{"id":44061,"date":"2021-11-01T16:35:28","date_gmt":"2021-11-01T15:35:28","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=44061"},"modified":"2021-12-03T09:57:51","modified_gmt":"2021-12-03T08:57:51","slug":"cartographier-son-processus-de-mise-a-contrat","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/cartographier-son-processus-de-mise-a-contrat\/","title":{"rendered":"Cartographier son processus de mise \u00e0 contrat"},"content":{"rendered":"<span class=\"span-reading-time rt-reading-time\" style=\"display: block;\"><span class=\"rt-label rt-prefix\">Temps de lecture\u00a0: <\/span> <span class=\"rt-time\"> 10<\/span> <span class=\"rt-label rt-postfix\">minutes<\/span><\/span><p>La mise en \u0153uvre de la programmation ou du plan d\u2019approvisionnement comporte deux conditions. Tout d\u2019abord, il faut disposer d\u2019une visibilit\u00e9 sur les dates de renouvellement des contrats\u2009; il est \u00e9galement n\u00e9cessaire d\u2019anticiper les nouveaux besoins que les d\u00e9partements de l\u2019\u00e9tablissement de sant\u00e9 souhaiteront combler dans les prochains mois et qui exigeront une d\u00e9marche de mise \u00e0 contrat. Ensuite, il s\u2019agit d\u2019avoir une connaissance suffisamment pr\u00e9cise de la contribution des diff\u00e9rents acteurs impliqu\u00e9s dans le processus pour d\u00e9terminer le poids des diff\u00e9rentes activit\u00e9s du processus de mise \u00e0 contrat.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>C\u2019est pour respecter ces conditions que la direction logistique du centre int\u00e9gr\u00e9 de sant\u00e9 et des services sociaux (CISSS) des Laurentides a d\u00e9velopp\u00e9 une cartographie de l\u2019ensemble de son processus de mise \u00e0 contrat afin de parvenir \u00e0 articuler ce fameux plan d\u2019approvisionnement. L\u2019exercice a demand\u00e9 de nombreuses semaines de travail de la part de plusieurs ressources de la direction logistique et de leurs principaux collaborateurs au sein de l\u2019organisation, mais aussi de partenaires du r\u00e9seau. Aujourd\u2019hui, bien que l\u2019exercice puisse \u00eatre encore perfectible, il a permis de d\u00e9gager des b\u00e9n\u00e9fices dont certains ont d\u00e9pass\u00e9 ceux envisag\u00e9s initialement.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<h1>Cartographie, description<\/h1>\n<p>Le CISSS des Laurentides est un \u00e9tablis-sement de sant\u00e9 qui offre ses services aux 620\u2009000\u00a0habitants de cette r\u00e9gion. Cette derni\u00e8re est un territoire de 20\u2009500\u00a0km<sup>2<\/sup>, ce qui explique que l\u2019\u00e9tablissement se compose de 80\u00a0installations, dont six h\u00f4pitaux. L\u2019\u00e9tablissement compte 15\u00a0000\u00a0employ\u00e9s et 1\u2009000\u00a0m\u00e9decins y \u0153uvrent. Son budget d\u00e9passe 1,240 million de dollars.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Sa direction logistique est responsable du service des achats. La figure\u00a01 est une simplification de la cartographie de la mise \u00e0 contrat qu\u2019elle a d\u00e9ploy\u00e9e. Au premier niveau apparaissent les sept\u00a0grandes \u00e9tapes du processus, au second niveau les activit\u00e9s et les acteurs qui y sont associ\u00e9s. Pour ce second niveau, par souci de simplification, la figure n\u2019expose qu\u2019une d\u00e9composition tr\u00e8s sommaire des diff\u00e9rentes activit\u00e9s de l\u2019une des \u00e9tapes. Dans les faits, ces derni\u00e8res sont associ\u00e9es \u00e0 l\u2019une des multiples cat\u00e9gories d\u2019intervenants qui participent \u00e0 un moment ou \u00e0 un autre au processus de mise \u00e0 contrat. Le tableau\u00a01 identifie quant \u00e0 lui chacun de ces intervenants, en pr\u00e9cisant les grandes \u00e9tapes de la cartographie pour lesquelles ils sont sollicit\u00e9s.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2021_569_01\">figure 1<\/button><div id=\"enc_2021_569_01\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">figure 1<\/span><\/p>\n<h2><b>Le<\/b> processus<b> de mise \u00e0 contrat\u2026<\/b><\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-44069\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.14.14.png\" alt=\"\" width=\"1498\" height=\"608\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.14.14.png 1498w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.14.14-300x122.png 300w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.14.14-1024x416.png 1024w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.14.14-768x312.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1498px) 100vw, 1498px\" \/><\/p>\n<\/div>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2021_569_02\">tableau 1<\/button><div id=\"enc_2021_569_02\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">tableau 1<\/span><\/p>\n<h2><b>\u2026\u2009et ses intervenants<\/b><\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone size-full wp-image-44071\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.16.31.png\" alt=\"\" width=\"2232\" height=\"1030\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.16.31.png 2232w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.16.31-300x138.png 300w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.16.31-1024x473.png 1024w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.16.31-768x354.png 768w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.16.31-1536x709.png 1536w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.16.31-2048x945.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 2232px) 100vw, 2232px\" \/><\/p>\n<\/div>\n<p>La conception de cette cartographie a demand\u00e9 des mois de travail afin d\u2019assurer un bon d\u00e9coupage des \u00e9tapes et activit\u00e9s. De nombreux ateliers de travail ont \u00e9t\u00e9 requis avec les parties prenantes, avec les acteurs impliqu\u00e9s \u00e0 un moment ou un autre dans le processus de mise \u00e0 contrat, afin de traduire les bonnes pratiques dans le sch\u00e9ma. L\u2019exercice de conception a lui aussi permis de bien comprendre le r\u00f4le de chaque intervenant afin de circonscrire la contribution des diff\u00e9rents acteurs aux \u00e9tapes ou activit\u00e9s cl\u00e9s.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Par exemple, l\u2019\u00e9tape du plan d\u2019approvisionnement permet de mieux mesurer la charge de travail associ\u00e9e \u00e0 ces dossiers. Afin de bien mesurer la charge de travail, l\u2019\u00e9quipe de projet de la direction logistique a d\u00e9velopp\u00e9 une grille de pond\u00e9ration des dossiers qui doit prendre en compte diff\u00e9rents crit\u00e8res comme le caract\u00e8re novateur ou r\u00e9current du besoin, la diversit\u00e9 des produits pour y r\u00e9pondre, le caract\u00e8re localis\u00e9 de la demande ou sa pr\u00e9sence dans diff\u00e9rents milieux, le nombre de requ\u00e9rants qui influence son co\u00fbt d\u2019implantation et, naturellement, sa valeur mon\u00e9taire. \u00c0 partir de ces informations, il devient possible d\u2019estimer la charge de travail et, en d\u00e9marrant \u00e0 la date de renouvellement du contrat, de programmer \u00e0 rebours le moment o\u00f9 les \u00e9tapes du processus de planification du dossier doivent \u00eatre amorc\u00e9es.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>La description du besoin pr\u00e9cise les sp\u00e9cifications techniques de celui-ci. \u00c0 ce moment, un groupe de travail compos\u00e9 de toutes les parties prenantes (<i>tableau 1, voir plus haut<\/i>) sera mis \u00e0 contribution afin d\u2019en formuler les r\u00e9sultats attendus et les caract\u00e9ris-tiques techniques. Cette \u00e9tape oblige l\u2019\u00e9tablissement \u00e0\u00a0planifier l\u2019ensemble des activit\u00e9s d\u2019approvisionnement en fonction des besoins de d\u00e9veloppement ou de consolidation de services ou projets. Comme le montre la figure\u00a01 (voir plus haut), elle peut inclure un processus de standardisation visant \u00e0 r\u00e9duire la diversit\u00e9 des produits, ce qui simplifiera les processus logistiques de gestion des stocks et du r\u00e9approvisionnement, permettant ainsi de concentrer des volumes plus importants dans un nombre r\u00e9duit de produits offrant des leviers en vue d\u2019obtenir des r\u00e9ductions de prix<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(3)<\/sup>.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>L\u2019\u00e9tape de validation des quantit\u00e9s d\u00e9terminera si la demande est ponctuelle, saisonni\u00e8re ou annuelle, en croissance ou en diminution durant le contrat. La mise \u00e0 contribution d\u2019une \u00e9quipe d\u2019analyse des donn\u00e9es est essentielle \u00e0 la d\u00e9termination des pr\u00e9visions.<\/p>\n<p>La mise en concurrence ex\u00e9cute la strat\u00e9gie de sollicitation des march\u00e9s planifi\u00e9e, alors que l\u2019\u00e9tape d\u2019\u00e9valuation des offres assure leur conformit\u00e9 et d\u00e9terminera la soumission la plus avantageuse selon les crit\u00e8res d\u00e9finis. L\u2019objectif n\u2019est pas simplement une \u00e9conomie du prix de produit, mais de son co\u00fbt sur l\u2019ensemble de son processus d\u2019appel au march\u00e9 ou aussi sur sa trajectoire de soins ou de service. Il peut s\u2019agir aussi d\u2019augmenter la valeur pour le patient. Dans ce contexte, la strat\u00e9gie s\u2019appuie sur une veille strat\u00e9gique des march\u00e9s et de l\u2019innovation.<\/p>\n<p>L\u2019\u00e9tape d\u2019implantation 1 consiste \u00e0 saisir le contrat \u00e0 l\u2019int\u00e9rieur de la base de donn\u00e9es alors que l\u2019implantation II visera \u00e0 faire les changements de code \u00e0 barres pour les produits stock\u00e9s dans les diff\u00e9rentes unit\u00e9s de soins et \u00e0 revoir les quantit\u00e9s \u00e0 conserver au magasin central.<\/p>\n<p>Outre la formulation d\u2019une cartographie d\u00e9taill\u00e9e, l\u2019exercice de conception a permis le d\u00e9veloppement d\u2019une fiche synth\u00e8se qui permet aux gestionnaires en achat de documenter chacune des \u00e9tapes du processus et cela pour chacun des contrats. Cette fiche devient un aide-m\u00e9moire de la d\u00e9marche lors de la prochaine phase de renouvellement. Elle contiendra des informations sur les objectifs poursuivis, l\u2019historique du dossier, les parties prenantes, la gestion des risques, l\u2019\u00e9valuation de l\u2019effort, la strat\u00e9gie de n\u00e9gociation et le r\u00e9sum\u00e9 du processus de n\u00e9gociation (autorisation, plaintes et valeurs). La normalisation de la fiche permet de retrouver ais\u00e9ment l\u2019information.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<h1>Les b\u00e9n\u00e9fices de la cartographie<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/h1>\n<p>Le d\u00e9veloppement d\u2019une telle cartographie est exigeant, mais cet exercice g\u00e9n\u00e8re son lot de b\u00e9n\u00e9fices. L\u2019un des premiers est d\u2019offrir une vision compl\u00e8te du processus de mise \u00e0 contrat. Auparavant, ce processus se limitait trop souvent au segment pointill\u00e9 de la figure\u20091. En n\u00e9gligeant l\u2019\u00e9tape du plan d\u2019approvisionnement, l\u2019\u00e9tablissement devenait r\u00e9actif face aux \u00e9v\u00e9nements. G\u00e9n\u00e9ralement, les services des achats des h\u00f4pitaux qu\u00e9b\u00e9cois ins\u00e8rent des alertes de trois \u00e0 six mois dans leur syst\u00e8me d\u2019information pr\u00e9c\u00e9dant la date de fin du contrat<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(4)<\/sup>. Ce d\u00e9lai permet de lancer un processus d\u2019appel d\u2019offres, mais il est g\u00e9n\u00e9ralement trop court pour offrir la latitude d\u2019envisager d\u2019autres strat\u00e9gies d\u2019approvisionnement ou de faire une allocation ad\u00e9quate des ressources en fonction de la planification. Dans ces circonstances, il peut y avoir un volume important de contrat \u00e0 renouveler dans un court d\u00e9lai, laissant d\u2019autres p\u00e9riodes de l\u2019ann\u00e9e avec une sous-utilisation des ressources.<\/p>\n<p>Le d\u00e9veloppement du plan permet de doser les efforts qui seront n\u00e9cessaires pour obtenir la meilleure entente contractuelle. Par exemple, un exercice de standardisation peut r\u00e9duire la vari\u00e9t\u00e9 des produits et favoriser l\u2019obtention de meilleures conditions du march\u00e9 fournisseur. La standardisation peut mener \u00e0 une normalisation du protocole de soins assurant une meilleure transition alors que le patient doit souvent se rendre dans diff\u00e9rentes institutions pour assurer son \u00e9pisode complet de soins. Un tel effort permet d\u2019illustrer un b\u00e9n\u00e9fice clinique du plan d\u2019approvisionnement. En contrepartie, un exercice de standardisation des produits exige du temps.<\/p>\n<p>Ainsi, sans r\u00e9elle planification et avec uniquement un d\u00e9lai de trois \u00e0 six mois, il n\u2019est pas toujours ais\u00e9 de r\u00e9aliser un tel exercice. Dans le cas du CISSS des Laurentides, l\u2019horizon de planification est maintenant de cinq\u00a0ans. Puisque les contrats sont g\u00e9n\u00e9ralement de trois\u00a0ans, un tel horizon permet de couvrir la presque totalit\u00e9 des contrats g\u00e9r\u00e9s par le service des achats. Cette visibilit\u00e9 sur les contrats \u00e0 renouveler permet aussi de d\u00e9celer des occasions de fusionner certains d\u2019entre eux, car les besoins sont possiblement similaires ou bien s\u2019adressent \u00e0 un groupe de fournisseurs potentiellement semblables. Cette \u00e9tape permet une meilleure identification de la strat\u00e9gie d\u2019appel aux march\u00e9s et d\u2019envisager de recourir \u00e0 l\u2019achat de groupe sous toutes ses formes\u00a0: \u00e0 l\u2019\u00e9chelle de province ou avec un groupe plus limit\u00e9 d\u2019\u00e9tablissements de sant\u00e9.<\/p>\n<p>La cartographie prend aussi en compte les \u00e9tapes d\u2019implantation. Traditionnellement, les services des achats tendaient \u00e0 escamoter ces \u00e9tapes qui sont pourtant critiques, car elles constituent les premiers jalons visant \u00e0 assurer la concr\u00e9tisation des \u00e9conomies sugg\u00e9r\u00e9es par l\u2019octroi du contrat. Ces \u00e9tapes assurent que les articles du fournisseur ayant gagn\u00e9 l\u2019appel d\u2019offres sont accessibles le plus rapidement possible aux diff\u00e9rents services utilisateurs. Il est alors n\u00e9cessaire de g\u00e9rer la transition d\u2019un contrat \u00e0 l\u2019autre. L\u2019implantation permet de mat\u00e9rialiser les efforts de standardisation \u00e9voqu\u00e9s pr\u00e9c\u00e9demment. La planification de l\u2019implantation assure l\u2019int\u00e9grit\u00e9 de la prestation \u00e9vitant des ruptures d\u2019approvisionnement.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Un second b\u00e9n\u00e9fice est d\u2019offrir une approche normalis\u00e9e du travail pour le personnel du service des achats affect\u00e9 \u00e0 la mise \u00e0 contrat. Cette normalisation du travail permet un partage plus \u00e9quitable de la charge de travail entre les diff\u00e9rents employ\u00e9s du service des achats. Il favorise aussi le partage d\u2019expertise entre les charg\u00e9s de projet. Ainsi, si un acheteur doit remplacer un coll\u00e8gue, il peut saisir ais\u00e9ment les enjeux de ce nouveau dossier, car les informations cl\u00e9s sont pr\u00e9sent\u00e9es clairement \u00e0 l\u2019int\u00e9rieur de la fiche synth\u00e8se du dossier. En contrepartie, ce b\u00e9n\u00e9fice s\u2019est mat\u00e9rialis\u00e9 par des discussions aupr\u00e8s de ces employ\u00e9s qui pouvaient alors se sentir d\u00e9pouiller d\u2019une forme de cr\u00e9ativit\u00e9 dans l\u2019exercice de leur travail.<\/p>\n<p>Cette normalisation permet un travail de planification des besoins globaux sur plusieurs mois avec les clients internes, mettant souvent \u00e0 contribution la totalit\u00e9 des acteurs associ\u00e9s \u00e0 l\u2019ensemble du processus de mise \u00e0 contrat (<i>tableau\u00a01, voir plus haut<\/i>). Par exemple, du personnel clinique est souvent invit\u00e9 \u00e0 formuler des avis sur les sp\u00e9cifications techniques du devis d\u2019appel d\u2019offres. La cartographie pr\u00e9cise le moment o\u00f9 ce partage d\u2019information doit avoir lieu et sous quel format elle doit \u00eatre partag\u00e9e, assurant ainsi que les r\u00e9unions de travail seront le plus productives possible. Cette normalisation \u00e9vite de solliciter le personnel de soins ou d\u2019autres intervenants sur des questions pour lesquelles il ne peut offrir une grande valeur ajout\u00e9e.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Cette clarification des r\u00f4les permet aussi d\u2019identifier les goulots dans le processus de mise \u00e0 contrat. Ces goulots ne se retrouvent pas syst\u00e9matiquement chez l\u2019\u00e9quipe d\u2019acheteurs. Par exemple, si l\u2019on revient au plan d\u2019approvisionnement, il est alors possible de constater que plusieurs dossiers risquent de solliciter simultan\u00e9ment les m\u00eames professionnels de la sant\u00e9, une situation qui peut g\u00e9n\u00e9rer son lot de d\u00e9lais et d\u2019irritants puisque ceux-ci ne sont alors pas tous disponibles. De fa\u00e7on similaire, la planification peut d\u00e9montrer que plusieurs contrats devront aussi \u00eatre implant\u00e9s au m\u00eame moment, ce qui peut alors surcharger le personnel logistique et par cons\u00e9quent, g\u00e9n\u00e9rer des erreurs ou de retarder les \u00e9tapes d\u2019implantation\u2009I ou II de certains dossiers.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>La cartographie permet de g\u00e9n\u00e9rer de nouveaux indicateurs de performance associ\u00e9s au processus de mise \u00e0 contrat, par exemple, le nombre d\u2019heures consacr\u00e9es et le nombre total de jours requis pour r\u00e9aliser toutes les \u00e9tapes du processus (<i>tableau\u20092<\/i>). Le lecteur comprendra que les jours ne sont pas la simple division par 24\u00a0heures des heures requises. En effet, par exemple, pour l\u2019\u00e9tape d\u2019\u00e9valuation, il peut \u00eatre n\u00e9cessaire de laisser 15 ou 30\u00a0jours ouvrables aux fournisseurs potentiels avant le d\u00e9p\u00f4t d\u2019une soumission.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<button data-toggle=\"collapse\" data-target=\"#enc_2021_569_03\">tableau 2<\/button><div id=\"enc_2021_569_03\" class=\"encadre collapse\"><p><span class=\"surtitre_enc\">tableau 2<\/span><\/p>\n<h2><b>Donn\u00e9es de performance pour 720 dossiers de mise \u00e0 contrat<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/b><\/h2>\n<p><b>2019-2020<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/b><\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-44073 size-full\" src=\"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.18.24.png\" alt=\"\" width=\"1082\" height=\"466\" srcset=\"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.18.24.png 1082w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.18.24-300x129.png 300w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.18.24-1024x441.png 1024w, https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/Capture-d\u2019\u00e9cran-2021-12-01-\u00e0-17.18.24-768x331.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1082px) 100vw, 1082px\" \/><\/p>\n<p>* Ce nombre de contrats peut sembler tr\u00e8s important et, dans les faits, il l\u2019est. Au lendemain de la cr\u00e9ation du Cisss, un grand nombre de contrats ont \u00e9t\u00e9 simplement renouvel\u00e9s, repoussant de quelques ann\u00e9es les efforts d\u2019une mise \u00e0 contrat articul\u00e9s.<\/p>\n<\/div>\n<p>Le tableau\u00a02 offre un aper\u00e7u de certains indicateurs offerts par le plan d\u2019approvisionnement. Avec ces donn\u00e9es, il est possible de suivre la progression du dossier. Ainsi, si un certain retard s\u2019accumule dans les premi\u00e8res \u00e9tapes, celui-ci pourra \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9 lors d\u2019\u00e9tapes ult\u00e9rieures. Si cela n\u2019est pas possible, le dossier est alors conclu au-del\u00e0 de la p\u00e9riode programm\u00e9e. Dans une telle situation, les acheteurs doivent d\u00e9finir les risques ainsi que les mesures \u00e0 prendre pour assurer le respect des obligations l\u00e9gales de l\u2019\u00e9tablissement et celles de la direction logistique envers ses clients internes.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>L\u2019analyse des donn\u00e9es du tableau\u00a02 permet de cibler certaines \u00e9tapes pour lesquelles le nombre d\u2019heures ou le nombre de jours de d\u00e9roulement pourraient \u00eatre comprim\u00e9s. De cette fa\u00e7on, il devient possible d\u2019am\u00e9liorer l\u2019ensemble de la d\u00e9marche. Dans un contexte o\u00f9 les services des achats de tous les \u00e9tablissements de la sant\u00e9 de la province de Qu\u00e9bec souffrent d\u2019une p\u00e9nurie de personnel (recrutement ou r\u00e9tention), l\u2019optimisation du plan d\u2019approvisionnement devient une strat\u00e9gie pour composer avec cette situation sans que cela se fasse au d\u00e9triment des ententes conclues. Ainsi, le CISSS des Laurentides peut calibrer ses strat\u00e9gies d\u2019approvisionnement en fonction des co\u00fbts du processus de mise \u00e0 contrat et \u00e9valuer les b\u00e9n\u00e9fices potentiels que l\u2019\u00e9tablissement pourrait en tirer. Par exemple, dans 70\u2009% des dossiers, l\u2019\u00e9tablissement a actuellement recours \u00e0 des strat\u00e9gies de gr\u00e9 \u00e0 gr\u00e9 (n\u00e9gociation directe avec un fournisseur dans le respect des r\u00e8gles \u00e9dict\u00e9es). Cette proportion peut sembler appr\u00e9ciable, mais dans les faits, ces dossiers ne repr\u00e9sentent que 30\u2009% de la valeur des achats.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Ainsi, le calcul du temps de mise en \u0153uvre permettrait d\u2019avoir une meilleure estimation des r\u00e9elles \u00e9conomies g\u00e9n\u00e9r\u00e9es. Le projet inclut une phase de pilotage d\u2019un dossier en commun avec un groupe d\u2019achats en commun et les \u00e9tablissements nomm\u00e9s. Avec toutes ces donn\u00e9es, la direction logistique peut alors formuler une strat\u00e9gie d\u2019achats plus nuanc\u00e9e en fonction des co\u00fbts de mise \u00e0 contrat et des b\u00e9n\u00e9fices anticip\u00e9s.<\/p>\n<h2><b>Les conditions de succ\u00e8s<\/b><\/h2>\n<p>Une telle d\u00e9marche s\u2019appuie sur deux conditions cruciales. D\u2019abord, il est n\u00e9cessaire d\u2019avoir une base de donn\u00e9es des contrats et des produits qui soit la plus \u00e9pur\u00e9e possible d\u2019information en double, en triple ou m\u00eame davantage. En effet, de telles redondances ne permettent pas d\u2019obtenir le portrait exact du march\u00e9 r\u00e9el dans l\u2019\u00e9tablissement. Pour le CISSS des Laurentides, respecter cette condition s\u2019est av\u00e9r\u00e9 difficile dans la mesure o\u00f9 le syst\u00e8me d\u2019information actuel de gestion du mat\u00e9riel du CISSS est le fruit de la fusion de douze bases de donn\u00e9es provenant de plusieurs \u00e9tablissements qui avaient chacun leurs pratiques de gestion des achats et leurs proc\u00e9dures d\u2019entretien de la base de donn\u00e9es. \u00c9tant issus de la r\u00e9organisation du r\u00e9seau en 2015<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(5)<\/sup>, plusieurs autres \u00e9tablissements de sant\u00e9 de la province de Qu\u00e9bec doivent composer avec cette r\u00e9alit\u00e9. Il faut toutefois noter que la direction logistique du CISSS des Laurentides a entrepris l\u2019exercice de programmation avant d\u2019avoir cette base de donn\u00e9es compl\u00e8tement \u00e9pur\u00e9e. Il a \u00e9t\u00e9 n\u00e9cessaire de s\u2019assurer que chaque entente contractuelle couvre les besoins similaires de toutes les installations du territoire. Une telle approche permet d\u2019\u00e9viter de d\u00e9couvrir des besoins qui auraient \u00e9t\u00e9 oubli\u00e9s quelques mois apr\u00e8s la conclusion de l\u2019exercice. Chaque renouvellement de contrat devient une occasion d\u2019\u00e9purer la base de donn\u00e9es.<\/p>\n<p>La seconde condition est d\u2019impliquer les diff\u00e9rentes parties prenantes dans le d\u00e9veloppement de la cartographie. Naturellement, le personnel du service des achats a pilot\u00e9 l\u2019exercice, mais il a \u00e9t\u00e9 n\u00e9cessaire d\u2019int\u00e9grer d\u2019autres acteurs, comme les diff\u00e9rents services clients internes de la direction logistique\u2009: la direction des soins infirmiers, le service alimentaire, l\u2019hygi\u00e8ne et salubrit\u00e9, la buanderie et lingerie, le service des comptes \u00e0 payer, le g\u00e9nie biom\u00e9dical et le service de construction et d\u2019installations mat\u00e9rielles. Parmi les autres partenaires \u00e0 consid\u00e9rer, il faut inclure les groupes d\u2019achats en commun qui, dans le contexte qu\u00e9b\u00e9cois de la sant\u00e9, peuvent prendre en charge certaines activit\u00e9s du processus de mise \u00e0 contrat, et cela pour certains dossiers (<i>tableau\u20091<\/i>)<sup class=\"appel\" data-toggle=\"modal\" data-target=\"#notes\">(6)<\/sup>. Gr\u00e2ce \u00e0 cette int\u00e9gration, les groupes d\u2019achats en commun ont pu contribuer \u00e0 am\u00e9liorer la collaboration et sugg\u00e9rer des id\u00e9es pour bonifier les outils et la d\u00e9marche. De plus, en faisant partie int\u00e9grante de celle-ci, ces groupes sont demeur\u00e9s inform\u00e9s de la progression du projet.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<h1>Conclusion et prochaines \u00e9tapes<\/h1>\n<p>La cartographie du processus de mise \u00e0 contrat d\u00e9velopp\u00e9 au CISSS des Laurentides permet de canaliser diff\u00e9rentes pratiques exemplaires\u2009: visibilit\u00e9 sur les \u00e9ch\u00e9anciers des contrats, pond\u00e9ration du poids de l\u2019effort de la mise \u00e0 contrat, ou encore l\u2019utilisation de la fiche de suivi de projet afin de standardiser le travail. L\u2019exercice a \u00e9t\u00e9 une occasion d\u2019am\u00e9liorer le processus de mise \u00e0 contrat tout en bonifiant les connaissances sur celui-ci et ainsi d\u2019avoir une base commune de pratiques exemplaires au sein de l\u2019\u00e9quipe d\u2019acheteurs. Outre les crit\u00e8res de pond\u00e9ration \u00e9voqu\u00e9s pr\u00e9c\u00e9demment, l\u2019\u00e9tablissement commence \u00e0 recourir \u00e0 une logique de co\u00fbts d\u2019opportunit\u00e9 pour prioriser ses efforts\u2009: on met en relation la valeur du contrat avec les efforts de mise \u00e0 contrat. Malgr\u00e9 ces b\u00e9n\u00e9fices, il reste des d\u00e9veloppements \u00e0 effectuer, mais il y a l\u00e0 une base int\u00e9ressante sur laquelle construire.<\/p>\n<p>Par ailleurs, une bonne partie du propos de cet article est centr\u00e9e sur les besoins globaux de l\u2019\u00e9tablissement pour la mise \u00e0 des contrats. Cependant, le travail d\u2019un service des achats ne se limite pas uniquement au renouvellement des dossiers. Un service des achats mettra sous contrat de nouveaux projets, par exemple, pour l\u2019acquisition d\u2019\u00e9quipements sp\u00e9cialis\u00e9s ou pour des projets de construction. Cependant, l\u2019exp\u00e9rience d\u00e9montre que trop souvent, ces types d\u2019achats apparaissent sur l\u2019\u00e9cran radar du service des achats \u00e0 la derni\u00e8re minute alors que leur acquisition devient n\u00e9cessaire. Ces dossiers viennent donc bousiller la programmation initiale. La direction logistique du CISSS des Laurentides doit travailler avec ses partenaires internes pour am\u00e9liorer la planification de leurs projets.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Pr\u00e9c\u00e9demment, il a \u00e9t\u00e9 \u00e9voqu\u00e9 que la strat\u00e9gie d\u2019achats pouvait \u00eatre locale ou par l\u2019entremise d\u2019un groupe d\u2019achats ou par des collaborations avec un petit groupe d\u2019\u00e9tablissements. Le CISSS des Laurentides participe justement \u00e0 une initiative d\u2019achat impliquant d\u2019autres \u00e9tablissements. Cela constitue une occasion de tester la cartographie hors des fronti\u00e8res du CISSS des Laurentides et de recueillir les avis d\u2019autres \u00e9tablissements afin de bonifier le travail d\u00e9j\u00e0 fait.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<p>Dans cette perspective d\u2019\u00e9largir les points de vue, il resterait \u00e0 inclure celui des fournisseurs. L\u2019\u00e9tablissement a tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 mieux comprendre leurs contraintes afin de les int\u00e9grer dans le processus d\u2019implantation des contrats. De cette fa\u00e7on, l\u2019\u00e9tablissement pourra maximiser la valeur des \u00e9conomies anticip\u00e9es. Cette collaboration fait l\u2019objet d\u2019un projet de synchronisation des cha\u00eenes logistiques entre le CISSS des Laurentides et certains fournisseurs. Les conclusions de ces travaux restent \u00e0 \u00eatre d\u00e9velopp\u00e9es.<\/p>\n<script>function PlayerjsAsync(){} if(window[\"Playerjs\"]){PlayerjsAsync();}<\/script>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La mise en \u0153uvre de la programmation ou du plan d\u2019approvisionnement comporte deux conditions. 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