{"id":43120,"date":"2021-03-01T17:46:00","date_gmt":"2021-03-01T16:46:00","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=43120"},"modified":"2021-03-30T11:27:29","modified_gmt":"2021-03-30T09:27:29","slug":"le-dossier-administratif-de-lagent","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/le-dossier-administratif-de-lagent\/","title":{"rendered":"Le dossier administratif de l\u2019agent"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 8<\/span> minutes<\/span><\/span>

Concernant le dossier individuel d\u2019un agent, la cour administrative d\u2019appel de Bordeaux, dans un r\u00e9cent arr\u00eat du 11 janvier dernier(1)<\/sup>, a \u00e9t\u00e9 interrog\u00e9e sur la pr\u00e9sence d\u2019un mail remettant en cause le comportement de l\u2019agent et sur le bien-fond\u00e9 de la demande de ce dernier de retirer ledit document de son dossier. L\u2019occasion pour le juge administratif de rappeler quelques notions relatives \u00e0 l\u2019objet, le contenu et la gestion du dossier individuel et de se positionner sur la pr\u00e9sence d\u2019une pi\u00e8ce \u00e9manant d\u2019un sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique rapportant le comportement de l\u2019agent dans des termes potentiellement peu \u00e9logieux.<\/p>\n

Le dossier individuel, comment et pourquoi\u2009?<\/h1>\n

L\u2019article 18 de la loi n\u00b0 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, dite \u00ab\u2009loi Le Pors\u2009\u00bb, dispose que \u00ab\u2009le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pi\u00e8ces int\u00e9ressant la situation administrative de l\u2019int\u00e9ress\u00e9, enregistr\u00e9es, num\u00e9rot\u00e9es et class\u00e9es sans discontinuit\u00e9\u2009\u00bb.<\/p>\n

L\u2019article 1-1 du d\u00e9cret modifi\u00e9 n\u00b0\u200991-155 du 6 f\u00e9vrier 1991, relatif aux agents contractuels des \u00e9tablissements publics de sant\u00e9 pose d\u2019ailleurs le m\u00eame principe\u2009: \u00ab\u00a0Le dossier des agents mentionn\u00e9s \u00e0 l\u2019article 1er<\/sup> du pr\u00e9sent d\u00e9cret doit comporter toutes les pi\u00e8ces int\u00e9ressant leur situation administrative, enregistr\u00e9es, num\u00e9rot\u00e9es et class\u00e9es sans discontinuit\u00e9.\u2009\u00bb<\/p>\n

Le dossier individuel doit donc obligatoirement \u00eatre constitu\u00e9 par l\u2019employeur public pour tout agent relevant de son autorit\u00e9, quel que soit son statut.<\/p>\n

Le dossier individuel repr\u00e9sente ainsi un outil de gestion des ressources humaines o\u00f9 est ins\u00e9r\u00e9 l\u2019ensemble des pi\u00e8ces relatives \u00e0 la gestion de la carri\u00e8re de l\u2019agent, de son recrutement \u00e0 sa cessation de fonctions en passant par son avancement, sa protection sociale ou son \u00e9valuation. Le dossier a pour finalit\u00e9 la gestion de la carri\u00e8re et des conditions d\u2019emploi du fonctionnaire. Il n\u2019est destin\u00e9 \u00ab\u2009qu\u2019\u00e0 rendre compte de la mani\u00e8re de servir de l\u2019agent dans les diff\u00e9rents postes o\u00f9 il a exerc\u00e9 ses fonctions(2)<\/sup>\u2009\u00bb. L\u2019article 5 du R\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral de protection des donn\u00e9es (RGPD) relatif aux principes de traitement des donn\u00e9es personnelles renforce la s\u00e9curisation des \u00e9l\u00e9ments figurant au dossier individuel avec l\u2019exigence d\u2019un traitement licite, loyal et transparent. Ce r\u00e8glement consacre par ailleurs un certain nombre de droits dont les agents peuvent se pr\u00e9valoir comme le droit de rectification (art. 16) ou le droit \u00e0 l\u2019effacement (art. 17).<\/p>\n

Du point de vue juridique et administratif, le dossier individuel est un document administratif qui contient des informations relatives \u00e0 la carri\u00e8re d\u2019un agent public\u2009; il sera donc communicable \u00e0 l\u2019agent dans les conditions pr\u00e9vues pour la communication des documents administratifs (art. L.311-1 et suivants du code des relations entre le public et l\u2019administration – CRPA).<\/p>\n

Quels que soient sa date d\u2019ouverture, son lieu de conservation, sa forme et son support et en tant qu\u2019il proc\u00e8de de l\u2019activit\u00e9 d\u2019une personne publique, le dossier a le caract\u00e8re, d\u00e8s sa constitution, d\u2019une archive publique (art. L.\u2009211-1 et s. code du patrimoine). Il est donc inali\u00e9nable et devra faire l\u2019objet d\u2019une conservation dans les conditions pr\u00e9vues pour les archives publiques.<\/p>\n

Il est cependant \u00e0 noter que la mauvaise tenue d\u2019un dossier par l\u2019administration n\u2019est pas un motif de recours direct devant le juge\u2009: \u00ab\u2009Si un fonctionnaire peut invoquer, \u00e0 l\u2019appui d\u2019un recours form\u00e9 contre une d\u00e9cision concernant sa carri\u00e8re, des irr\u00e9gularit\u00e9s concernant la tenue de son dossier individuel, lorsque ladite d\u00e9cision a \u00e9t\u00e9 prise au vu de ce dossier, il n\u2019a pas int\u00e9r\u00eat et n\u2019est donc pas recevable \u00e0 pr\u00e9senter directement un recours pour exc\u00e8s de pouvoir contre les op\u00e9rations relatives \u00e0 la tenue de son dossier individuel.(3)<\/sup>\u00bb<\/p>\n

Le dossier individuel repr\u00e9sente une v\u00e9ritable garantie pour l\u2019agent, garantie que l\u2019ensemble des pi\u00e8ces qui le concernent est consign\u00e9 dans un seul et m\u00eame dossier, et ce en toute transparence puisqu\u2019il peut en demander la communication \u00e0 tout moment. Ce droit \u00e0 la communication doit d\u2019ailleurs obligatoirement lui \u00eatre notifi\u00e9 avant toute mesure prise en consid\u00e9ration de la personne, que ce soit dans un cadre disciplinaire ou lors d\u2019une simple mesure d\u2019ordre int\u00e9rieur tel un changement d\u2019affectation impos\u00e9 \u00e0 l\u2019agent(4)<\/sup>.<\/p>\n

La liste des pi\u00e8ces devant figurer au dossier est longue puisque, potentiellement, toutes les pi\u00e8ces relatives \u00e0 sa gestion administrative doivent y figurer, certaines de mani\u00e8re d\u00e9finitive (d\u00e9cisions de nomination, d\u2019avancement, de promotion, d\u2019\u00e9valuation\u2026), d\u2019autres de mani\u00e8re temporaire (notification de changement d\u2019adresse, attributions de cong\u00e9s annuels, attestations de scolarit\u00e9 des enfants, certaines d\u00e9cisions disciplinaires\u2026). L\u2019annexe de l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 21\u202fd\u00e9cembre 2012 relatif \u00e0 la composition du dossier individuel des agents publics g\u00e9r\u00e9 sur support \u00e9lectronique (NOR RDFF1239419A) fixe une nomenclature des documents ayant vocation \u00e0 figurer dans le dossier de l\u2019agent(5)<\/sup>.<\/p>\n

Le classement de certains \u00e9l\u00e9ments s\u2019av\u00e8re plus d\u00e9licat, tels ceux aff\u00e9rents \u00e0 la protection sociale de l\u2019agent. Le dossier individuel peut-il contenir des \u00e9l\u00e9ments m\u00e9dicaux\u2009?<\/p>\n

L\u2019article R.\u20094127-104 du code de la sant\u00e9 publique pr\u00e9cise que certains documents relevant du dossier de l\u2019agent peuvent \u00eatre d\u00e9tenus par la m\u00e9decine pr\u00e9ventive. Les \u00e9l\u00e9ments m\u00e9dicaux ne doivent en effet pas figurer au dossier individuel de l\u2019agent\u2009; celui-ci ne contient que les documents n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion des droits \u00e0 cong\u00e9s maladie.\u00a0<\/span><\/p>\n

Quelle place encore pour les informations relatives aux activit\u00e9s ou opinions politiques, philosophiques ou religieuses de l\u2019agent\u2009?<\/p>\n

La jurisprudence Barel du Conseil d\u2019\u00c9tat du 28 mai 1954 prohibe la pr\u00e9sence de telles informations au nom de la libert\u00e9 d\u2019opinion du fonctionnaire.<\/p>\n

En 2003, dans un arr\u00eat Madame Calvet du 25 juin, la haute juridiction a rappel\u00e9 l\u2019ill\u00e9galit\u00e9 de la mention des opinions politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques dans le dossier individuel.<\/p>\n

L\u2019article 1er<\/sup> du d\u00e9cret 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et \u00e0 sa gestion sur support \u00e9lectronique rappelle que le dossier de l\u2019agent public est compos\u00e9 de documents qui int\u00e9ressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son \u00e9volution professionnelle.<\/p>\n

Il doit ainsi rendre compte de sa mani\u00e8re de servir. Mais qu\u2019en est-il des documents faisant \u00e9tat de difficult\u00e9s de l\u2019agent dans son poste\u2009?<\/p>\n

Dans un arr\u00eat Gault du 16 mai 1919, le Conseil d\u2019\u00c9tat admet, \u00e0 titre exceptionnel, la pr\u00e9sence de pi\u00e8ces relatives aux difficult\u00e9s survenues entre l\u2019agent et son sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique.<\/p>\n

Lorsque les opinions et les activit\u00e9s philosophiques, syndicales ou religieuses de l\u2019agent nuisent \u00e0 la bonne ex\u00e9cution de ses missions et \u00e0 la neutralit\u00e9 du service, leur mention dans le dossier de l\u2019agent n\u2019est pas proscrite. C\u2019est la conclusion du tribunal administratif de Besan\u00e7on dans un arr\u00eat Terrade du 29 mai 2007 o\u00f9 il \u00e9tait reproch\u00e9 \u00e0 un agent d\u2019utiliser une partie de ses heures de service pour l\u2019exercice de son activit\u00e9 syndicale.\u00a0<\/span><\/p>\n

Il en est de m\u00eame pour un document rapportant l\u2019id\u00e9e qu\u2019un agent se fait de sa fonction et de ses difficult\u00e9s \u00e0 confronter cette id\u00e9e avec la r\u00e9alit\u00e9 de l\u2019exercice de cette fonction selon un arr\u00eat de la cour administrative d\u2019appel de Paris en date du 19 octobre 2004.<\/p>\n

Ainsi, le classement dans le dossier individuel d\u2019un document relatant le comportement, les propos ou opinions de l\u2019agent doivent \u00eatre pr\u00e9c\u00e9d\u00e9s d\u2019une analyse sur l\u2019objet de ce document afin de d\u00e9terminer si sa pr\u00e9sence sert \u00e0 mesurer et \u00e0 objectiver la mani\u00e8re de servir de l\u2019agent.<\/p>\n

Les \u00e9l\u00e9ments m\u00e9dicaux ne doivent pas figurer au dossier individuel de l\u2019agent, seulement les documents n\u00e9cessaires \u00e0 la gestion des droits \u00e0 cong\u00e9s maladie.<\/p><\/blockquote>\n

Un document retra\u00e7ant la fa\u00e7on de servir<\/h1>\n

C\u2019est justement la probl\u00e9matique sur laquelle s\u2019est pench\u00e9e la cour administrative d\u2019appel de Bordeaux en janvier 2021.<\/p>\n

En l\u2019esp\u00e8ce \u00e9tait en cause une correspondance entre la m\u00e9decine pr\u00e9ventive et le sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique de l\u2019agent. Dans un premier temps, le m\u00e9decin charg\u00e9 de la pr\u00e9vention avait souhait\u00e9 alerter l\u2019encadrement de l\u2019agent sur la situation de ce dernier qui se plaignait d\u2019une charge de travail insuffisante et d\u2019une certaine sous-exploitation de ses comp\u00e9tences. Le m\u00e9decin pr\u00e9venteur pr\u00e9conisait de lui confier de nouvelles missions au regard de sa situation.\u00a0<\/span><\/p>\n

Le sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique avait alors r\u00e9pondu par mail \u00e0 cette sollicitation en indiquant que, contrairement au ressenti de l\u2019agent, ce dernier avait une charge de travail d\u00e9j\u00e0 cons\u00e9quente dont les missions \u00e9taient loin d\u2019\u00eatre achev\u00e9es. Il s\u2019est ensuite exprim\u00e9 sur la personnalit\u00e9 complexe de l\u2019agent et ses relations qualifi\u00e9es de d\u00e9licates envers la collectivit\u00e9 en concluant sur ses craintes que cet agent ne soit en r\u00e9alit\u00e9 un manipulateur.<\/p>\n

C\u2019est pr\u00e9cis\u00e9ment ce dernier mail que l\u2019agent contestait et souhaitait voir retirer de son dossier.<\/p>\n

Cette demande de retrait a fait l\u2019objet d\u2019un refus de la part de la direction du centre hospitalier et d\u2019un rejet en premi\u00e8re instance.<\/p>\n

Saisie \u00e0 son tour, la cour administrative d\u2019appel a d\u2019abord rappel\u00e9 l\u2019article 18 de la loi de 1983 et le principe selon lequel le dossier ne devait comporter que des pi\u00e8ces servant \u00e0 la gestion administrative de la carri\u00e8re de l\u2019agent.<\/p>\n

Elle s\u2019est ensuite pench\u00e9e sur le contenu du mail incrimin\u00e9 en confirmant l\u2019analyse du tribunal administratif\u2009: il n\u2019est question ici que d\u2019observations relatives \u00e0 la situation administrative de l\u2019agent, \u00e0 ses missions et sa mani\u00e8re de les assumer. Le sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique est consid\u00e9r\u00e9 comme ayant exerc\u00e9 son simple pouvoir d\u2019appr\u00e9ciation hi\u00e9rarchique sans en avoir exc\u00e9d\u00e9 l\u2019usage normal.\u00a0<\/span><\/p>\n

Le mail en question n\u2019est pas consid\u00e9r\u00e9 comme une mesure prise en consid\u00e9ration de la personne ni comme une sanction disciplinaire et, de ce fait, ne n\u00e9cessitait pas au pr\u00e9alable le respect de la proc\u00e9dure ad hoc<\/i>.<\/p>\n

La cour consid\u00e8re ensuite que le contenu du mail ne comporte pas de propos diffamatoires ni d\u2019attaques personnelles \u00e9trang\u00e8res \u00e0 sa mani\u00e8re de servir, ni encore d\u2019accusations mensong\u00e8res et outranci\u00e8res ou portant atteinte \u00e0 l\u2019honneur ou la r\u00e9putation de l\u2019agent. Il n\u2019est \u00e9galement pas question des opinions de l\u2019agent, ni d\u2019\u00e9l\u00e9ments relatifs \u00e0 son \u00e9tat de sant\u00e9.<\/p>\n

Apr\u00e8s avoir proc\u00e9d\u00e9 \u00e0 une analyse par la n\u00e9gative en qualifiant tout ce que les mails incrimin\u00e9s ne constituent pas, et ainsi avoir \u00e9cart\u00e9 tous ces motifs d\u2019ill\u00e9galit\u00e9, la cour en conclut que cette correspondance ne constitue que de simples observations du sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique sur la mani\u00e8re de servir et le comportement professionnel de l\u2019agent et rejette ainsi la demande de retrait de l\u2019agent.<\/p>\n

La pr\u00e9sence d\u2019une pi\u00e8ce au dossier de l\u2019agent, qu\u2019elle soit \u00ab\u2009officielle\u2009\u00bb comme un support d\u2019\u00e9valuation ou un rapport circonstanci\u00e9 ou informelle comme des \u00e9changes de mails, ne rel\u00e8ve donc pas de sa nature mais de son appr\u00e9ciation concr\u00e8te, au cas par cas, sur le contenu des faits et propos rapport\u00e9s et sur leur lien avec la mani\u00e8re de servir de l\u2019agent et les cons\u00e9quences \u00e0 attribuer \u00e0 cet \u00e9crit pour la gestion de la carri\u00e8re de l\u2019agent.<\/p>\n

Ainsi, si ce document sert cet objectif, il a bien vocation \u00e0 int\u00e9grer le dossier individuel de l\u2019agent dont le droit de retrait ou de rectification tel qu\u2019\u00e9dict\u00e9 par l\u2019article 17 du RGPD n\u2019est pas automatique mais reste bien li\u00e9 au contenu du document.<\/p>\n

L\u2019exercice est ainsi d\u00e9licat et la fronti\u00e8re peut parfois \u00eatre t\u00e9nue en pratique entre un document retra\u00e7ant la difficult\u00e9 rencontr\u00e9e face au comportement d\u2019un agent qui nuirait \u00e0 sa fa\u00e7on de servir d\u2019une part, et un document retra\u00e7ant seulement le comportement de l\u2019agent, ses opinions ou ses activit\u00e9s d\u2019autre part. Le crit\u00e8re discriminant qui permet de d\u00e9terminer si un document doit ou ne doit pas \u00eatre vers\u00e9 au dossier est donc l\u2019utilisation que l\u2019employeur est susceptible d\u2019en faire, \u00e0 court ou \u00e0 moyen terme. Si une information relative au comportement d\u2019un agent peut avoir un impact sur la gestion de sa carri\u00e8re (non-renouvellement de contrat, ouverture d\u2019une proc\u00e9dure disciplinaire, ou d\u2019insuffisance professionnelle, \u00e9valuation d\u00e9favorable de l\u2019agent impactant son avancement\u2026), elle doit figurer au dossier. Si en revanche elle reste au dossier et vient s\u2019ajouter \u00e0 d\u2019autres \u00e9l\u00e9ments sans n\u2019\u00eatre jamais suivie de mesures prises en r\u00e9action par l\u2019autorit\u00e9 investie du pouvoir de nomination, l\u2019agent devient l\u00e9gitime \u00e0 en demander le retrait.<\/p>\n

La question n\u2019est donc pas de savoir si le dossier peut contenir une telle information \u00ab\u2009pr\u00e9judiciable\u2009\u00bb, mais s\u2019il doit ou non la contenir. Le dossier ne saurait \u00eatre le d\u00e9versoir de toute information concernant l\u2019agent, dont l\u2019employeur n\u2019assure pas un traitement et un tri r\u00e9gulier, afin d\u2019en tirer les cons\u00e9quences statutaires.<\/p>\n

Cela soul\u00e8ve enfin une derni\u00e8re probl\u00e9matique, celle de la dur\u00e9e de conservation de telles informations au dossier, lorsqu\u2019elles y ont leur place. Le constat d\u2019un comportement inadapt\u00e9 de l\u2019agent sur une p\u00e9riode limit\u00e9e et dans un contexte sp\u00e9cifique doit-il figurer au dossier pendant toute la carri\u00e8re de l\u2019agent, comme un fil \u00e0 la patte\u2009? \u00c0 cette question aucune r\u00e9ponse des textes. Nous donnons toutefois un indice\u2009: depuis 2016, le statut de la fonction publique(6)<\/sup> dispose qu\u2019\u00ab\u2009aucune proc\u00e9dure disciplinaire ne peut \u00eatre engag\u00e9e au-del\u00e0 d\u2019un d\u00e9lai de trois ans \u00e0 compter du jour o\u00f9 l\u2019administration a eu une connaissance effective de la r\u00e9alit\u00e9, de la nature et de l\u2019ampleur des faits passibles de sanction\u2009\u00bb. De quoi donner mati\u00e8re \u00e0 r\u00e9flexion sur ces documents parfois \u00e9logieux qui tra\u00eenent des ann\u00e9es dans les dossiers des agents sans jamais \u00eatre suivis de mesures concr\u00e8tes, au risque parfois de cr\u00e9er un d\u00e9calage, une incoh\u00e9rence entre leur contenu et celui d\u2019autres documents tels que le compte-rendu d\u2019\u00e9valuation, par exemple. Le juge peut finalement tirer les cons\u00e9quences de ce type de discordance(7)<\/sup>\u2026<\/p>\n

Alors que la r\u00e9forme de la fonction publique, initi\u00e9e par la loi du 6 ao\u00fbt 2019 de transformation de la fonction publique, pr\u00e9voit une v\u00e9ritable transformation de la gestion des ressources humaines hospitali\u00e8res et d\u2019un management reposant davantage sur les cadres de proximit\u00e9, l\u2019exercice sera p\u00e9rilleux pour ces nouveaux managers, tiraill\u00e9s entre la n\u00e9cessit\u00e9 de retranscrire le comportement et la mani\u00e8re de servir de l\u2019agent afin d\u2019en tirer les cons\u00e9quences pour la gestion de sa carri\u00e8re et la vigilance de ne pas rapporter des faits qui outrepasseraient cette stricte n\u00e9cessit\u00e9\u2026<\/p>\n