{"id":46108,"date":"2023-02-01T17:08:02","date_gmt":"2023-02-01T16:08:02","guid":{"rendered":"https:\/\/gestions-hospitalieres.fr\/?p=46108"},"modified":"2023-02-20T14:26:14","modified_gmt":"2023-02-20T13:26:14","slug":"archiviste","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ricom-web8.com\/gestions\/archiviste\/","title":{"rendered":"Archiviste"},"content":{"rendered":"Temps de lecture\u00a0: <\/span> 3<\/span> minutes<\/span><\/span>

Apr\u00e8s son passage \u00e0 l\u2019h\u00f4pital, le patient peut s\u2019interroger sur le devenir de ses donn\u00e9es de sant\u00e9\u2009: comment sont-elles archiv\u00e9es, combien de temps, o\u00f9, comment en disposer\u2009?\u00a0<\/span><\/p>\n

L\u2019article L.211-1 du Code du patrimoine dispose que\u00a0les archives sont l\u2019ensemble des documents, y compris les donn\u00e9es, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou re\u00e7us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv\u00e9 dans l\u2019exercice de leur activit\u00e9.<\/p>\n

\u00c0 l\u2019h\u00f4pital, les archives administratives se distinguent des archives m\u00e9dicales. Les premi\u00e8res concernent le fonctionnement et l\u2019organisation de l\u2019\u00e9tablissement. Il s\u2019agit des documents produits par les directions et services administratifs, par exemple les dossiers du personnel ou le registre des admissions. Les archives m\u00e9dicales sont quant \u00e0 elles produites dans le cadre de la prise en charge th\u00e9rapeutique des patients mais \u00e9galement de l\u2019activit\u00e9 de recherche de l\u2019\u00e9tablissement. Ce sont donc principalement les dossiers m\u00e9dicaux dans lesquels se trouvent les informations formalis\u00e9es recueillies lors des consultations externes dispens\u00e9es dans l\u2019\u00e9tablissement, lors de l\u2019accueil au service des urgences ou au moment de l\u2019admission et au cours du s\u00e9jour (motifs d\u2019hospitalisation, ant\u00e9c\u00e9dents, \u00e9tat clinique, soins re\u00e7us\u2026).<\/p>\n

Les 4 C, ou les \u00e9tapes d\u2019un immense jeu de piste\u00a0<\/span><\/h1>\n

L\u2019archiviste, souvent rattach\u00e9 \u00e0 la direction, est en charge de collecter, conserver, classer et communiquer les dossiers m\u00e9dicaux des patients. Plus pr\u00e9cis\u00e9ment, les archivistes hospitaliers g\u00e8rent au quotidien les mouvements des dossiers m\u00e9dicaux, c\u2019est-a\u0300-dire les entr\u00e9es, les sorties et la livraison. Ces dossiers peuvent \u00eatre demand\u00e9s par de multiples acteurs, depuis les services, jusqu\u2019au patient en passant par l\u2019autorit\u00e9 judiciaire ou d\u2019autres interlocuteurs. L\u2019activit\u00e9 peut \u00eatre particuli\u00e8rement importante dans les grands \u00e9tablissements. Par exemple, au sein du CHRU de Nancy, la moyenne mensuelle de mouvements des dossiers atteint les 8\u2009000 dossiers sortis et livr\u00e9s. En 2021, les mouvements de dossiers ont \u00e9t\u00e9 chiffr\u00e9s \u00e0 137\u2009400.\u00a0<\/span><\/p>\n

\u00ab\u2009J\u2019aime le papier, la tranquillit\u00e9 et je connais mon alphabet et mes chiffres\u2009\u00bb, r\u00e9pond Patricia quand on lui demande pourquoi elle aime le m\u00e9tier d\u2019archiviste. M\u00e9thodique et organis\u00e9, l\u2019archiviste fait preuve de rigueur, de bon sens et d\u2019organisation. La ma\u00eetrise de la l\u00e9gislation, des outils Internet et des logiciels sp\u00e9cialis\u00e9s est \u00e9galement imp\u00e9rative.<\/p>\n

Selon Matthieu, le m\u00e9tier requiert une solide forme physique. En effet, il est courant de faire plus d\u2019une dizaine de kilom\u00e8tres par jour, bien souvent au petit trot\u2026 L\u2019archiviste est aussi un bon p\u00e9dagogue qui doit aimer le contact avec autrui, notamment avec les secr\u00e9tariats m\u00e9dicaux, les infirmiers, les aides-soignants, les ayants droit et les patients\u2026<\/p>\n

Contrairement \u00e0 ce que l\u2019on croit, le m\u00e9tier n\u2019a rien de routinier et offre de multiples facettes\u2009: r\u00e9ception des demandes, r\u00e9ception des dossiers, recherche, cueillette, livraison\u2026\u00a0<\/span><\/p>\n

Pour autant, d\u00e9plorent Patricia et Matthieu, \u00ab\u2009nous ne sommes pas consid\u00e9r\u00e9s, les gens ne comprennent pas notre r\u00f4le. Pourtant, sans nous, l\u2019h\u00f4pital perdrait la m\u00e9moire\u2009\u00bb.<\/p>\n

33 kilom\u00e8tres de lin\u00e9aires<\/h1>\n

\u00ab\u2009Les r\u00e8gles de conservation sont pr\u00e9cises\u2009: les documents m\u00e9dicaux sont conserv\u00e9s vingt ans apr\u00e8s la derni\u00e8re visite d\u2019un patient, vingt-huit ans pour un enfant, trente\u00a0ans pour un transplant\u00e9. Si la personne titulaire du dossier d\u00e9c\u00e8de moins de dix ans apr\u00e8s son dernier passage dans l\u2019\u00e9tablissement, le dossier est conserv\u00e9 pendant une dur\u00e9e de dix ans \u00e0 compter de la date du d\u00e9c\u00e8s \u00bb, explique Patricia. Ce qui fait beaucoup de papiers \u00e0 conserver. Au CHRU de Nancy, les archives repr\u00e9sentent 33\u00a0km lin\u00e9aires r\u00e9partis dans cinq\u00a0locaux. La faible proportion des archives administratives explique pourquoi les archivistes hospitaliers se concentrent plus particuli\u00e8rement sur les archives m\u00e9dicales.\u00a0<\/span><\/p>\n

Si l\u2019angoisse principale reste la perte de dossier, tous les dossiers sont trac\u00e9s via un code-barres. Devant cette masse impressionnante de papiers importants, les probl\u00e9matiques li\u00e9es \u00e0 l\u2019espace sont pr\u00e9gnantes. Les \u00e9tablissements de sant\u00e9 ont \u00e9t\u00e9 contraints de mettre \u00e0 jour leurs politiques d\u2019archivage. La num\u00e9risation est d\u00e9sormais facilit\u00e9e ainsi que la possibilit\u00e9 d\u2019externalisation sur supports papier ou num\u00e9rique.<\/p>\n

Face \u00e0 ce nouveau mod\u00e8le d\u2019organisation, le m\u00e9tier d\u2019archiviste ne peut qu\u2019\u00e9voluer. Cet architecte de l\u2019information devra souvent passer la main \u00e0 une machine, \u00e9ventuellement au travers d\u2019une gestion d\u00e9centralis\u00e9e.<\/p>\n

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Matthieu Vanni\u00e8re, archiviste au CHRU de Nancy<\/figcaption><\/figure>\n