

{"id":41567,"date":"2020-04-01T14:31:54","date_gmt":"2020-04-01T12:31:54","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=41567"},"modified":"2020-07-21T15:32:21","modified_gmt":"2020-07-21T13:32:21","slug":"dematerialisation-de-la-chaine-de-la-depense","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/dematerialisation-de-la-chaine-de-la-depense\/","title":{"rendered":"D\u00e9mat\u00e9rialisation de la cha\u00eene de la d\u00e9pense"},"content":{"rendered":"<span class=\"span-reading-time rt-reading-time\" style=\"display: block;\"><span class=\"rt-label rt-prefix\">Temps de lecture\u00a0: <\/span> <span class=\"rt-time\"> 11<\/span> <span class=\"rt-label rt-postfix\">minutes<\/span><\/span><p class=\"p1\"><strong><span class=\"s1\">Cet article a fait l\u2019objet d\u2019une premi\u00e8re publication dans <i>Gestion et finances publiques<\/i>, n\u00b06, nov.-d\u00e9c. 2018, pp.85-92. Merci aux \u00e9ditions Lavoisier pour leur aimable autorisation de reprise du texte.<\/span><\/strong><\/p>\n<p class=\"p5\">Le projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation de la cha\u00eene de la d\u00e9pense au CHU de Nantes a \u00e9t\u00e9 initi\u00e9 d\u00e9but 2016 sous l\u2019impulsion de la direction g\u00e9n\u00e9rale. Le cadrage \u00e9tait ambitieux puisqu\u2019il s\u2019agissait de mettre en place la d\u00e9mat\u00e9rialisation en lien avec des objectifs qui \u00e9taient dans l\u2019air du temps (tel le portail national Chorus Pro) mais encore flous dans leurs cons\u00e9quences concr\u00e8tes.<\/p>\n<h1 class=\"p7\">Enjeux et projets de d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/h1>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">La premi\u00e8re \u00e9tape a \u00e9t\u00e9 de cerner plus finement enjeux et objectifs. Gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019aide des services informatiques du CHU, une cartographie des flux d\u2019information entrants\/sortants et des \u00e9changes d\u00e9j\u00e0 d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s a \u00e9t\u00e9 \u00e9tablie. Sans pr\u00e9tendre \u00e0 l\u2019exhaustivit\u00e9, les flux d\u2019information sortants\/entrants peuvent \u00eatre \u00e0 destination des agents (fiches de paye\u2026), de la m\u00e9decine de ville (courriers de sortie\u2026), des patients (convocations, courriers, avis de sommes \u00e0 payer\u2026), des fournisseurs (commandes, factures), des financeurs (mutuelles, assurance maladie, ARS\u2026) ou encore de la Direction g\u00e9n\u00e9rale des finances publiques (DGFIP &#8211; mandats\u2026). <\/span>En r\u00e9alisant le bilan de ces flux, il est apparu que le CHU avait d\u00e9j\u00e0 trait\u00e9 de nombreux sujets au regard des possibilit\u00e9s technologiques et r\u00e9glementaires actuelles. La concentration des \u00e9ditions papier avait \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9e (courriers vers la m\u00e9decine de ville, paye, ASP, etc.), les commandes r\u00e9currentes \u00e9taient d\u00e9j\u00e0 transmises en format EDI, les \u00e9changes avec l\u2019assurance maladie \u00e9taient tr\u00e8s largement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s (Epmsi, B2, Fides\u2026), tout comme ceux avec les patients (Tipi) ou avec la DGFIP (PES V2). Parmi les enjeux \u00e0 forte volum\u00e9trie et au regard des possibilit\u00e9s r\u00e9glementaires, le principal tenait donc aux relations avec les fournisseurs et, plus particuli\u00e8rement, aux factures (environ 100\u2009000 par an).<\/p>\n<h1 class=\"p7\"><span class=\"s3\">Une strat\u00e9gie simple <\/span>mais insuffisante pour mobiliser<\/h1>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Au regard des impacts ext\u00e9rieurs pr\u00e9vus \u00e0 cette date (arriv\u00e9e de Chorus Pro, appel\u00e9 \u00ab\u2009CPP\u2009\u00bb \u00e0 l\u2019\u00e9poque), la cible visant \u00e0 transmettre les pi\u00e8ces justificatives de la d\u00e9pense (PES-PJ) de fa\u00e7on d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e paraissait \u00e9vidente afin de ne pas remat\u00e9rialiser des documents re\u00e7us en format \u00e9lectronique (<i>graphique\u20091<\/i>).<\/span><\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2020_222_01\">graphique 1<\/button><div id=\"enc_2020_222_01\" class=\"encadre collapse\"><p class=\"p1\"><span class=\"surtitre_enc\">graphique 1<\/span><\/p>\n<h2 class=\"p2\">Circuit commandes\/factures et d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/h2>\n<h3 class=\"p3\">Les opportunit\u00e9s<\/h3>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-41570\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.35.43.png\" alt=\"\" width=\"1628\" height=\"958\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.35.43.png 1628w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.35.43-300x177.png 300w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.35.43-1024x603.png 1024w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.35.43-768x452.png 768w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.35.43-1536x904.png 1536w\" sizes=\"(max-width: 1628px) 100vw, 1628px\" \/><\/p>\n<\/div>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Cependant, cette cible, apparemment simple, devait susciter une forme d\u2019adh\u00e9-sion pour pouvoir \u00eatre mise en \u0153uvre au sein de l\u2019\u00e9tablissement. En effet, dans un contexte tant de surcharge de projets informatiques (dossier patient, Fides, messageries s\u00e9curis\u00e9es, projets nationaux et locaux prioritaires\u2026) que d\u2019\u00e9volutions m\u00e9tier chronophages (certification des comptes, pilotage fin des fonctions supports), les priorit\u00e9s supportables par les \u00e9quipes de l\u2019\u00e9ta-blis-sement \u00e9taient restreintes, tout comme les moyens financiers mobilisables.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Afin de donner une dimension strat\u00e9gique au projet (dit projet \u00ab\u2009C@P\u2009\u00bb, pour d\u00e9mat\u00e9rialisation de la \u00ab\u2009commande au paiement\u2009\u00bb), une ambition \u00e0 la fois r\u00e9aliste et \u00e9chelonn\u00e9e a \u00e9t\u00e9 d\u00e9termin\u00e9e\u2009:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s3\">une premi\u00e8re phase devait permettre d\u2019absorber l\u2019impact Chorus Pro avec PES-PJ en pr\u00e9alable\u2009;<\/span><\/li>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s3\">une seconde devait permettre de capter les gains li\u00e9s \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Cette derni\u00e8re phase \u00e9tait indispensable pour r\u00e9unir les acteurs autour de l\u2019objectif et assurer un retour sur investissement (ROI) li\u00e9 \u00e0 la mobilisation de moyens rares (expertise informatique et m\u00e9tier) ou co\u00fbteux (produits informatiques <i>ad hoc<\/i>). Le ROI identifi\u00e9 reposait sur la mise en place d\u2019un rapprochement automatique (<i>matching<\/i>) des commandes et des factures, gr\u00e2ce \u00e0 la r\u00e9ception de factures nativement num\u00e9riques (Chorus Pro) et \u00e0 la mise en \u0153uvre de la lecture et reconnaissance automatiques de documents (LAD-RAD) permettant un gain de temps de travail (estim\u00e9 \u00e0 35\u2009% du temps de liquidation) au niveau des agents charg\u00e9s des commandes et des liquidations.<\/span><\/p>\n<h1 class=\"p7\"><span class=\"s3\">Une cible souple, en phase avec la culture d\u2019\u00e9tablissement<\/span><\/h1>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">L\u2019une des principales probl\u00e9matiques pos\u00e9es d\u00e8s le d\u00e9part \u00e9tait la d\u00e9termination d\u2019une premi\u00e8re cible g\u00e9n\u00e9rale d\u2019organisation du circuit \u00e0 l\u2019issue de la phase\u20092. Si la d\u00e9finition de cette cible n\u2019a jamais \u00e9t\u00e9 un pr\u00e9requis indispensable au lancement du projet, compte tenu des nombreuses incertitudes techniques et organisationnelles, certaines grandes orientations devaient n\u00e9anmoins \u00eatre trac\u00e9es pour clarifier la m\u00e9thode et les enjeux, et r\u00e9pondre aux questions, voire contestations \u00e9ventuelles.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Les sources d\u2019inspiration et mod\u00e8les \u00e9taient peu nombreux. Les Hospices civils de Lyon (HCL) avaient mis en place, quelques ann\u00e9es auparavant, une gestion automatis\u00e9e du traitement des factures autour d\u2019un service facturier central.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">D\u00e8s le d\u00e9part du projet, il est apparu que la reproduction d\u2019une telle cible au CHU de Nantes aurait eu de nombreux inconv\u00e9nients\u2009: le CHU ayant fait le choix de la d\u00e9centralisation des liquidations et mandatements depuis plusieurs ann\u00e9es, la constitution d\u2019une organisation centralis\u00e9e aurait percut\u00e9 cette strat\u00e9gie et la culture en r\u00e9sultant.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Ainsi, un niveau de rapprochement automatis\u00e9 significatif n\u2019est possible qu\u2019avec un niveau de qualit\u00e9 des commandes \u00e9lev\u00e9. Or, la mise en place d\u2019une organisation distincte entre commandes et factures r\u00e9duit n\u00e9cessairement le c\u00f4t\u00e9 \u00ab\u2009auto-apprenant\u2009\u00bb des organisations et la recherche spontan\u00e9e de la qualit\u00e9 de la commande par les gestionnaires de commande pour r\u00e9duire leur propre temps de traitement des liquidations. Les services facturiers centralis\u00e9s sont, en outre, g\u00e9n\u00e9ralement peu attractifs pour les agents. Le maintien d\u2019une organisation d\u00e9centralis\u00e9e semblait, enfin, plus simple, rapide et acceptable \u00e0 mettre en \u0153uvre sans, pour autant, g\u00e9n\u00e9rer un ROI significativement plus faible que la constitution d\u2019une organisation centralis\u00e9e. Le CHU a donc choisi de ne pas remettre en cause le mod\u00e8le existant mais de cr\u00e9er une cellule \u00ab\u2009l\u00e9g\u00e8re\u2009\u00bb charg\u00e9e d\u2019une supervision transversale (gestion des erreurs informatiques, rejets divers\u2026) et du portage des sujets suppl\u00e9mentaires permis par la d\u00e9mat\u00e9rialisation\u2009: massification du paiement \u00e0 juste date, des escomptes, etc.<\/span><\/p>\n<h1 class=\"p7\"><span class=\"s3\">Un \u00e9tat des lieux pr\u00e9cis<\/span><\/h1>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Sur la base de ces orientations g\u00e9n\u00e9rales, la conf\u00e9rence de direction du CHU a institutionnalis\u00e9 la cr\u00e9ation d\u2019un comit\u00e9 charg\u00e9 du projet (DAF, DSIO, achats-logistique\u2009: Pilnh et pharmacie notamment) et valid\u00e9 son p\u00e9rim\u00e8tre et la d\u00e9marche.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Un audit a \u00e9t\u00e9 men\u00e9 dans 11 secteurs, aupr\u00e8s de 54 gestionnaires de liquidation et de 4 gestionnaires de march\u00e9s, afin de pr\u00e9parer le d\u00e9ploiement du PES-PJ et l\u2019arriv\u00e9e de Chorus Pro. La m\u00e9thode d\u2019audit a consist\u00e9 \u00e0 diffuser un questionnaire type et \u00e0 organiser des rencontres avec chaque secteur. L\u2019\u00e9diteur et l\u2019int\u00e9grateur de notre gestion \u00e9conomique et financi\u00e8re \u00ab\u2009Magh2\u2009\u00bb ont, par ailleurs, appuy\u00e9 l\u2019audit et la phase pr\u00e9paratoire au d\u00e9ploiement.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Malgr\u00e9 des craintes importantes et un calendrier tr\u00e8s r\u00e9duit, le d\u00e9marrage a eu lieu en novembre 2016. Le CHU a finalement rencontr\u00e9 assez peu de difficult\u00e9s en raison\u2009:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s3\">d\u2019une pr\u00e9paration importante (visite d\u2019un site d\u00e9j\u00e0 d\u00e9ploy\u00e9, le CHS Gourmelen \u00e0 Quimper et la tr\u00e9sorerie hospitali\u00e8re de Quimper)\u2009;<\/span><\/li>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s3\">de l\u2019association large des gestionnaires, de la tr\u00e9sorerie et de l\u2019\u00e9diteur\u2009;<\/span><\/li>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s3\">de la r\u00e9union fr\u00e9quente du groupe projet (r\u00e9daction et diffusion de FAQ).<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Par ailleurs, lors de cette premi\u00e8re phase, la philosophie de pr\u00e9paration et de d\u00e9ploiement a \u00e9t\u00e9 de minimiser, autant que possible, les changements organisationnels pour se concentrer sur l\u2019absorption de l\u2019impact Chorus Pro (d\u00e9finition de 12 codes service) et PES-PJ, et de reporter la r\u00e9flexion sur les enjeux forts \u00e0 la phase 2, plus propice \u00e0 la r\u00e9organisation.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Les principaux enjeux du PES-PJ se sont concentr\u00e9s sur la d\u00e9termination des \u00ab\u2009types de pi\u00e8ces jointes (PJ)\u2009\u00bb (163 ramen\u00e9es \u00e0 42), le recensement des besoins en scanners et l\u2019\u00e9quipement en cl\u00e9s de signature \u00e9lectronique. Le service informatique a, par ailleurs, accompagn\u00e9 le d\u00e9marrage sur site, secteur par secteur, instructions m\u00e9tier \u00e0 l\u2019appui, contribuant ainsi grandement \u00e0 un d\u00e9marrage efficace.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">La principale d\u00e9ception des utilisateurs a \u00e9t\u00e9 le report du d\u00e9marrage de Prodige (outil informatique adoss\u00e9 \u00e0 notre GEF, permettant d\u2019exploiter les factures d\u00e9pos\u00e9es sur Chorus Pro) apr\u00e8s le 1<sup>er<\/sup> janvier 2017, pour des raisons de d\u00e9lais de d\u00e9veloppement informatique en lien avec les sp\u00e9cifications Chorus Pro. Comme la tr\u00e8s grande majorit\u00e9 des \u00e9tablissements de sant\u00e9, le CHU de Nantes a donc d\u00e9marr\u00e9 le traitement des factures issues de Chorus Pro par un mode d\u00e9grad\u00e9, consistant en la r\u00e9impression centralis\u00e9e des factures, retransmises ensuite aux services concern\u00e9s par courrier interne.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Gr\u00e2ce \u00e0 la disponibilit\u00e9 de l\u2019\u00e9diteur et de l\u2019int\u00e9grateur, le CHU a cependant pu d\u00e9ployer la solution Prodige d\u00e8s fin mars\u202f2017 afin de b\u00e9n\u00e9ficier de l\u2019ensemble des fonctionnalit\u00e9s permises par Chorus Pro et Prodige.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Comme pour le PES-PJ, l\u2019objectif a \u00e9t\u00e9 de limiter les impacts organisationnels, ce qui a facilit\u00e9 le d\u00e9ploiement de l\u2019outil tout comme la qualit\u00e9 de Prodige qui a, par ailleurs, vu ses fonctionnalit\u00e9s s\u2019accro\u00eetre rapidement. Afin de faciliter le d\u00e9ploiement des modes op\u00e9ratoires, FAQ et bonnes pratiques ont \u00e9t\u00e9 diffus\u00e9es largement aux gestionnaires, l\u2019outil impactant tout de m\u00eame notablement les habitudes et fa\u00e7ons de proc\u00e9der.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s4\">Fin 2017, plus de 10\u2009000 factures avaient \u00e9t\u00e9 trait\u00e9es sur Chorus Pro et divers gains avaient d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 capt\u00e9s (\u00e9dition et signature des bordereaux, rapprochements automatiques permis par Prodige), malgr\u00e9 quelques contraintes suppl\u00e9mentaires (segmentation des bordereaux, lenteurs ponctuelles) gr\u00e2ce \u00e0 la mobilisation notable d\u2019une \u00e9quipe pilote resserr\u00e9e et particuli\u00e8rement impliqu\u00e9e.<\/span><\/p>\n<h1 class=\"p7\"><span class=\"s3\">R\u00e9organisation et gains <\/span><\/h1>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Dans ce contexte, l\u2019\u00e9quipe projet s\u2019est \u00e9largie pour initier la phase 2 qui devait g\u00e9n\u00e9rer des gains d\u2019efficience compensant les co\u00fbts (humains et informatiques) engag\u00e9s par l\u2019\u00e9tablissement.<\/span><\/p>\n<h2 class=\"p8\"><span class=\"s3\">Trois types de gains identifi\u00e9s<\/span><\/h2>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s5\">La suppression de l\u2019archivage des factures papier,<\/span><span class=\"s6\"> gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019archivage num\u00e9rique \u00e0 valeur probante (via l\u2019outil ORC), selon l\u2019instruction SIAF du 30\u202fjuin 2017. Dans la mesure o\u00f9 les fichiers transmis num\u00e9riquement \u00e0 la tr\u00e9sorerie sont tous archiv\u00e9s automatiquement dans l\u2019outil ORC fourni gratuitement par le minist\u00e8re des Finances et restent accessibles \u00e0 l\u2019ordonnateur, il n\u2019est th\u00e9oriquement plus n\u00e9cessaire de les conserver. Ce processus doit \u00eatre pr\u00e9alablement valid\u00e9 et la destruction autoris\u00e9e par le service d\u00e9partemental des archives de France (SDAF). D\u00e8s le d\u00e9part du projet, certaines PJ ont cependant \u00e9t\u00e9 cibl\u00e9es comme ne devant pas \u00eatre d\u00e9truites\u2009: march\u00e9s, factures d\u2019investissement importantes (chantiers de travaux, etc.).<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s7\">L\u2019automatisation accrue des factures re\u00e7ues num\u00e9riquement<\/span><span class=\"s3\">. Ce type de factures devait toujours \u00eatre valid\u00e9 deux fois dans notre GEF (module Prodige puis Magh2) et les utilisateurs \u00e9taient en attente de la mise \u00e0 disposition de nouvelles fonctionnalit\u00e9s pour \u00e9viter cela. Compte tenu des enjeux, ces derni\u00e8res devaient n\u00e9anmoins \u00eatre pr\u00e9alablement \u00e9valu\u00e9es et supervis\u00e9es par la cellule C@P.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s8\">L\u2019\u00e9largissement du p\u00e9rim\u00e8tre des factures trait\u00e9es automatiquement.<\/span> Fin 2017, environ 10\u2009000 factures avaient \u00e9t\u00e9 re\u00e7ues num\u00e9riquement dans Chorus Pro, pour 90\u2009000 en format papier. Or, les factures re\u00e7ues num\u00e9riquement (via Chorus Pro\/Prodige) sont rapproch\u00e9es automatiquement des commandes- par l\u2019outil fourni par l\u2019\u00e9diteur. Il a donc \u00e9t\u00e9 d\u00e9cid\u00e9 de recourir \u00e0 une prestation de LAD-RAD pour scanner les factures du CHU, en reconna\u00eetre le contenu informatiquement puis les restituer en format Chorus Pro. Dans la mesure o\u00f9 l\u2019outil Prodige permettait d\u2019int\u00e9grer des factures issues de Chorus Pro, il ne devait pas y avoir d\u2019obstacle majeur \u00e0 l\u2019int\u00e9gration suppl\u00e9mentaire de factures originellement papier mais restitu\u00e9es dans ce format.<\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s4\">Le choix d\u2019une prestation ext\u00e9rieure n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 une d\u00e9cision simple. En effet, le CHU avait historiquement exp\u00e9riment\u00e9 des solutions internalis\u00e9es de LAD-RAD et de rapprochement automatique (projet Rapid) qui, pour de multiples raisons, n\u2019avaient pu \u00eatre g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9es. Parall\u00e8lement, il s\u2019est av\u00e9r\u00e9 que l\u2019outil Prodige satisfaisait les utilisateurs et offrait des fonctionnalit\u00e9s m\u00e9tier tr\u00e8s adapt\u00e9es. Au regard des comp\u00e9tences particuli\u00e8res n\u00e9cessaires pour la LAD-RAD, de la complexit\u00e9 d\u2019une internalisation (disponibilit\u00e9 des \u00e9quipes informatiques, \u00ab\u2009fen\u00eatres\u2009\u00bb de d\u00e9ploiement peu nombreuses et r\u00e9duites, temps d\u2019appropriation des mod\u00e8les) et du mod\u00e8le \u00e9conomique du march\u00e9 (facturation au volume\/\u00e0 la page), le CHU a choisi de recourir \u00e0 une entreprise sp\u00e9cialis\u00e9e. Il s\u2019est ult\u00e9rieurement av\u00e9r\u00e9 que le choix de ce sc\u00e9nario a aussi \u00e9t\u00e9 celui pouss\u00e9 par l\u2019\u00c9tat pour son propre compte. Cependant, en parall\u00e8le, le CHU poursuit la mobilisation des fournisseurs \u00e0 l\u2019utilisation de Chorus Pro, gratuit, install\u00e9 et mis \u00e0 jour par l\u2019Agence pour l&#8217;informatique financi\u00e8re de l&#8217;\u00c9tat, et qui archive automatiquement les factures pendant dix\u202fans.<\/span><\/p>\n<h2 class=\"p8\"><span class=\"s3\">Un circuit des factures red\u00e9fini<\/span><\/h2>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Sur la base de cette strat\u00e9gie, le CHU a d\u00e9fini un circuit cible pour les factures papier (le traitement des factures nativement Chorus restant inchang\u00e9). Le CHU a choisi de ne pas modifier l\u2019adresse postale d\u2019arriv\u00e9e des factures (alors que les prestataires proposent habituellement la mise en place d\u2019une bo\u00eete postale), afin\u2009:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li class=\"p6\">d\u2019accro\u00eetre le gain de la LAD-RAD (\u00e0 d\u00e9faut, d\u00e9lais \u00e0 pr\u00e9voir pour que les fournisseurs soient inform\u00e9s et transmettent les factures au prestataire)\u2009;<\/li>\n<li class=\"p6\">de limiter les changements culturels qui peuvent contrecarrer l\u2019efficacit\u00e9 d\u2019un d\u00e9ploiement (par exemple l\u2019habitude, non indispensable, de \u00ab\u2009signer\u2009\u00bb certaines factures\u2009; tris particuliers, etc.)\u2009;<\/li>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s4\">de permettre de s\u00e9parer les documents, notamment ceux \u00e0 ne pas d\u00e9truire (factures exceptionnellement importantes), ceux qui n\u2019apportent pas ou peu de b\u00e9n\u00e9fice \u00e0 \u00eatre reconnus (avoirs, factures hors zone euro) ou les factures \u00e0 traiter en urgence (circuit manuel toujours possible pour b\u00e9n\u00e9ficier de l\u2019escompte par exemple).<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Les documents sont ensuite centralis\u00e9s aupr\u00e8s du local vaguemestre de fa\u00e7on hebdomadaire, puis enlev\u00e9s par le prestataire qui les num\u00e9rise et les restitue en format Chorus Pro dans l\u2019outil Prodige. Les documents papier sont restitu\u00e9s au CHU qui s\u2019assurera de leur destruction, sous r\u00e9serve de l\u2019aval du SDAF.<\/span><\/p>\n<h2 class=\"p8\"><span class=\"s3\">Une supervision centralis\u00e9e du dispositif<\/span><\/h2>\n<p class=\"p6\">Parall\u00e8lement \u00e0 ce nouveau circuit, et sans remettre en cause la gestion d\u00e9centralis\u00e9e des liquidations, il est paru indispensable de mettre en place une supervision centralis\u00e9e du dispositif afin de garantir certains enjeux et objectifs transversaux, notamment\u2009:<\/p>\n<ul>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s3\">la supervision du processus de LAD-RAD (relation fournisseur, organisation des enl\u00e8vements, gestion des retours\/erreurs, centralisation documentation, tarification, statistiques, etc.)\u2009;<\/span><\/li>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s3\">la supervision du fonctionnement de Prodige\/Chorus Pro (animation avec les gestionnaires orient\u00e9s contr\u00f4le interne\/certification comptable\u2009: garantir l\u2019exhaustivit\u00e9 du traitement des factures, mettre \u00e0 jour le plan blanc en cas de panne informatique, suivre la validation automatique factures, etc.)\u2009;<\/span><\/li>\n<li class=\"p6\"><span class=\"s3\">la supervision du processus d\u2019archivage num\u00e9rique (v\u00e9rifier la livraison des factures archiv\u00e9es, la mise \u00e0 disposition des factures dans ORC, enclencher le processus de demande de destruction aux Archives de France, etc.)\u2009;<\/span><\/li>\n<li class=\"p6\">la r\u00e9alisation de gains d\u2019efficience permis par la centralisation comme le paiement \u00e0 juste date (c\u2019est-\u00e0-dire au niveau du d\u00e9lai l\u00e9gal), car l\u2019automatisation des liquidations r\u00e9duit spontan\u00e9ment les d\u00e9lais de paiement (ce qui peut satisfaire certaines collectivit\u00e9s mais qui n\u2019est pas un objectif dans la plupart des h\u00f4pitaux pour lesquels l\u2019optimisation du BFR est un enjeu fort), voire la massification de l\u2019escompte.<\/li>\n<\/ul>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2020_222_02\">graphique 2<\/button><div id=\"enc_2020_222_02\" class=\"encadre collapse\"><p class=\"p1\"><span class=\"surtitre_enc\">graphique 2<\/span><\/p>\n<h2 class=\"p2\">Maintien d\u2019un fonctionnement mixte<\/h2>\n<h3 class=\"p3\">Sans centralisation mais avec supervision centrale<\/h3>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-41571\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.36.42.png\" alt=\"\" width=\"1688\" height=\"944\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.36.42.png 1688w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.36.42-300x168.png 300w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.36.42-1024x573.png 1024w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.36.42-768x429.png 768w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2020\/05\/Capture-d\u2019e\u0301cran-2020-05-13-a\u0300-14.36.42-1536x859.png 1536w\" sizes=\"(max-width: 1688px) 100vw, 1688px\" \/><\/p>\n<\/div>\n<h2 class=\"p8\"><span class=\"s3\">Une mise en \u0153uvre rapide via un prestataire exp\u00e9riment\u00e9<\/span><\/h2>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Apr\u00e8s une phase de consultation sur la base d\u2019un cahier des charges et une phase de discussion avec les candidats, un prestataire est retenu pour mettre en place le sc\u00e9nario cible.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\">Gr\u00e2ce \u00e0 une communication interne forte, d\u00e9marr\u00e9e d\u00e8s d\u00e9but d\u00e9cembre\u202f2017 et une pr\u00e9paration en amont avec l\u2019implication de tous les secteurs concern\u00e9s, la prestation a commen-c\u00e9 en avril\u202f2018 pour un d\u00e9marrage effectif des premiers secteurs le 20\u202fjuin 2018 (s\u00e9quencement en trois temps espac\u00e9s d\u2019une semaine). La r\u00e9activit\u00e9 forte du prestataire sur la mod\u00e9lisation des factures et sur les adaptations du format de restitution des donn\u00e9es avec le concours actif de nos autres prestataires a garanti un d\u00e9marrage avant l\u2019\u00e9t\u00e9 comme souhait\u00e9 par le CHU. Les probl\u00e8mes informatiques rencontr\u00e9s ont \u00e9t\u00e9 rapidement r\u00e9solus ou se sont av\u00e9r\u00e9s anecdotiques. Au 1<sup>er<\/sup>\u202fseptembre 2019, 35 464 factures ont \u00e9t\u00e9 scann\u00e9es et reconnues par le prestataire.<\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Toutefois, la mise en place de la massification du rapprochement automatique des factures par C@P et la soci\u00e9t\u00e9 prestataire montre que nous \u00ab\u2009passons \u00e0 c\u00f4t\u00e9\u2009\u00bb de pas mal de <i>matchings<\/i> potentiels car la base fournisseurs n\u2019est pas \u00e0 jour\u2009: de nombreux fournisseurs sont d\u00e9doubl\u00e9s\/quadrupl\u00e9s avec le m\u00eame Siret, limitant ainsi les possibilit\u00e9s de rapprochement (le logiciel prend le premier qu\u2019il trouve). Le CHU a donc enclench\u00e9 une mise \u00e0 jour de sa base fournisseurs en priorisant les secteurs \u00e0 enjeux afin d\u2019augmenter le rapprochement automatis\u00e9.<\/span><\/p>\n<h2 class=\"p8\"><span class=\"s3\">Des gains rapides qui ont cr\u00e9dibilis\u00e9 la d\u00e9marche<\/span><\/h2>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s6\">Cette strat\u00e9gie globale a permis de concr\u00e9tiser assez rapidement les gains identifi\u00e9s en amont. Les gestionnaires de commandes et de liquidation n\u2019ont plus besoin d\u2019enregistrer les factures, de les liquider (si rapprochement), de les scanner ni d\u2019en assurer un tri et un archivage.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Les missions des agents gestionnaires sont recentr\u00e9es sur les t\u00e2ches \u00e0 forte valeur ajout\u00e9e (qualit\u00e9 des commandes et r\u00e9f\u00e9rentiels, gestion des litiges). Chaque service s\u2019est r\u00e9organis\u00e9 \u00e0 sa convenance pour capter au mieux les gains identifi\u00e9s et quantifi\u00e9s. L\u2019impact estim\u00e9 prudemment a \u00e9t\u00e9 \u00e9tabli \u00e0 hauteur d\u2019un gain de 20\u2009% de temps sur le traitement des factures, soit un \u00e9quivalent de 7 ETP et un besoin de 2 TP pour superviser le nouveau processus. Globalement, les secteurs se sont r\u00e9organis\u00e9s et ont pu anticiper efficacement les changements (information des instances, diffusion d\u2019un document institutionnel d\u2019information, red\u00e9finition de l\u2019organisation g\u00e9n\u00e9rale des services, adaptation des fiches de poste, d\u00e9finition des pi\u00e8ces transmises et \u00e0 ne pas transmettre).<\/span><\/p>\n<h2 class=\"p8\">Le gain li\u00e9 \u00e0 l\u2019archivage num\u00e9rique \u00e0 concr\u00e9tiser<\/h2>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Le CHU s\u2019est rapproch\u00e9 des archives d\u00e9partementales de Loire-Atlantique pour obtenir les validations pr\u00e9vues par l\u2019instruction SIAF du 30\u202fjuin 2017. En effet, si les gestionnaires ont d\u00e9j\u00e0 gagn\u00e9 le tri et l\u2019archivage \u00ab\u2009tampon\u2009\u00bb dans leur service, pr\u00e9alable \u00e0 l\u2019archivage de long terme g\u00e9n\u00e9ralement centralis\u00e9, le service des archives centrales re\u00e7oit toujours des factures \u00e0 stocker (volum\u00e9trie globale en baisse, cependant, avec la mont\u00e9e en charge de Chorus Pro). Afin d\u2019aller au bout de la d\u00e9marche de d\u00e9mat\u00e9rialisation de la cha\u00eene de la d\u00e9pense, dans le respect du code du patrimoine, le CHU entend obtenir une accr\u00e9ditation du processus de num\u00e9risation par les archives d\u00e9partementales qui lui permette de d\u00e9truire les factures \u00ab\u2009papier\u2009\u00bb\u2009; les copies num\u00e9riques seront conserv\u00e9es et accessibles dans le silo Atlas durant le d\u00e9lai de conservation r\u00e9glementaire. Cette d\u00e9marche collaborative a \u00e9t\u00e9 extr\u00eamement positive. Il est cependant \u00e0 noter que certains standards d\u00e9finis par l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 22\u202fmars 2017, fixant les modalit\u00e9s de num\u00e9risation des factures papier en application de l\u2019article L. 102 B du livre des proc\u00e9dures fiscales, peuvent, selon la lecture qui en est faite, \u00eatre tr\u00e8s \u00e9lev\u00e9s voire inaccessibles \u00e0 ce jour (standards de signature\/validation de la num\u00e9risation, notamment), y compris par des professionnels reconnus du secteur et malgr\u00e9 un flux de l\u2019information \u00e9crite, tra\u00e7able de bout en bout donc ma\u00eetris\u00e9e. L\u2019association \u00e9troite avec<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0 <\/span>les archives d\u00e9partementales, d\u00e8s l\u2019initiation du projet, contribue dans tous les cas tr\u00e8s favorablement \u00e0 la r\u00e9flexion et permet sans aucun doute d\u2019\u00e9viter d\u2019\u00e9ventuels \u00e9cueils. Ainsi, le 17\u00a0d\u00e9cembre 2018, le CHU a obtenu l&#8217;autorisation de d\u00e9truire par anticipation les pi\u00e8ces justificatives de la d\u00e9pense num\u00e9ris\u00e9es.<\/span><\/p>\n<h1 class=\"p7\"><span class=\"s3\">Un projet complexe qui doit mobiliser pour r\u00e9ussir<\/span><\/h1>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Pour parvenir \u00e0 la mise en \u0153uvre d\u2019une strat\u00e9gie de d\u00e9mat\u00e9rialisation de la cha\u00eene de la d\u00e9pense, il convient d\u2019y donner un sens qui ne soit ni exclusivement informatique ni centr\u00e9 sur la simple satisfaction du comptable. Au regard des enjeux actuels des \u00e9tablissements, et des multiples priorit\u00e9s qui leur sont impos\u00e9es, il est notamment indispensable d\u2019aller chercher des int\u00e9r\u00eats \u00e0 agir quantifiables (gains d\u2019efficience) pour convaincre. Par ailleurs, il para\u00eet opportun de rechercher des solutions adaptatives sans \u00ab\u2009coller\u2009\u00bb un mod\u00e8le unique qui serait inadapt\u00e9 ou ralentirait <i>in fine<\/i> la mise en \u0153uvre du projet.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s6\">L\u2019exp\u00e9rience du CHU de Nantes est probablement reproductible dans des conditions identiques (SI, taille, culture et organisation) mais elle ne saurait \u00eatre g\u00e9n\u00e9ralisable telle quelle. En effet, le CHU a b\u00e9n\u00e9fici\u00e9 d\u2019un outil informatique en phase avec ses objectifs mais qui n\u2019est pas disponible partout et qui peut s\u2019av\u00e9rer co\u00fbteux pour de plus petits \u00e9tablissements. De plus, le CHU dispose d\u2019une \u00ab\u2009masse critique\u2009\u00bb de gestionnaires, qui lui a permis de capter des gains sans remettre en cause son mod\u00e8le, et d\u2019un volume de factures qui rend la prestation \u00e9conomiquement int\u00e9ressante pour les fournisseurs. De nombreux autres mod\u00e8les sont donc \u00e0 inventer\u2009: l\u2019acceptabilit\u00e9 de la solution propos\u00e9e est un facteur de concr\u00e9tisation du gain, comme le rappelle oppor-tu-n\u00e9ment le programme Phare du minist\u00e8re de la Sant\u00e9.<\/span><\/p>\n<p class=\"p6\"><span class=\"s3\">Il nous para\u00eet surtout utile de conclure par un message \u00e0 l\u2019attention des tr\u00e9soriers et du r\u00e9seau de la DGFiP, aupr\u00e8s desquels nous sollicitons bienveillance et compr\u00e9hension pour tous les porteurs de projet de d\u00e9mat\u00e9rialisation. En effet, les pilotes doivent g\u00e9n\u00e9ralement porter la conviction, seuls et sans filet, sur des sujets souvent regard\u00e9s comme co\u00fbteux<\/span><\/p>\n<hr \/>\n<p class=\"p1\"><strong>Remerciements<\/strong><br \/>\nL\u2019auteur remercie tout particuli\u00e8rement les membres du comit\u00e9 C@P dont il salue l\u2019engagement sans faille et la pers\u00e9v\u00e9rance\u2009: sans eux, rien n\u2019aurait \u00e9t\u00e9 possible.<\/p>\n<script>function PlayerjsAsync(){} if(window[\"Playerjs\"]){PlayerjsAsync();}<\/script>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cet article a fait l\u2019objet d\u2019une premi\u00e8re publication dans Gestion et finances publiques, n\u00b06, nov.-d\u00e9c. 2018, pp.85-92. Merci aux \u00e9ditions Lavoisier pour leur aimable autorisation de reprise du texte. 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