risation de masse et d\u2019archivage, g\u00e9n\u00e9ralisation des outils de mobilit\u00e9\u2026\u2009;<\/li>\n<li><strong>la d\u00e9mat\u00e9rialisation des pi\u00e8ces justificatives de paye vers le Tr\u00e9sor public\u2009<\/strong>: le protocole d\u2019\u00e9change standard (PES) RH est le prolongement direct des protocoles PESV2 qui concernent surtout l\u2019envoi des bordereaux et pi\u00e8ces justificatives concernant les flux financiers recettes et d\u00e9penses. L\u2019extension du protocole au domaine de la GRH impose aux \u00e9tablissements publics d\u2019envoyer sous format num\u00e9rique tous les documents et informations qui permettent de justifier la paie et ses variables<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(3)<\/sup>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ces informations repr\u00e9sentent une part importante du dossier des agents (80\u2009% en moyenne). D\u00e8s lors, si la r\u00e9ponse \u00e0 la contrainte r\u00e9glementaire PES RH est convenablement r\u00e9alis\u00e9e, l\u2019\u00e9tablissement dispose des premi\u00e8res briques pour constituer et alimenter un v\u00e9ritable dossier agent num\u00e9rique. L\u2019ensemble de ces justificatifs doit \u00eatre annex\u00e9 aux fichiers de paie et \u00eatre envoy\u00e9 \u00e0 la Tr\u00e9sorerie en respectant un format standardis\u00e9 (compatible avec l\u2019outil X\u00e9m\u00e9lios). Ainsi, l\u2019envoi des justificatifs d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s constitue une \u00e9tape d\u00e9terminante pour le bon d\u00e9roul\u00e9 du processus de paie\u2009: la date de mise en \u0153uvre obligatoire est en attente, l\u2019ann\u00e9e 2020 \u00e9tant \u00e9voqu\u00e9e. <span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Il est de l\u2019int\u00e9r\u00eat strat\u00e9gique des directions RH responsables des syst\u00e8mes d\u2019information de capitaliser sur cette phase d\u2019initialisation du projet et d\u2019anticiper afin de poser les fondements d\u2019un dossier agent num\u00e9rique et de son impact sur les organisations.<\/p>\n<h1>Le projet PES\u00a0RH<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/h1>\n<p>Ce projet doit \u00eatre int\u00e9gr\u00e9 dans le projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation globale du processus RH.<\/p>\n<p>L\u2019audit de processus est une obligation m\u00e9thodologique pr\u00e9alable et indispensable pour que le projet d\u00e9passe le seul aspect technique et engage une d\u00e9marche globale pour la r\u00e9ussite d\u2019une d\u00e9marche qui doit \u00eatre expliqu\u00e9e et partag\u00e9e dans ses objectifs et ses moyens.<\/p>\n<p>Premier \u00e9l\u00e9ment technique \u00e0 prendre compte\u2009: <strong>les normes de d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/strong>. D\u00e8s les phases de num\u00e9risation avec les scanners, il est imp\u00e9ratif de s\u2019assurer que les documents respectent les normes en vigueur pour obtenir des \u00ab\u2009originaux num\u00e9riques<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(4)\u2009<\/sup>\u00bb, apporter la tra\u00e7abilit\u00e9 dans les processus de traitement des documents num\u00e9riques et s\u2019assurer d\u2019une conformit\u00e9 totale avec l\u2019archivage \u00e9lectronique \u00e0 valeur probatoire<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(5)<\/sup>. C\u2019est uniquement en respectant ces points que l\u2019abandon du papier pourra \u00eatre envisag\u00e9 (en accord avec les archives d\u00e9partementales, tout document des \u00e9tablissements publics constituant une archive publique). Dans le cas contraire, tous les travaux seront r\u00e9alis\u00e9s uniquement pour les besoins de la Tr\u00e9sorerie et ne permettront (jamais) de constituer un dossier agent num\u00e9rique. La figure 1 reprend le fonctionnement du PES RH.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2019_312_01\">Figure 1<\/button><div id=\"enc_2019_312_01\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">figure\u00a01<\/span><\/p>\n<h2><b>Fonctionnement du PES RH<\/b><\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-39861 size-full\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2019-05-13-\u00e0-11.03.22.png\" alt=\"\" width=\"600\" height=\"879\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2019-05-13-\u00e0-11.03.22.png 600w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2019-05-13-\u00e0-11.03.22-205x300.png 205w\" sizes=\"(max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/p>\n<\/div>\n<p>Deuxi\u00e8me \u00e9tape de la conception du projet\u2009: <strong>le processus de signature \u00e9lectronique des documents RH<\/strong>. Dans le prolongement direct de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des justificatifs RH, si l\u2019envoi \u00e0 la Tr\u00e9sorerie peut se satisfaire de la signature des bordereaux PES, la loi exige qu\u2019une signature \u00e0 valeur juridique soit appliqu\u00e9e sur l\u2019ensemble des documents contractuels et sur une part importante des documents RH (d\u00e9cisions, contrats de travail, avenant\u2026). D\u2019autres documents li\u00e9s au parcours des agents n\u00e9cessitent ce type de traitement (conventions de formation, demande de mutation\u2026).<\/p>\n<p>Pour traiter ces probl\u00e9matiques, il est n\u00e9cessaire de disposer d\u2019outils permettant de piloter et d\u2019orchestrer des processus m\u00e9tiers (<i>workflows<\/i>) et d\u2019assurer l\u2019application de signatures \u00e9lectroniques au format eIDAS<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(6)<\/sup>. En fonction des typologies documentaires mais aussi des circuits de signatures, il peut \u00eatre n\u00e9cessaire de m\u00ealer diff\u00e9rentes technologies et niveaux de reconnaissance des signataires\u2026<\/p>\n<p>Apr\u00e8s la d\u00e9mat\u00e9rialisation du document, la deuxi\u00e8me \u00e9tape de la transformation num\u00e9rique des RH passe par l\u2019optimisation et le pilotage de ces circuits de signature en respectant le volet juridique.<\/p>\n<h1>L\u2019obligation de la d\u00e9mat\u00e9rialisation<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/h1>\n<p>La loi Travail 2016 et la loi El Khomri fixent les conditions de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des dossiers agents\u2009: fiches de paye, coffres-forts num\u00e9riques salari\u00e9s\u2026 Selon ces textes, tout le dossier agent devra \u00eatre d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 pour 2020.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<h2><b>La d\u00e9marche du GIP SILPC<\/b><\/h2>\n<p>Afin d\u2019apporter une r\u00e9elle coh\u00e9rence dans cette d\u00e9marche et accompagner le processus de transformation digitale du m\u00e9tier de RH, le SILPC s\u2019appuie sur les premi\u00e8res \u00e9tapes de ces obligations r\u00e9glementaires pour engager une dynamique durable, permettant<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0 <\/span>de r\u00e9pondre aux obligations \u00e0 venir.<\/p>\n<p>La d\u00e9marche port\u00e9e par le SILPC via sa plateforme D\u00e9m@\u2019TIC Sant\u00e9, qui int\u00e8gre un pilotage par les processus m\u00e9tiers et une vision par paliers de la transformation num\u00e9rique, est pr\u00e9sent\u00e9e en figure\u00a02.<\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2019_2312_02\">Figure 2<\/button><div id=\"enc_2019_2312_02\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">figure\u00a02<\/span><\/p>\n<h2><b>La plateforme D\u00e9m@\u2019TIC Sant\u00e9<\/b><\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-39862 size-full\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2019-05-13-\u00e0-11.04.00.png\" alt=\"\" width=\"600\" height=\"404\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2019-05-13-\u00e0-11.04.00.png 600w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2019\/05\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2019-05-13-\u00e0-11.04.00-300x202.png 300w\" sizes=\"(max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><\/p>\n<p><b>La plateforme D\u00e9m@\u2019TIC Sant\u00e9 du SILPC est une plateforme d\u2019int\u00e9gration ind\u00e9pendante et compl\u00e9mentaire des solutions m\u00e9tiers exploit\u00e9es par les \u00e9tablissements ou collectivit\u00e9s territoriales. Ouverte et modulaire, elle int\u00e8gre une grande diversit\u00e9 de modules permettant d\u2019enrichir les outils de ses adh\u00e9rents dans un objectif de coh\u00e9rence, d\u2019interop\u00e9rabilit\u00e9 et de s\u00e9curit\u00e9 - <a href=\"https:\/\/www.silpc.fr\/plateforme-demtic-sant\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">https:\/\/www.silpc.fr\/plateforme-demtic-sant<\/a><span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/b><\/p>\n<\/div>\n<h1>Retour d\u2019exp\u00e9rience<\/h1>\n<h2><b>Le GHT 13<\/b><\/h2>\n<p>Mi-2018, le groupement hospitalier de territoire de Marseille (GHT13) avec son \u00e9tablissement support, l\u2019Assistance publique-H\u00f4pitaux de Marseille (AP-HM), a d\u00e9cid\u00e9 de s\u2019engager dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation de son processus RH. S\u00e9lectionn\u00e9 pour accompagner le projet, le SILPC en a fait son projet pilote pour ce volet Demat RH qui vient compl\u00e9ter l\u2019offre globale de d\u00e9mat\u00e9rialisation apport\u00e9e par sa plateforme D\u00e9m@\u2019TIC Sant\u00e9.<\/p>\n<p>La d\u00e9marche part d\u2019un constat simple\u2009: 80\u2009% des documents constituant le dossier agent proviennent des \u00e9l\u00e9ments li\u00e9s \u00e0 sa paie et, puisqu\u2019il est obligatoire d\u2019envoyer ces documents sous format num\u00e9rique \u00e0 la Tr\u00e9sorerie dans le cadre du PES-RH, autant en profiter pour faire en sorte que tous ces documents entrent directement dans une logique d\u2019archivage \u00e9lectronique \u00e0 valeur probatoire et de constitution d\u2019un r\u00e9el dossier agent num\u00e9rique, avec tous les b\u00e9n\u00e9fices organisationnels rendus alors possibles.<\/p>\n<p>Ce projet, qui concerne environ 20\u2009000 agents et pr\u00e8s de 50\u2009000 dossiers agents, a \u00e9t\u00e9 lanc\u00e9 en septembre\u202f2018. Le SILPC a r\u00e9alis\u00e9 un audit documentaire et de processus sur l\u2019ensemble des secteurs de gestion du dossier agent (bureaux du personnel, paye, formation\u2026) qui a permis de d\u00e9finir le r\u00e9f\u00e9rentiel documentaire. Sur cette base, le SILPC, avec les \u00e9quipes informatiques RH de l\u2019AP\/HM, a mis en place l\u2019environnement technique n\u00e9cessaire \u00e0 la r\u00e9ussite du projet (d\u00e9ploiement des cartes CPS\/CPE pour l\u2019authentification forte des utilisateurs), d\u00e9ploiement et pilotage des scanners (environ 200 scanners).<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>L\u2019\u00e9quipe D\u00e9matique du SILPC s\u2019est employ\u00e9e \u00e0 la mise en place de sa plateforme D\u00e9m@\u2019TIC Sant\u00e9 en adaptant les aspects fonctionnels et de s\u00e9curit\u00e9 propres \u00e0 la gestion des donn\u00e9es RH, puis en r\u00e9alisant le param\u00e9trage des outils (num\u00e9risation, GEID, <i>workflows<\/i>\u2026). C\u2019est \u00e9galement dans ce contexte que, gr\u00e2ce \u00e0 une excellente coop\u00e9ration avec la Direction g\u00e9n\u00e9rale des finances publiques (DGFIP) de la r\u00e9gion PACA pour les sp\u00e9cifications et via ses partenariats avec les industriels du domaine<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(7)<\/sup>, le SILPC a cr\u00e9\u00e9 un module g\u00e9n\u00e9rique permettant de constituer les archives PES RH attendues par le Tr\u00e9sor public en s\u2019appuyant sur les documents num\u00e9ris\u00e9s, collect\u00e9s ou produits dans la GEID Alfresco\u2009: ce module est mis \u00e0 la disposition des adh\u00e9rents en mode <i>open source<\/i>.<\/p>\n<p>Tous les agents des services de RH utilisent dor\u00e9navant la<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span>plateforme D\u00e9m@\u2019TIC Sant\u00e9 pour num\u00e9riser et g\u00e9rer les documents.<\/p>\n<p>Le projet est entr\u00e9 en production pour la paie de janvier\u202f2019 et l\u2019AP-HM a pu r\u00e9pondre positivement et dans les temps aux obligations r\u00e9glementaires tout en lan\u00e7ant de mani\u00e8re globale une v\u00e9ritable d\u00e9marche de d\u00e9mat\u00e9rialisation du dossier agent qui se constitue, ainsi, progressivement.<\/p>\n<p>Les \u00e9tapes suivantes, d\u00e9j\u00e0 engag\u00e9es, mettront en \u0153uvre la signature \u00e9lectronique \u00e0 valeur juridique des documents RH (d\u00e9cisions, contrats, avenants\u2026) et le pilotage de processus m\u00e9tiers (gestion des heures suppl\u00e9mentaires\u2026). Suivront, selon les calendriers \u00e0 d\u00e9terminer, la mise en place des coffres forts num\u00e9riques agents, l\u2019accessibilit\u00e9 directe aux dossiers pour tous les agents, ainsi que le pilotage de nombreux <i>workflows<\/i> sp\u00e9cifiques.<\/p>\n<p>La trajectoire du projet inclut la mise en place d\u2019une visionneuse permettant la repr\u00e9sentation m\u00e9tier des documents et donn\u00e9es sous forme de ligne de carri\u00e8re (module VieViewer RH) ainsi que l\u2019utilisation d\u2019un outil d\u2019analyse de donn\u00e9es de masse (technologies de l\u2019intelligence artificielle du <i>big data<\/i>).<\/p>\n<hr \/>\n<p>Le SILPC est un groupement de coop\u00e9ration sp\u00e9cialis\u00e9 dans les syst\u00e8mes d\u2019information hospitaliers et m\u00e9dico-sociaux. Son origine remonte aux ann\u00e9es 70 et aux syndicats interhospitaliers. Avec plus de 150 collaborateurs, le SILPC intervient aupr\u00e8s de plus de 300 adh\u00e9rents sur l\u2019ensemble du territoire, DROM compris. Non \u00e9diteur, ce groupement de coop\u00e9ration fait de son fondement de structure de mutualisation au service de ses adh\u00e9rents son identit\u00e9 en \u00e9tant en capacit\u00e9 d\u2019intervenir sur l\u2019ensemble des besoins en SI des \u00e9tablissements, dans un esprit d\u2019ouverture et d\u2019int\u00e9gration de multiples solutions offertes par les \u00e9diteurs publics et priv\u00e9s.<\/p>\n<p><b>SILPC<br \/>\n<\/b>2, rue Jean-Monnet 87170 Isle &#8211; <a href=\"http:\/\/www.silpc.fr\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">www.silpc.fr<\/a><br \/>\n<a href=\"mailto:francis.fournereau@silpc.fr\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">francis.fournereau@silpc.fr<\/a> &#8211; 05 55 43 99 00<br \/>\n<a href=\"mailto:alexis.gadenne@silpc.fr\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">alexis.gadenne@silpc.fr<\/a> &#8211; 05 55 43 02 66<\/p>\n<script>function PlayerjsAsync(){} if(window[\"Playerjs\"]){PlayerjsAsync();}<\/script>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les obligations r\u00e9glementaires constituent un catalyseur puissant permettant d\u2019engager la dynamique avec, en perspective, l\u2019\u00e9largissement progressif des dispositifs de d\u00e9mat\u00e9rialisation et la transformation num\u00e9rique du m\u00e9tier\u2009: un cadre r\u00e9glementaire tr\u00e8s structur\u00e9 encadrant la gestion de plus de 100 types de documents (\u00e9tat civil, \u00e9valuation, paie, discipline, maladie, retraite, d\u00e9cisions et contrats, courriers, RGP, bulletin de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9, dur\u00e9e d\u2019archivage(2), signature \u00e9lectronique\u2026)\u2009; l\u2019\u00e9mergence de nouvelles contraintes et opportunit\u00e9s\u2009: RGPD, obligations de&hellip; <\/p>\n","protected":false},"author":23133,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_relevanssi_hide_post":"","_relevanssi_hide_content":"","_relevanssi_pin_for_all":"","_relevanssi_pin_keywords":"","_relevanssi_unpin_keywords":"","_relevanssi_related_keywords":"","_relevanssi_related_include_ids":"","_relevanssi_related_exclude_ids":"","_relevanssi_related_no_append":"","_relevanssi_related_not_related":"","_relevanssi_related_posts":"","_relevanssi_noindex_reason":"","footnotes":""},"categories":[2308,2],"tags":[2123,7297,7296,672],"class_list":["post-39859","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-avis-dexpert","category-gestions-hospitalieres","tag-dematerialisation","tag-donnees-personnelles","tag-dossier-agent","tag-ressources-humaines"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v24.8.1 - 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